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Freigabe & Berechtigungen

Copera gibt Ihnen feingranulare Kontrolle darüber, wer auf jedes Dokument zugreifen kann. Sie können Dokumente mit bestimmten Workspace-Mitgliedern teilen, ihre Berechtigungsstufe steuern und Dokumente sogar öffentlich mit teilbarem Link veröffentlichen.

Berechtigungsstufen​

Jede Person, mit der Sie ein Dokument teilen, erhält eine der folgenden Stufen:

StufeWas sie können
ViewerDokument lesen. Kein Bearbeiten, Kommentieren oder Ändern von Einstellungen.
CommentsDokument lesen und an Kommentar-Threads teilnehmen, aber Inhalt nicht bearbeiten.
EditorInhalt lesen, bearbeiten und kommentieren. Freigabeeinstellungen nicht verwalten.
AdminVolle Kontrolle — Inhalt bearbeiten, kommentieren, Freigabe verwalten und Dokument löschen.

Der Dokumentersteller ist automatisch Admin. Workspace-Administratoren haben ebenfalls Admin-Zugriff auf alle Dokumente im Workspace.

tipp

Die Stufe Comments ist ideal für Reviewer und Stakeholder: Sie können lesen und Feedback über Inline-Kommentare hinterlassen, ohne den Inhalt selbst zu ändern.

Mit Teammitgliedern teilen​

So teilen Sie ein Dokument mit bestimmten Personen:

  1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie im Header auf Share.
  2. Der Share-Dialog öffnet sich mit der aktuellen Zugriffsliste.
  3. Suchen Sie ein Workspace-Mitglied nach Name oder E-Mail.
  4. Wählen Sie die Person und die Berechtigungsstufe (Viewer, Editor oder Admin).
  5. Klicken Sie auf Add, um Zugriff zu gewähren.

Die Person erhält sofort Zugriff und findet das Dokument unter Shared With Me in der Seitenleiste.

Zugriff entfernen​

Um den Zugriff zu entziehen, öffnen Sie den Share-Dialog, finden Sie die Person und klicken Sie auf Entfernen neben dem Namen. Der Zugriff entfällt sofort.

Berechtigungsstufen ändern​

Um die Stufe zu ändern, öffnen Sie den Share-Dialog und passen Sie das Rollen-Dropdown neben dem Namen an. Änderungen gelten sofort.

Öffentlich veröffentlichen​

Sie können jedes Dokument als öffentliche Webseite veröffentlichen, die für jeden mit dem Link zugänglich ist — auch außerhalb Ihres Workspace. Öffentliche Dokumente eignen sich für Handbooks, Help-Artikel, Vorschläge und Ankündigungen.

Draft und Publish​

Öffentliche Dokumente nutzen einen Draft-and-Publish-Workflow, damit laufende Edits nicht vorzeitig auf der öffentlichen Seite erscheinen. So können Sie ein veröffentlichtes Dokument privat verfeinern und die polierte Version erst live schalten, wenn sie fertig ist.

So funktioniert es:

  1. Erstmals veröffentlichen. Öffnen Sie den Share-Dialog, wechseln Sie zum Tab Public und klicken Sie auf Publish. Copera macht einen Snapshot des aktuellen Dokuments zur öffentlichen Seite.
  2. Privat weiter bearbeiten. Änderungen danach landen in Ihrer privaten Arbeitskopie. Die öffentliche Seite zeigt weiterhin die zuletzt veröffentlichte Version — Ihre Edits sind noch nicht live.
  3. Updates veröffentlichen. Bei unveröffentlichten Änderungen erscheint im Header Publish Updates. Klicken Sie darauf, um die neueste Version live zu schieben und den öffentlichen Snapshot zu ersetzen.
hinweis

Bis Sie auf Publish Updates klicken, sehen Besucher immer die zuletzt veröffentlichte Version. So können Sie privat entwerfen, überarbeiten und reviewen, ohne halb fertige Edits auf die öffentliche Seite zu lassen.

