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Vorlagen

Vorlagen geben Ihnen einen Vorsprung beim Erstellen neuer Dokumente. Statt mit einer leeren Seite zu starten, wählen Sie eine Vorlage mit Struktur, Formatierung und Platzhalter-Inhalten für einen konkreten Zweck. Copera bietet Systemvorlagen für gängige Use Cases, und Sie können jedes Dokument als benutzerdefinierte Vorlage für Ihr Team speichern.

Systemvorlagen​

Systemvorlagen sind von Copera vorgefertigt und decken Dokumenttypen ab, die Teams häufig erstellen. Beispiele:

  • Meeting notes — Strukturiertes Layout mit Abschnitten für Teilnehmer, Agenda, Diskussionspunkte und Action Items.
  • Project brief — Vorlage für Projektziele, Scope, Timeline, Deliverables und Stakeholder.
  • Product requirements — Detaillierte Vorlage für Produktspezifikationen mit User Stories, Acceptance Criteria und technischen Anforderungen.
  • Weekly update — Schnellformat für Team-Status-Updates mit Highlights, Blockern und Plänen für die kommende Woche.
  • Knowledge base article — Klares Layout für interne Dokumentation oder Help-Artikel mit Titel, Einleitung, Schritten und verwandten Links.

Systemvorlagen stehen allen im Workspace zur Verfügung und können nicht geändert werden. Sie dienen als konsistenter Ausgangspunkt.

Benutzerdefinierte Vorlagen​

Jedes Dokument in Ihrem Workspace kann als benutzerdefinierte Vorlage gespeichert werden:

  1. Erstellen Sie ein Dokument und richten Sie Struktur, Formatierung und Platzhalter-Inhalte ein, die Sie wiederverwenden möchten.
  2. Öffnen Sie das Dokumentoptionsmenü (Rechtsklick oder Drei-Punkte-Menü).
  3. Wählen Sie Save as Template.
  4. Geben Sie der Vorlage einen Namen und optional eine Beschreibung.

Die Vorlage steht jetzt allen im Workspace zur Verfügung. Wenn jemand ein neues Dokument aus dieser Vorlage erstellt, wird eine Kopie gemacht — die Originalvorlage wird nie geändert.

Benutzerdefinierte Vorlagen verwalten​

Benutzerdefinierte Vorlagen können vom Ersteller oder von Workspace-Administratoren bearbeitet, umbenannt oder gelöscht werden. Zur Verwaltung navigieren Sie zum Vorlagenbereich in der Dokumentbaum-Seitenleiste.

Ein Dokument aus einer Vorlage erstellen​

  1. Klicken Sie im Dokumentbaum auf +, um ein neues Dokument zu erstellen.
  2. Durchsuchen oder suchen Sie im Erstellungsdialog die verfügbaren Vorlagen.
  3. Wählen Sie eine Vorlage, um ihre Struktur vorzuschauen.
  4. Klicken Sie auf Use Template, um ein neues Dokument mit Vorlageninhalt anzulegen.

Das neue Dokument ist vollständig unabhängig von der Vorlage. Sie können es frei bearbeiten, ohne Vorlage oder andere daraus erstellte Dokumente zu beeinflussen.

Best Practices​

  • Wiederkehrende Dokumente standardisieren — Wenn Ihr Team regelmäßig denselben Dokumenttyp erstellt (Meeting-Notizen, Sprint-Retros, Design-Vorschläge), speichern Sie eine Vorlage, damit alle derselben Struktur folgen.
  • Platzhaltertext einbauen — Fügen Sie beschreibende Platzhalter ein (z. B. „Beschreiben Sie hier das Problem…“), um Autoren zu führen.
  • Vorlagen fokussiert halten — Eine gute Vorlage deckt einen Dokumenttyp ab. Vermeiden Sie zu generische Vorlagen, die zu viele Zwecke erfüllen sollen.
  • Regelmäßig prüfen und aktualisieren — Wenn Prozesse sich ändern, aktualisieren Sie benutzerdefinierte Vorlagen an aktuelle Best Practices.

Nächste Schritte​