Compartir y Permisos
Copera te da un control detallado sobre quién puede acceder a cada documento. Puedes compartir documentos con miembros específicos del espacio de trabajo, controlar su nivel de permiso e incluso publicar documentos de forma pública con un enlace para compartir.
Niveles de Permiso
Cada persona con la que compartes un documento recibe uno de los siguientes niveles de permiso:
| Nivel | Qué Puede Hacer |
|---|---|
| Viewer | Leer el documento. No puede editar el contenido, comentar ni cambiar ajustes. |
| Comments | Leer el documento y participar en los hilos de comentarios, pero no puede editar el contenido. |
| Editor | Leer, editar y comentar el contenido del documento. No puede administrar los ajustes de compartir. |
| Admin | Control total --- editar contenido, comentar, administrar los ajustes de compartir y eliminar el documento. |
El creador del documento es automáticamente un Admin. Los administradores del espacio de trabajo también tienen acceso de Admin a todos los documentos dentro del espacio de trabajo.
El nivel Comments es perfecto para revisores y partes interesadas: pueden leer el documento y dejar feedback a través de Comentarios en Línea sin la posibilidad de cambiar el contenido en sí.
Compartir con Miembros del Equipo
Para compartir un documento con personas específicas:
- Abre el documento y haz clic en el botón Share del encabezado.
- Se abre el cuadro de diálogo Share mostrando la lista actual de personas con acceso.
- Busca a un miembro del espacio de trabajo por nombre o correo electrónico.
- Selecciona a la persona y elige su nivel de permiso (Viewer, Editor o Admin).
- Haz clic en Add para conceder el acceso.
La persona obtiene acceso de inmediato y puede navegar al documento desde su sección Shared With Me en la barra lateral.
Quitar el Acceso
Para revocar el acceso de alguien, abre el cuadro de diálogo Share, busca a la persona en la lista y haz clic en el botón de quitar junto a su nombre. Su acceso se revoca de inmediato.
Cambiar Niveles de Permiso
Para cambiar el nivel de permiso de una persona, abre el cuadro de diálogo Share y ajusta el menú desplegable de rol junto a su nombre. Los cambios surten efecto de inmediato.
Publicar de Forma Pública
Puedes publicar cualquier documento como una página web pública accesible para cualquiera que tenga el enlace, incluso para personas fuera de tu espacio de trabajo. Los documentos públicos son una excelente manera de compartir manuales, artículos de ayuda, propuestas y anuncios con el mundo.
Borrador y Publicación
Los documentos públicos usan un flujo de borrador y publicación para que tus ediciones en curso nunca aparezcan en la página pública antes de que estés listo. Esto significa que puedes seguir refinando un documento publicado de forma privada y solo poner en vivo la versión pulida cuando esté lista.
Así funciona:
- Publica por primera vez. Abre el cuadro de diálogo Share, cambia a la pestaña Public y haz clic en Publish. Copera toma una instantánea del documento tal como está en ese momento y convierte esa instantánea en la página pública.
- Sigue editando en privado. Cualquier cambio que hagas después se guarda en tu copia de trabajo privada. La página pública sigue mostrando la última versión que publicaste: tus ediciones aún no están en vivo.
- Publica tus actualizaciones. Cuando tengas cambios sin publicar, aparece un botón Publish Updates en el encabezado del documento. Haz clic en él para poner en vivo tu última versión, reemplazando la instantánea pública.
Hasta que hagas clic en Publish Updates, los visitantes siempre ven la versión publicada más reciente. Esto te permite redactar, revisar y repasar en privado sin preocuparte de que ediciones a medias se filtren a la página pública.
Publicar una Rama de Documentos
Si el documento que vas a publicar tiene páginas secundarias (subpáginas) con sus propios cambios sin publicar, Copera te pregunta si también quieres publicar las actualizaciones de todas las subpáginas. Elige Sí, incluir subpáginas para poner en vivo toda la rama de una vez, o No, solo esta página para publicar únicamente la página actual.
Opciones de Documento Público
Cuando un documento se publica de forma pública, puedes configurar opciones adicionales desde la pestaña Public. Los cambios en estas opciones surten efecto la próxima vez que publiques.
- Permitir indexación --- Activa esto para permitir que motores de búsqueda como Google indexen tu documento público. Cuando está activado, el documento puede aparecer en los resultados de búsqueda, aumentando su visibilidad. Desactívalo para mantener el documento accesible solo para las personas con el enlace directo.
- Permitir feedback --- Deja que los visitantes públicos dejen reacciones o feedback en el documento.
- Mostrar pie de subpáginas --- Muestra un pie de página que enlaza con las subpáginas del documento, ayudando a los visitantes a navegar por un sitio público de varias páginas.
- Formulario de contacto --- Añade un formulario de contacto al documento público para captar clientes potenciales o consultas de los visitantes. Puedes definir la etiqueta del botón y elegir qué formulario recibe los envíos. Obtén más información en Formularios de Contacto.
Desde la misma pestaña puedes usar Copy link, View site para previsualizar la página pública, o Unpublish para retirarla.
Iconos de Documento en las Páginas Públicas
Si le has dado a tu documento un icono de emoji, ese icono también aparece en la página pública y en su navegación, para que tu sitio publicado conserve el mismo aspecto amigable y reconocible que tiene dentro de Copera. Puedes definir el icono de un documento desde el encabezado del documento. Consulta Crear Documentos para más detalles.
Lo Que Ven los Visitantes
Los documentos públicos publicados representan fielmente toda la gama de bloques del editor: encabezados, listas, tablas, llamadas, alternadores, diseños de varias columnas, imágenes, video, audio, archivos, diagramas e incrustaciones aparecen en la página pública tal como lo hacen dentro de Copera.
Algunas cosas permanecen privadas y nunca se muestran a los visitantes públicos:
- Comentarios en línea --- Los hilos de comentarios de tu equipo permanecen internos.
- Transcripciones --- Los bloques de transcripción de reuniones no se incluyen en la página pública.
Antes de publicar un documento que contiene estos elementos, Copera te muestra un recordatorio indicando cuántos comentarios o transcripciones se ocultarán, para que no haya sorpresas. Puedes seguir publicando (el resto del documento no se ve afectado) o eliminar primero esos elementos si lo prefieres.
Revocar el Acceso Público
Para volver a hacer privado un documento público, abre el cuadro de diálogo Share, cambia a la pestaña Public y haz clic en Unpublish. La URL pública deja de funcionar de inmediato y la instantánea publicada se borra. Cualquiera que intente acceder al enlace antiguo ya no podrá abrir la página.
Secciones de Documentos y Visibilidad
Los documentos aparecen en distintas secciones de la barra lateral según la relación del lector con ellos:
- My Docs --- Documentos que creaste.
- Team Workspace Docs --- Documentos compartidos con todo el espacio de trabajo.
- Shared With Me --- Documentos que otras personas han compartido explícitamente contigo.
- Starred --- Documentos que has marcado con estrella para acceder rápidamente.
Permisos Heredados
Cuando compartes un documento principal, los documentos secundarios del árbol pueden heredar los ajustes de compartir según la configuración de tu espacio de trabajo. Esto facilita compartir toda una rama de tu árbol de documentos sin configurar cada página de forma individual.
Próximos Pasos
- Comentarios en Línea --- Deja feedback anclado y debate en hilos.
- Colaboración en Tiempo Real --- Trabaja en equipo en el mismo documento.
- Formularios de Contacto --- Añade un formulario de contacto a documentos públicos.
- Crear Documentos --- Crea y organiza documentos.