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Plantillas

Las plantillas te dan ventaja al crear nuevos documentos. En lugar de empezar desde una página en blanco, elige una plantilla que aporte estructura, formato y contenido de marcador de posición adaptado a un propósito específico. Copera ofrece plantillas del sistema para casos de uso comunes, y también puedes guardar cualquier documento como una plantilla personalizada para tu equipo.

Plantillas del Sistema​

Las plantillas del sistema vienen predefinidas por Copera y cubren tipos de documento comunes que los equipos crean con frecuencia. Algunos ejemplos:

  • Notas de reunión --- Un diseño estructurado con secciones para asistentes, puntos del orden del día, temas de debate y elementos de acción.
  • Resumen de proyecto --- Una plantilla para esbozar los objetivos, el alcance, el cronograma, los entregables y las partes interesadas de un proyecto.
  • Requisitos de producto --- Una plantilla detallada para redactar especificaciones de producto, con secciones para historias de usuario, criterios de aceptación y requisitos técnicos.
  • Actualización semanal --- Una plantilla de formato rápido para actualizaciones de estado del equipo, con aspectos destacados, bloqueos y planes para la próxima semana.
  • Artículo de base de conocimiento --- Un diseño limpio para redactar documentación interna o artículos de ayuda, con un título, una introducción, pasos y enlaces relacionados.

Las plantillas del sistema están disponibles para todos en el espacio de trabajo y no se pueden modificar. Sirven como un punto de partida coherente.

Plantillas Personalizadas​

Cualquier documento de tu espacio de trabajo se puede guardar como una plantilla personalizada:

  1. Crea un documento y configura la estructura, el formato y el contenido de marcador de posición que quieras reutilizar.
  2. Abre el menú de opciones del documento (clic derecho o usa el menú de tres puntos).
  3. Selecciona Save as Template.
  4. Dale un nombre a la plantilla y una descripción opcional.

La plantilla ahora está disponible para todos en tu espacio de trabajo. Cuando alguien crea un nuevo documento a partir de esta plantilla, se hace una copia: la plantilla original nunca se modifica.

Administrar Plantillas Personalizadas​

Las plantillas personalizadas pueden editarse, renombrarse o eliminarse por la persona que las creó o por los administradores del espacio de trabajo. Para administrar plantillas, ve a la sección de plantillas en la barra lateral del árbol de documentos.

Crear un Documento a partir de una Plantilla​

  1. Haz clic en el botón + del árbol de documentos para crear un nuevo documento.
  2. En el cuadro de diálogo de creación, explora o busca las plantillas disponibles.
  3. Selecciona una plantilla para previsualizar su estructura.
  4. Haz clic en Use Template para crear un nuevo documento precargado con el contenido de la plantilla.

El nuevo documento es totalmente independiente de la plantilla. Puedes editarlo con libertad sin afectar a la plantilla ni a ningún otro documento creado a partir de ella.

Buenas Prácticas​

  • Estandariza los documentos recurrentes --- Si tu equipo crea regularmente el mismo tipo de documento (notas de reunión, retrospectivas de sprint, propuestas de diseño), guarda una plantilla para que todos sigan la misma estructura.
  • Incluye texto de marcador de posición --- Añade texto de marcador de posición descriptivo en tus plantillas (por ejemplo, "Describe el problema aquí...") para guiar a los autores sobre qué escribir en cada sección.
  • Mantén las plantillas enfocadas --- Una buena plantilla cubre un tipo de documento. Evita crear plantillas demasiado genéricas que intenten servir a demasiados propósitos.
  • Revisa y actualiza periódicamente --- A medida que evolucionan los procesos de tu equipo, actualiza tus plantillas personalizadas para reflejar las mejores prácticas actuales.

Próximos Pasos​