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Modèles

Les modèles vous donnent une longueur d'avance lors de la création de nouveaux documents. Au lieu de partir d'une page blanche, choisissez un modèle qui fournit structure, mise en forme et contenu de placeholder adapté à un objectif précis. Copera propose des modèles système pour les cas d'usage courants, et vous pouvez aussi enregistrer n'importe quel document comme modèle personnalisé pour votre équipe.

Modèles système​

Les modèles système sont prédéfinis par Copera et couvrent les types de documents que les équipes créent fréquemment. Exemples :

  • Meeting notes --- Une mise en page structurée avec sections pour participants, points d'agenda, points de discussion et actions.
  • Project brief --- Un modèle pour décrire les objectifs du projet, le périmètre, le calendrier, les livrables et les parties prenantes.
  • Product requirements --- Un modèle détaillé pour rédiger des spécifications produit avec sections pour user stories, critères d'acceptation et exigences techniques.
  • Weekly update --- Un modèle au format rapide pour les mises à jour d'équipe avec highlights, blockers et plans pour la semaine à venir.
  • Knowledge base article --- Une mise en page claire pour rédiger de la documentation interne ou des articles d'aide avec titre, introduction, étapes et liens associés.

Les modèles système sont disponibles pour tout le monde dans l'espace de travail et ne peuvent pas être modifiés. Ils servent de point de départ cohérent.

Modèles personnalisés​

Tout document de votre espace de travail peut être enregistré comme modèle personnalisé :

  1. Créez un document et mettez en place la structure, la mise en forme et le contenu de placeholder que vous voulez réutiliser.
  2. Ouvrez le menu d'options du document (clic droit ou menu à trois points).
  3. Sélectionnez Save as Template.
  4. Donnez un nom au modèle et une description facultative.

Le modèle est maintenant disponible pour tout le monde dans votre espace de travail. Lorsqu'une personne crée un nouveau document à partir de ce modèle, une copie est faite --- le modèle d'origine n'est jamais modifié.

Gérer les modèles personnalisés​

Les modèles personnalisés peuvent être modifiés, renommés ou supprimés par la personne qui les a créés ou par les administrateurs de l'espace de travail. Pour gérer les modèles, naviguez vers la section modèles dans la barre latérale de l'arbre de documents.

Créer un document à partir d'un modèle​

  1. Cliquez sur le bouton + dans l'arbre de documents pour créer un nouveau document.
  2. Dans le dialogue de création, parcourez ou recherchez les modèles disponibles.
  3. Sélectionnez un modèle pour prévisualiser sa structure.
  4. Cliquez sur Use Template pour créer un nouveau document prérempli avec le contenu du modèle.

Le nouveau document est totalement indépendant du modèle. Vous pouvez le modifier librement sans affecter le modèle ni aucun autre document créé à partir de celui-ci.

Bonnes pratiques​

  • Standardisez les documents récurrents --- Si votre équipe crée régulièrement le même type de document (notes de réunion, rétrospectives de sprint, propositions de design), enregistrez un modèle pour que tout le monde suive la même structure.
  • Incluez du texte de placeholder --- Ajoutez du texte de placeholder descriptif dans vos modèles (par exemple « Décrivez le problème ici... ») pour guider les auteurs sur ce qu'écrire dans chaque section.
  • Gardez les modèles ciblés --- Un bon modèle couvre un type de document. Évitez les modèles trop génériques qui tentent de servir trop d'objectifs.
  • Révisez et mettez à jour périodiquement --- À mesure que les processus de votre équipe évoluent, mettez à jour vos modèles personnalisés pour refléter les meilleures pratiques actuelles.

Prochaines étapes​