Compartilhamento e Permissões
A Copera oferece controle granular sobre quem pode acessar cada documento. Você pode compartilhar documentos com membros específicos do workspace, controlar o nível de permissão e até publicar documentos publicamente com um link compartilhável.
Níveis de Permissão
Cada pessoa com quem você compartilha um documento recebe um dos seguintes níveis de permissão:
| Nível | O Que Podem Fazer |
|---|---|
| Visualizador | Ler o documento. Não pode editar conteúdo, comentar ou alterar configurações. |
| Comentários | Ler o documento e participar de threads de comentários, mas não pode editar o conteúdo. |
| Editor | Ler, editar e comentar no conteúdo do documento. Não pode gerenciar configurações de compartilhamento. |
| Administrador | Controle total --- editar conteúdo, comentar, gerenciar configurações de compartilhamento e excluir o documento. |
O criador do documento é automaticamente um Administrador. Administradores do workspace também têm acesso de Administrador a todos os documentos dentro do workspace.
O nível Comentários é perfeito para revisores e stakeholders: eles podem ler o documento e deixar feedback através de Comentários Inline sem a capacidade de alterar o conteúdo em si.
Compartilhando com Membros da Equipe
Para compartilhar um documento com pessoas específicas:
- Abra o documento e clique no botão Compartilhar no cabeçalho.
- O diálogo de Compartilhamento abre mostrando a lista atual de pessoas que têm acesso.
- Pesquise um membro do workspace por nome ou e-mail.
- Selecione a pessoa e escolha o nível de permissão (Visualizador, Editor ou Administrador).
- Clique em Adicionar para conceder acesso.
A pessoa imediatamente ganha acesso e pode navegar até o documento na seção Compartilhado Comigo na barra lateral.
Removendo Acesso
Para revogar o acesso de alguém, abra o diálogo de Compartilhamento, encontre a pessoa na lista e clique no botão de remover ao lado do nome. O acesso é revogado imediatamente.
Alterando Níveis de Permissão
Para alterar o nível de permissão de uma pessoa, abra o diálogo de Compartilhamento e ajuste o dropdown de função ao lado do nome. As alterações entram em vigor imediatamente.
Publicando Publicamente
Você pode publicar qualquer documento como uma página web pública acessível a qualquer pessoa com o link --- mesmo pessoas fora do seu workspace. Documentos públicos são uma ótima forma de compartilhar manuais, artigos de ajuda, propostas e anúncios com o mundo.
Rascunho e Publicação
Documentos públicos usam um fluxo de rascunho e publicação para que suas edições em andamento nunca apareçam na página pública antes de você estar pronto. Isso significa que você pode continuar refinando um documento publicado de forma privada e só colocar a versão polida no ar quando ela estiver pronta.
Veja como funciona:
- Publique pela primeira vez. Abra o diálogo de Compartilhamento, mude para a aba Público e clique em Publicar. A Copera tira um snapshot do documento como ele está agora e torna esse snapshot a página pública.
- Continue editando de forma privada. Quaisquer alterações que você fizer depois são salvas na sua cópia de trabalho privada. A página pública continua mostrando a última versão que você publicou --- suas edições ainda não estão no ar.
- Publique suas atualizações. Quando você tem alterações não publicadas, um botão Publicar Atualizações aparece no cabeçalho do documento. Clique nele para colocar sua versão mais recente no ar, substituindo o snapshot público.
Até você clicar em Publicar Atualizações, os visitantes sempre veem a versão publicada mais recente. Isso permite que você rascunhe, revise e analise em privado sem se preocupar que edições inacabadas vazem para a página pública.
Publicando um Ramo de Documentos
Se o documento que você está publicando tem páginas filhas (subpáginas) com suas próprias alterações não publicadas, a Copera pergunta se você também gostaria de publicar atualizações para todas as subpáginas. Escolha Sim, incluir subpáginas para colocar o ramo inteiro no ar de uma vez, ou Não, apenas esta página para publicar somente a página atual.
Opções de Documento Público
Quando um documento é publicado publicamente, você pode configurar opções adicionais na aba Público. As alterações nessas opções entram em vigor na próxima vez que você publicar.
- Permitir indexação --- Habilite para permitir que mecanismos de busca como o Google indexem seu documento público. Quando habilitado, o documento pode aparecer nos resultados de busca, aumentando sua visibilidade. Desabilite para manter o documento acessível apenas a pessoas com o link direto.
- Permitir feedback --- Deixe visitantes públicos deixarem reações ou feedback no documento.
- Mostrar rodapé de subpáginas --- Exiba um rodapé que aponta para as subpáginas do documento, ajudando os visitantes a navegar por um site público de múltiplas páginas.
- Formulário de contato --- Adicione um formulário de contato ao documento público para capturar leads ou consultas de visitantes. Você pode definir o rótulo do botão e escolher qual formulário recebe os envios. Saiba mais em Formulários de Contato.
Na mesma aba você pode Copiar link, Ver site para pré-visualizar a página pública, ou Despublicar para tirá-la do ar.
Ícones de Documento em Páginas Públicas
Se você deu ao seu documento um ícone de emoji, esse ícone aparece na página pública e na sua navegação também --- então seu site publicado mantém o mesmo visual amigável e reconhecível que tem dentro da Copera. Você pode definir o ícone de um documento pelo cabeçalho do documento. Veja Criando Documentos para detalhes.
O Que os Visitantes Veem
Documentos públicos publicados renderizam fielmente toda a gama de blocos do editor --- títulos, listas, tabelas, callouts, toggles, layouts de múltiplas colunas, imagens, vídeo, áudio, arquivos, diagramas e incorporações aparecem na página pública exatamente como aparecem dentro da Copera.
Algumas coisas permanecem privadas e nunca são mostradas a visitantes públicos:
- Comentários inline --- As threads de comentários da sua equipe permanecem internas.
- Transcrições --- Blocos de transcrição de reuniões não são incluídos na página pública.
Antes de você publicar um documento que contém esses elementos, a Copera mostra um lembrete informando quantos comentários ou transcrições ficarão ocultos, para que não haja surpresas. Você pode continuar publicando (o resto do documento não é afetado) ou remover esses elementos primeiro, se preferir.
Revogando Acesso Público
Para tornar um documento público privado novamente, abra o diálogo de Compartilhamento, mude para a aba Público e clique em Despublicar. A URL pública para de funcionar imediatamente, e o snapshot publicado é limpo. Qualquer pessoa que tente acessar o link antigo não conseguirá mais abrir a página.
Seções de Documentos e Visibilidade
Os documentos aparecem em diferentes seções da barra lateral dependendo do relacionamento do visualizador com eles:
- Meus Docs --- Documentos que você criou.
- Docs do Workspace da Equipe --- Documentos compartilhados com todo o workspace.
- Compartilhado Comigo --- Documentos que outras pessoas compartilharam explicitamente com você.
- Favoritos --- Documentos que você marcou como favorito para acesso rápido.
Permissões Herdadas
Quando você compartilha um documento pai, documentos filhos na árvore podem herdar as configurações de compartilhamento dependendo da configuração do seu workspace. Isso facilita compartilhar um ramo inteiro da sua árvore de documentos sem configurar cada página individualmente.
Próximos Passos
- Comentários Inline --- Deixe feedback ancorado e discuta em threads.
- Colaboração em Tempo Real --- Trabalhe junto no mesmo documento.
- Formulários de Contato --- Adicione um formulário de contato a documentos públicos.
- Criando Documentos --- Crie e organize documentos.