Einen Dokumentzweig veröffentlichen​

Hat das zu veröffentlichende Dokument Kind-Seiten (Subpages) mit eigenen unveröffentlichten Änderungen, fragt Copera, ob Sie auch Updates für alle Subpages veröffentlichen möchten. Wählen Sie Yes, include subpages, um den ganzen Zweig live zu schieben, oder No, this page only nur für die aktuelle Seite.

Optionen für öffentliche Dokumente​

Bei öffentlicher Veröffentlichung konfigurieren Sie zusätzliche Optionen im Tab Public. Änderungen gelten beim nächsten Publish.

  • Allow indexing — Suchmaschinen wie Google erlauben, das öffentliche Dokument zu indexieren. Bei Aktivierung kann es in Suchergebnissen erscheinen. Deaktivieren Sie es, damit nur der Direktlink Zugang gibt.
  • Allow feedback — Öffentliche Besucher dürfen Reaktionen oder Feedback hinterlassen.
  • Show subpages footer — Footer mit Links zu Subpages, damit Besucher eine mehrseitige öffentliche Site navigieren.
  • Contact form — Kontaktformular auf dem öffentlichen Dokument für Leads oder Anfragen. Button-Label und Formularziel wählbar. Mehr unter Kontaktformulare.

Im selben Tab können Sie Copy link, View site zur Vorschau oder Unpublish zum Abschalten.

Dokument-Icons auf öffentlichen Seiten​

Haben Sie dem Dokument ein Emoji-Icon gegeben, erscheint es auch auf der öffentlichen Seite und in der Navigation — die veröffentlichte Site behält denselben freundlichen Look wie in Copera. Icon setzen Sie im Dokument-Header. Siehe Dokumente erstellen.

Was Besucher sehen​

Veröffentlichte öffentliche Dokumente rendern den vollen Block-Umfang des Editors — Überschriften, Listen, Tabellen, Callouts, Toggles, Mehrspalten-Layouts, Bilder, Video, Audio, Dateien, Diagramme und Embeds erscheinen wie in Copera.

Einiges bleibt privat und wird nie öffentlichen Besuchern gezeigt:

  • Inline-Kommentare — Die Kommentar-Threads Ihres Teams bleiben intern.
  • Transkriptionen — Meeting-Transkriptionsblöcke erscheinen nicht auf der öffentlichen Seite.

Vor dem Veröffentlichen mit solchen Elementen zeigt Copera eine Erinnerung, wie viele Kommentare oder Transkriptionen ausgeblendet werden. Sie können weiter veröffentlichen (der Rest des Dokuments bleibt unberührt) oder die Elemente zuerst entfernen.

Öffentlichen Zugriff widerrufen​

Um ein öffentliches Dokument wieder privat zu machen, öffnen Sie den Share-Dialog, Tab Public, und klicken Sie auf Unpublish. Die öffentliche URL funktioniert sofort nicht mehr, und der veröffentlichte Snapshot wird gelöscht. Wer den alten Link aufruft, kann die Seite nicht mehr öffnen.

Dokumentabschnitte und Sichtbarkeit​

Dokumente erscheinen je nach Beziehung des Viewers in verschiedenen Seitenleisten-Abschnitten:

  • My Docs — Von Ihnen erstellte Dokumente.
  • Team Workspace Docs — Mit dem gesamten Workspace geteilte Dokumente.
  • Shared With Me — Dokumente, die andere explizit mit Ihnen geteilt haben.
  • Starred — Von Ihnen für schnellen Zugriff markierte Dokumente.

Vererbte Berechtigungen​

Wenn Sie ein Eltern-Dokument teilen, können Kind-Dokumente im Baum die Freigabeeinstellungen je nach Workspace-Konfiguration erben. So teilen Sie einen ganzen Zweig, ohne jede Seite einzeln zu konfigurieren.

Nächste Schritte​