Condivisione e permessi
Copera ti dà un controllo granulare su chi può accedere a ciascun documento. Puoi condividere documenti con membri specifici del workspace, controllare il loro livello di permesso e anche pubblicare documenti pubblicamente con un link condividibile.
Livelli di permesso
Ogni persona con cui condividi un documento riceve uno dei seguenti livelli di permesso:
| Livello | Cosa può fare |
|---|---|
| Viewer | Leggere il documento. Non può modificare contenuti, commentare o cambiare impostazioni. |
| Comments | Leggere il documento e partecipare ai thread di commento, ma non può modificare il contenuto. |
| Editor | Leggere, modificare e commentare il contenuto del documento. Non può gestire le impostazioni di condivisione. |
| Admin | Controllo completo --- modificare contenuti, commentare, gestire le impostazioni di condivisione ed eliminare il documento. |
Il creatore del documento è automaticamente Admin. Anche gli amministratori del workspace hanno accesso Admin a tutti i documenti del workspace.
Il livello Comments è perfetto per reviewer e stakeholder: possono leggere il documento e lasciare feedback tramite i Commenti inline senza la possibilità di cambiare il contenuto stesso.
Condividere con i membri del team
Per condividere un documento con persone specifiche:
- Apri il documento e clicca il pulsante Share nell'header.
- Si apre il dialogo Share che mostra l'elenco corrente delle persone con accesso.
- Cerca un membro del workspace per nome o email.
- Seleziona la persona e scegli il livello di permesso (Viewer, Editor o Admin).
- Clicca Add per concedere l'accesso.
La persona ottiene subito l'accesso e può navigare al documento dalla sezione Shared With Me nella barra laterale.
Rimuovere l'accesso
Per revocare l'accesso di qualcuno, apri il dialogo Share, trova la persona nell'elenco e clicca il pulsante di rimozione accanto al nome. L'accesso viene revocato immediatamente.
Cambiare i livelli di permesso
Per cambiare il livello di permesso di una persona, apri il dialogo Share e regola il menu a discesa del ruolo accanto al nome. Le modifiche hanno effetto immediato.
Pubblicare pubblicamente
Puoi pubblicare qualsiasi documento come pagina web pubblica accessibile a chiunque abbia il link --- anche persone fuori dal workspace. I documenti pubblici sono un ottimo modo per condividere handbook, articoli di help, proposte e annunci con il mondo.
Draft e Publish
I documenti pubblici usano un flusso draft-and-publish così le modifiche in corso non compaiono mai sulla pagina pubblica prima che tu sia pronto. Puoi continuare a raffinare un documento pubblicato in privato e pubblicare live solo la versione curata quando è pronta.
Ecco come funziona:
- Pubblica per la prima volta. Apri il dialogo Share, passa alla tab Public e clicca Publish. Copera scatta uno snapshot del documento com'è in quel momento e rende quello snapshot la pagina pubblica.
- Continua a modificare in privato. Qualsiasi modifica successiva viene salvata sulla copia di lavoro privata. La pagina pubblica continua a mostrare l'ultima versione pubblicata --- le modifiche non sono ancora live.
- Pubblica gli aggiornamenti. Quando hai modifiche non pubblicate, compare un pulsante Publish Updates nell'header del documento. Cliccalo per spingere live l'ultima versione, sostituendo lo snapshot pubblico.
Finché non clicchi Publish Updates, i visitatori vedono sempre la versione pubblicata più di recente. Così puoi redigere, rivedere e revisionare in privato senza preoccuparti che modifiche a metà finiscano sulla pagina pubblica.
Pubblicare un ramo di documenti
Se il documento che stai pubblicando ha pagine figlie (subpage) con le proprie modifiche non pubblicate, Copera chiede se vuoi anche pubblicare gli aggiornamenti a tutte le subpage. Scegli Yes, include subpages per spingere live l'intero ramo in una volta, oppure No, this page only per pubblicare solo la pagina corrente.
Opzioni del documento pubblico
Quando un documento è pubblicato pubblicamente, puoi configurare opzioni aggiuntive dalla tab Public. Le modifiche a queste opzioni hanno effetto la prossima volta che pubblichi.
- Allow indexing --- Abilita per permettere ai motori di ricerca come Google di indicizzare il documento pubblico. Quando è abilitato, il documento può comparire nei risultati di ricerca, aumentando la visibilità. Disabilitalo per tenere il documento accessibile solo a chi ha il link diretto.
- Allow feedback --- Lascia che i visitatori pubblici lascino reazioni o feedback sul documento.
- Show subpages footer --- Mostra un footer con link alle subpage del documento, aiutando i visitatori a navigare un sito pubblico multipagina.
- Contact form --- Aggiungi un form di contatto al documento pubblico per catturare lead o richieste dai visitatori. Puoi impostare l'etichetta del pulsante e scegliere quale form riceve gli invii. Scopri di più in Form di contatto.
Dalla stessa tab puoi Copy link, View site per anteprima della pagina pubblica, o Unpublish per toglierla.
Icone dei documenti sulle pagine pubbliche
Se hai dato al documento un'icona emoji, quell'icona compare anche sulla pagina pubblica e nella sua navigazione --- così il sito pubblicato mantiene lo stesso aspetto amichevole e riconoscibile che ha dentro Copera. Puoi impostare l'icona di un documento dall'header del documento. Vedi Creare documenti per i dettagli.
Cosa vedono i visitatori
I documenti pubblici pubblicati renderizzano fedelmente l'intera gamma di blocchi dell'editor --- titoli, elenchi, tabelle, callout, toggle, layout a più colonne, immagini, video, audio, file, diagrammi ed embed compaiono tutti sulla pagina pubblica come dentro Copera.
Alcune cose restano private e non vengono mai mostrate ai visitatori pubblici:
- Commenti inline --- I thread di commento del team restano interni.
- Trascrizioni --- I blocchi di trascrizione delle meeting non sono inclusi sulla pagina pubblica.
Prima di pubblicare un documento che li contiene, Copera mostra un promemoria che indica quanti commenti o trascrizioni saranno nascosti, così non ci sono sorprese. Puoi continuare a pubblicare (il resto del documento non è influenzato) o rimuovere prima quegli elementi se preferisci.
Revocare l'accesso pubblico
Per rendere di nuovo privato un documento pubblico, apri il dialogo Share, passa alla tab Public e clicca Unpublish. L'URL pubblico smette subito di funzionare e lo snapshot pubblicato viene cancellato. Chi prova ad accedere al vecchio link non potrà più aprire la pagina.
Sezioni dei documenti e visibilità
I documenti compaiono in sezioni diverse della barra laterale a seconda della relazione del viewer con essi:
- My Docs --- Documenti che hai creato.
- Team Workspace Docs --- Documenti condivisi con l'intero workspace.
- Shared With Me --- Documenti che altre persone hanno condiviso esplicitamente con te.
- Starred --- Documenti a cui hai messo una stella per accesso rapido.
Permessi ereditati
Quando condividi un documento padre, i documenti figli nell'albero possono ereditare le impostazioni di condivisione a seconda della configurazione del workspace. Così è facile condividere un intero ramo dell'albero senza configurare ogni pagina individualmente.
Prossimi passi
- Commenti inline --- Lascia feedback ancorati e discuti in thread.
- Collaborazione in tempo reale --- Lavora insieme sullo stesso documento.
- Form di contatto --- Aggiungi un form di contatto ai documenti pubblici.
- Creare documenti --- Crea e organizza i documenti.