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Planung

Meeting-Kanäle in Copera sind immer für Ad-hoc-Calls verfügbar — manchmal müssen Sie aber vorplanen. Die Planungsfunktion lässt Sie Meetings im Voraus einrichten, damit Teilnehmende wissen, wann sie beitreten, und die Zeit im Kalender blocken können.

Ein geplantes Meeting einrichten​

So planen Sie ein Meeting in einem Meeting-Kanal:

  1. Öffnen Sie den Details-Dialog des Meeting-Kanals (Klick auf Kanalnamen oder Info-Symbol im Header).
  2. Wechseln Sie zum Tab Call Schedule.
  3. Klicken Sie auf Set up schedule, um ein neues geplantes Meeting zu erstellen.
  4. Füllen Sie das Planungsformular aus:
    • Date and time — wann das Meeting starten soll.
    • Duration — erwartete Länge des Meetings.
    • Recurrence (optional) — Meeting regelmäßig wiederholen (täglich, wöchentlich usw.).
  5. Speichern Sie den Zeitplan.

Wie Teilnehmende benachrichtigt werden​

Ist ein Meeting geplant, werden alle Mitglieder des Meeting-Kanals benachrichtigt. Anstehende geplante Calls erscheinen auch im Kanal-Header, damit Teilnehmende auf einen Blick sehen, wann das nächste Meeting geplant ist. Nähern sich die geplante Zeit, erhalten Teilnehmende eine Erinnerungsbenachrichtigung.

Geplante Meetings verwalten​

Im Tab Call Schedule der Kanaldetails können Sie:

  • Alle Zeitpläne ansehen — Liste aller geplanten Meetings des Kanals, inklusive wiederkehrender.
  • Einen Zeitplan bearbeiten — Datum, Zeit, Dauer oder Wiederholung eines bestehenden Zeitplans ändern.
  • Einen Zeitplan löschen — ein nicht mehr benötigtes geplantes Meeting entfernen.

Jeder Zeitplan-Eintrag zeigt Datum, Zeit und Wiederholungsmuster, damit Sie den Meeting-Rhythmus schnell erfassen.

Wiederkehrende Meetings​

Für regelmäßige Team-Standups, wöchentliche Syncs oder jedes Meeting mit vorhersehbarem Rhythmus setzen Sie bei der Erstellung die Wiederholung. Das Meeting erscheint automatisch im konfigurierten Intervall auf der Agenda des Kanals, ohne jedes Mal neu angelegt zu werden.

Einem geplanten Meeting beitreten​

Zur geplanten Zeit treten Teilnehmende dem Meeting-Kanal wie gewohnt bei — Kanal in der Seitenleiste anklicken und verbinden. Das geplante Meeting erzeugt keinen separaten Link oder Raum; es nutzt denselben persistenten Meeting-Kanal. Der Zeitplan dient lediglich der Koordination, damit alle wissen, wann sie erscheinen sollen.

tipp

Kombinieren Sie Planung mit Transkription für einen nahtlosen Workflow: Planen Sie ein wiederkehrendes wöchentliches Meeting, aktivieren Sie beim Start die Transkription und nutzen Sie KI-Zusammenfassungen, um Notizen nach jeder Session automatisch an das Team zu verteilen.