Partage et permissions
Copera vous donne un contrôle fin sur qui peut accéder à chaque document. Vous pouvez partager des documents avec des membres précis de l'espace de travail, contrôler leur niveau de permission, et même publier des documents publiquement avec un lien partageable.
Niveaux de permission
Chaque personne avec qui vous partagez un document reçoit l'un des niveaux de permission suivants :
| Niveau | Ce qu'elle peut faire |
|---|---|
| Viewer | Lire le document. Ne peut pas modifier le contenu, commenter ni changer les paramètres. |
| Comments | Lire le document et participer aux fils de commentaires, mais ne peut pas modifier le contenu. |
| Editor | Lire, modifier et commenter le contenu du document. Ne peut pas gérer les paramètres de partage. |
| Admin | Contrôle total --- modifier le contenu, commenter, gérer les paramètres de partage et supprimer le document. |
Le créateur du document est automatiquement Admin. Les administrateurs de l'espace de travail ont aussi un accès Admin à tous les documents de l'espace de travail.
Le niveau Comments est parfait pour les relecteurs et parties prenantes : ils peuvent lire le document et laisser des retours via les commentaires en ligne sans pouvoir modifier le contenu lui-même.
Partager avec les membres de l'équipe
Pour partager un document avec des personnes précises :
- Ouvrez le document et cliquez sur le bouton Share dans l'en-tête.
- Le dialogue de partage s'ouvre en montrant la liste actuelle des personnes ayant accès.
- Recherchez un membre de l'espace de travail par nom ou e-mail.
- Sélectionnez la personne et choisissez son niveau de permission (Viewer, Editor ou Admin).
- Cliquez sur Add pour accorder l'accès.
La personne obtient immédiatement l'accès et peut naviguer vers le document depuis sa section Shared With Me dans la barre latérale.
Retirer l'accès
Pour révoquer l'accès de quelqu'un, ouvrez le dialogue de partage, trouvez la personne dans la liste et cliquez sur le bouton de retrait à côté de son nom. Son accès est révoqué immédiatement.
Changer les niveaux de permission
Pour changer le niveau de permission d'une personne, ouvrez le dialogue de partage et ajustez le menu déroulant de rôle à côté de son nom. Les changements prennent effet immédiatement.
Publier publiquement
Vous pouvez publier n'importe quel document comme page web publique accessible à quiconque dispose du lien --- même hors de votre espace de travail. Les documents publics sont un excellent moyen de partager manuels, articles d'aide, propositions et annonces avec le monde.
Brouillon et publication
Les documents publics utilisent un flux draft-and-publish pour que vos modifications en cours n'apparaissent jamais sur la page publique avant que vous soyez prêt. Vous pouvez ainsi continuer d'affiner un document publié en privé et ne pousser la version peaufinée en ligne que lorsqu'elle est prête.
Voici comment cela fonctionne :
- Publier pour la première fois. Ouvrez le dialogue de partage, passez à l'onglet Public, et cliquez sur Publish. Copera prend un instantané du document tel qu'il est maintenant et en fait la page publique.
- Continuer d'éditer en privé. Toute modification ultérieure est enregistrée dans votre copie de travail privée. La page publique continue d'afficher la dernière version que vous avez publiée --- vos modifications ne sont pas encore en ligne.
- Publier vos mises à jour. Lorsque vous avez des modifications non publiées, un bouton Publish Updates apparaît dans l'en-tête du document. Cliquez dessus pour pousser votre dernière version en ligne, en remplaçant l'instantané public.
Tant que vous n'avez pas cliqué sur Publish Updates, les visiteurs voient toujours la version publiée la plus récente. Cela vous laisse rédiger, réviser et relire en privé sans craindre que des modifications à moitié finies ne fuient vers la page publique.
