Partage et permissions
Copera vous donne un contrôle fin sur qui peut accéder à chaque page. Vous pouvez partager des pages avec des membres précis de l'espace de travail, contrôler leur niveau de permission, et même publier des pages publiquement avec un lien partageable.
Niveaux de permission
Chaque personne avec qui vous partagez une page reçoit l'un des niveaux de permission suivants :
| Niveau | Ce qu'elle peut faire |
|---|---|
| Viewer | Lire la page. Ne peut pas modifier le contenu, commenter ni changer les paramètres. |
| Comments | Lire la page et participer aux fils de commentaires, mais ne peut pas modifier le contenu. |
| Editor | Lire, modifier et commenter le contenu de la page. Ne peut pas gérer les paramètres de partage. |
| Admin | Contrôle total --- modifier le contenu, commenter, gérer les paramètres de partage et supprimer la page. |
Le créateur de la page est automatiquement Admin. Les administrateurs de l'espace de travail ont aussi un accès Admin à toutes les pages de l'espace de travail.
Le niveau Comments est parfait pour les relecteurs et parties prenantes : ils peuvent lire la page et laisser des retours via les commentaires en ligne sans pouvoir modifier le contenu lui-même.
Partager avec les membres de l'équipe
Pour partager une page avec des personnes précises :
- Ouvrez la page et cliquez sur le bouton Share dans l'en-tête.
- Le dialogue de partage s'ouvre en montrant la liste actuelle des personnes ayant accès.
- Recherchez un membre de l'espace de travail par nom ou e-mail.
- Sélectionnez la personne et choisissez son niveau de permission (Viewer, Editor ou Admin).
- Cliquez sur Add pour accorder l'accès.
La personne obtient immédiatement l'accès et peut naviguer vers la page depuis sa section Shared With Me dans la barre latérale.
Retirer l'accès
Pour révoquer l'accès de quelqu'un, ouvrez le dialogue de partage, trouvez la personne dans la liste et cliquez sur le bouton de retrait à côté de son nom. Son accès est révoqué immédiatement.
Changer les niveaux de permission
Pour changer le niveau de permission d'une personne, ouvrez le dialogue de partage et ajustez le menu déroulant de rôle à côté de son nom. Les changements prennent effet immédiatement.
Publier publiquement
Vous pouvez publier n'importe quelle page comme page web publique accessible à quiconque dispose du lien --- même hors de votre espace de travail. Les pages publiques sont un excellent moyen de partager manuels, articles d'aide, propositions et annonces avec le monde.
Brouillon et publication
Les pages publiques utilisent un flux draft-and-publish pour que vos modifications en cours n'apparaissent jamais sur la page publique avant que vous soyez prêt. Vous pouvez ainsi continuer d'affiner une page publiée en privé et ne pousser la version peaufinée en ligne que lorsqu'elle est prête.
Voici comment cela fonctionne :
- Publier pour la première fois. Ouvrez le dialogue de partage, passez à l'onglet Public, et cliquez sur Publish. Copera prend un instantané de la page telle qu'elle est maintenant et en fait la page publique.
- Continuer d'éditer en privé. Toute modification ultérieure est enregistrée dans votre copie de travail privée. La page publique continue d'afficher la dernière version que vous avez publiée --- vos modifications ne sont pas encore en ligne.
- Publier vos mises à jour. Lorsque vous avez des modifications non publiées, un bouton Publish Updates apparaît dans l'en-tête de la page. Cliquez dessus pour pousser votre dernière version en ligne, en remplaçant l'instantané public.
Tant que vous n'avez pas cliqué sur Publish Updates, les visiteurs voient toujours la version publiée la plus récente. Cela vous laisse rédiger, réviser et relire en privé sans craindre que des modifications à moitié finies ne fuient vers la page publique.
