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Pianificazione

I Meeting Channels di Copera sono sempre disponibili per call improvvisate, ma a volte devi pianificare in anticipo. La funzione di pianificazione ti permette di organizzare meeting in anticipo così i partecipanti sanno quando unirsi e possono bloccare quel tempo nei calendari.

Configurare un meeting programmato​

Per programmare un meeting in un Meeting Channel:

  1. Apri la finestra dettagli del Meeting Channel (clicca il nome del canale o l’icona info nell’header).
  2. Vai al tab Call Schedule.
  3. Clicca Set up schedule per creare un nuovo meeting programmato.
  4. Compila il form di pianificazione:
    • Data e ora -- scegli quando deve iniziare il meeting.
    • Durata -- definisci la durata prevista del meeting.
    • Ricorrenza (opzionale) -- configura il meeting perché si ripeta regolarmente (giornaliero, settimanale, ecc.).
  5. Salva lo schedule.

Come vengono notificati i partecipanti​

Quando un meeting viene programmato, vengono notificati tutti i membri del Meeting Channel. Le prossime call programmate appaiono anche nell’header del canale così i partecipanti vedono a colpo d’occhio quando è previsto il prossimo meeting. Man mano che si avvicina l’orario programmato, i partecipanti ricevono una notifica di reminder.

Gestire i meeting programmati​

Dal tab Call Schedule nei dettagli del canale, puoi:

  • Vedere tutti gli schedule -- consulta un elenco di tutti i meeting programmati del canale, inclusi quelli ricorrenti.
  • Modificare uno schedule -- cambia data, ora, durata o ricorrenza di uno schedule esistente.
  • Eliminare uno schedule -- rimuovi un meeting programmato che non ti serve più.

Ogni voce di schedule mostra data, ora e pattern di ricorrenza così capisci rapidamente la frequenza del meeting.

Meeting ricorrenti​

Per i daily abituali del team, i sync settimanali o qualsiasi meeting che avviene su un calendario prevedibile, puoi configurare la ricorrenza alla creazione dello schedule. Il meeting apparirà automaticamente nell’agenda del canale all’intervallo configurato senza doverlo ricreare ogni volta.

Unirsi a un meeting programmato​

Quando arriva l’orario programmato, i partecipanti possono unirsi al Meeting Channel come farebbero per qualsiasi call improvvisata. Il canale è sempre disponibile -- lo schedule serve principalmente a coordinare i tempi e inviare notifiche, non a bloccare o sbloccare il canale.