Publier une branche de documents
Si le document que vous publiez a des pages enfants (sous-pages) avec leurs propres modifications non publiées, Copera demande si vous souhaitez aussi publier les mises à jour de toutes les sous-pages. Choisissez Yes, include subpages pour pousser toute la branche en ligne d'un coup, ou No, this page only pour publier uniquement la page actuelle.
Options des documents publics
Lorsqu'un document est publié publiquement, vous pouvez configurer des options supplémentaires depuis l'onglet Public. Les changements de ces options prennent effet à la prochaine publication.
- Allow indexing --- Activez ceci pour permettre aux moteurs de recherche comme Google d'indexer votre document public. Une fois activé, le document peut apparaître dans les résultats de recherche, augmentant sa visibilité. Désactivez-le pour le garder accessible uniquement aux personnes disposant du lien direct.
- Allow feedback --- Laissez les visiteurs publics laisser des réactions ou des retours sur le document.
- Show subpages footer --- Affichez un pied de page qui lie vers les sous-pages du document, aidant les visiteurs à naviguer dans un site public multipage.
- Contact form --- Ajoutez un formulaire de contact au document public pour capturer des leads ou demandes des visiteurs. Vous pouvez définir le libellé du bouton et choisir quel formulaire reçoit les soumissions. En savoir plus dans Formulaires de contact.
Depuis le même onglet, vous pouvez Copy link, View site pour prévisualiser la page publique, ou Unpublish pour la retirer.
Icônes de document sur les pages publiques
Si vous avez donné une icône emoji à votre document, cette icône apparaît aussi sur la page publique et dans sa navigation --- pour que votre site publié garde le même look amical et reconnaissable que dans Copera. Vous pouvez définir l'icône d'un document depuis l'en-tête du document. Voir Créer des documents pour les détails.
Ce que voient les visiteurs
Les documents publics publiés rendent fidèlement toute la gamme de blocs de l'éditeur --- titres, listes, tableaux, callouts, toggles, mises en page multi-colonnes, images, vidéo, audio, fichiers, diagrammes et intégrations apparaissent tous sur la page publique comme dans Copera.
Quelques éléments restent privés et ne sont jamais affichés aux visiteurs publics :
- Commentaires en ligne --- Les fils de commentaires de votre équipe restent internes.
- Transcriptions --- Les blocs de transcription de réunion ne sont pas inclus sur la page publique.
Avant de publier un document qui contient ces éléments, Copera affiche un rappel indiquant combien de commentaires ou de transcriptions seront masqués, pour qu'il n'y ait pas de surprise. Vous pouvez continuer la publication (le reste du document n'est pas affecté) ou retirer d'abord ces éléments si vous préférez.
Révoquer l'accès public
Pour rendre à nouveau privé un document public, ouvrez le dialogue de partage, passez à l'onglet Public, et cliquez sur Unpublish. L'URL publique cesse immédiatement de fonctionner, et l'instantané publié est effacé. Quiconque tente d'accéder à l'ancien lien ne pourra plus ouvrir la page.
Sections de documents et visibilité
Les documents apparaissent dans différentes sections de la barre latérale selon la relation du spectateur avec eux :
- My Docs --- Documents que vous avez créés.
- Team Workspace Docs --- Documents partagés avec tout l'espace de travail.
- Shared With Me --- Documents que d'autres personnes ont explicitement partagés avec vous.
- Starred --- Documents que vous avez étoilés pour un accès rapide.
Permissions héritées
Lorsque vous partagez un document parent, les documents enfants de l'arbre peuvent hériter des paramètres de partage selon la configuration de votre espace de travail. Cela facilite le partage de toute une branche de votre arbre de documents sans configurer chaque page individuellement.
Prochaines étapes
- Commentaires en ligne --- Laisser des retours ancrés et discuter en fils.
- Collaboration en temps réel --- Travailler ensemble sur le même document.
- Formulaires de contact --- Ajouter un formulaire de contact aux documents publics.
- Créer des documents --- Créer et organiser des documents.