Publier une branche de pages
Si la page que vous publiez a des pages enfants (sous-pages) avec leurs propres modifications non publiées, Copera demande si vous souhaitez aussi publier les mises à jour de toutes les sous-pages. Choisissez Yes, include subpages pour pousser toute la branche en ligne d'un coup, ou No, this page only pour publier uniquement la page actuelle.
Options des pages publiques
Lorsqu'une page est publiée publiquement, vous pouvez configurer des options supplémentaires depuis l'onglet Public. Les changements de ces options prennent effet à la prochaine publication.
- Allow indexing --- Activez ceci pour permettre aux moteurs de recherche comme Google d'indexer votre page publique. Une fois activé, la page peut apparaître dans les résultats de recherche, augmentant sa visibilité. Désactivez-le pour le garder accessible uniquement aux personnes disposant du lien direct.
- Allow feedback --- Laissez les visiteurs publics laisser des réactions ou des retours sur la page.
- Show subpages footer --- Affichez un pied de page qui lie vers les sous-pages de la page, aidant les visiteurs à naviguer dans un site public multipage.
- Contact form --- Ajoutez un formulaire de contact à la page publique pour capturer des leads ou demandes des visiteurs. Vous pouvez définir le libellé du bouton et choisir quel formulaire reçoit les soumissions. En savoir plus dans Formulaires de contact.
Depuis le même onglet, vous pouvez Copy link, View site pour prévisualiser la page publique, ou Unpublish pour la retirer.
Icônes de page sur les pages publiques
Si vous avez donné une icône emoji à votre page, cette icône apparaît aussi sur la page publique et dans sa navigation --- pour que votre site publié garde le même look amical et reconnaissable que dans Copera. Vous pouvez définir l'icône d'une page depuis l'en-tête de la page. Voir Créer des pages pour les détails.
Ce que voient les visiteurs
Les pages publiques publiées rendent fidèlement toute la gamme de blocs de l'éditeur --- titres, listes, tableaux, callouts, toggles, mises en page multi-colonnes, images, vidéo, audio, fichiers, diagrammes et intégrations apparaissent tous sur la page publique comme dans Copera.
Quelques éléments restent privés et ne sont jamais affichés aux visiteurs publics :
- Commentaires en ligne --- Les fils de commentaires de votre équipe restent internes.
- Transcriptions --- Les blocs de transcription de réunion ne sont pas inclus sur la page publique.
Avant de publier une page qui contient ces éléments, Copera affiche un rappel indiquant combien de commentaires ou de transcriptions seront masqués, pour qu'il n'y ait pas de surprise. Vous pouvez continuer la publication (le reste de la page n'est pas affecté) ou retirer d'abord ces éléments si vous préférez.
Révoquer l'accès public
Pour rendre à nouveau privé une page publique, ouvrez le dialogue de partage, passez à l'onglet Public, et cliquez sur Unpublish. L'URL publique cesse immédiatement de fonctionner, et l'instantané publié est effacé. Quiconque tente d'accéder à l'ancien lien ne pourra plus ouvrir la page.
Sections de pages et visibilité
Les pages apparaissent dans différentes sections de la barre latérale selon la relation du spectateur avec eux :
- Mes pages --- Pages que vous avez créées.
- Pages du Workspace --- Pages partagées avec tout l'espace de travail.
- Shared With Me --- Pages que d'autres personnes ont explicitement partagées avec vous.
- Starred --- Pages que vous avez étoilés pour un accès rapide.
Permissions héritées
Lorsque vous partagez une page parente, les sous-pages de l'arbre peuvent hériter des paramètres de partage selon la configuration de votre espace de travail. Cela facilite le partage de toute une branche de votre arbre de pages sans configurer chaque page individuellement.
Prochaines étapes
- Commentaires en ligne --- Laisser des retours ancrés et discuter en fils.
- Collaboration en temps réel --- Travailler ensemble sur la même page.
- Formulaires de contact --- Ajouter un formulaire de contact aux pages publiques.
- Créer des pages --- Créer et organiser des pages.