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Rédiger des propositions et devis avec l'IA

À la fin de cette recette, un commercial clique sur un bouton sur une affaire et — quelques secondes plus tard — un document de proposition complet, tableau de devis inclus, est rédigé à partir des propres données de l'affaire et attend la relecture. Parce que votre pipeline, votre pricing et vos documents vivent dans un seul espace de travail, l'IA écrit à partir de la vraie affaire au lieu d'un template vide, et une personne valide encore avant que quoi que ce soit atteigne le client.

Disponibilité : Disponible maintenant (construite comme Automation). La version où un coéquipier commercial nommé surveille le pipeline et rédige des propositions de son propre chef arrive en accès anticipé.

Ce qu'elle fait​

Les propositions sont là où les bonnes affaires calent. L'information est toute là — l'entreprise, le contact, ce dont ils ont besoin, quel package convient, les chiffres — mais l'assembler en un document propre est une heure de copier-coller qu'un commercial fait en fin de longue journée. Cette recette réduit cette heure à un clic.

Quand un commercial marque une affaire prête et clique sur Draft Proposal sur sa ligne, l'automation :

  • Vérifie que l'affaire a ce qu'il faut — un package, des lignes, et un total calculé — et relance le commercial si quelque chose manque.
  • Écrit la proposition à partir du contexte de l'affaire : l'entreprise et le contact, le scope convenu, la solution proposée, un tableau de devis formaté, les conditions, et les prochaines étapes.
  • Crée un document Copera à partir de ce brouillon — un vrai document que le commercial peut éditer, commenter, exporter en PDF ou partager.
  • Marque l'affaire Ready for review, tamponne la date de rédaction, et notifie le responsable de l'affaire que sa proposition est prête.

Les chiffres du devis viennent du board, pas de l'IA : les lignes et une colonne formule calculent le sous-total, la taxe et le total, et l'IA les formate simplement dans le document. Donc les maths sont toujours justes, et le commercial part d'un brouillon fini au lieu d'une page blanche — puis relit, ajuste et envoie.

Construisez-la vous-même​

Configurer le board d'affaires​

Donner à chaque affaire les champs dont une proposition a besoin

Sur votre board pipeline commercial, assurez-vous que chaque ligne d'affaire porte la matière première d'une proposition : Company, Contact, un owner (utilisateur assigné), le agreed scope ou les besoins (champ rich-text que le commercial remplit pendant le discovery), un Selected package, et un champ Proposal status avec des options comme Not started, Ready for review, Approved, et Sent. Voir Vue d'ensemble des Boards si vous partez de zéro.

Ajouter le pricing qui devient le devis

Ajoutez les chiffres sur lesquels le devis est construit. La config la plus simple : des colonnes Quantity et Unit price plus une colonne formule qui calcule le Total (ajoutez une seconde formule pour la taxe si besoin). Pour les devis multi-lignes, gardez les lignes comme lignes liées dans leur propre table et remontez leurs totaux sur l'affaire. Dans les deux cas, le board fait l'arithmétique — l'IA ne fait que formater.

Placer un bouton Draft Proposal sur la ligne

Ajoutez un bouton d'action manuelle libellé Draft Proposal sur l'affaire. C'est le déclencheur sur lequel le commercial clique quand une affaire est prête — cela met le commercial aux commandes du quand une proposition est rédigée, au lieu de se déclencher sur chaque affaire automatiquement.

Construire l'automation​

Déclencheur : Manual action button

Dans Automations, ajoutez un déclencheur Manual action button lié au bouton Draft Proposal. L'automation tourne maintenant à la demande pour l'affaire sur laquelle le commercial a cliqué. (Vous préférez l'automatique ? Remplacez par un déclencheur Field changed qui se déclenche quand Deal stage passe à Proposal — voir le conseil ci-dessous.)

Condition : S'assurer que l'affaire est prête

Ajoutez une condition (row filter) qui ne continue que lorsque l'affaire a un Selected package et un Total supérieur à zéro. Connectez la branche false à une action Send notification qui dit au commercial ce qui manque — « Ajoute un package et un pricing avant de rédiger. » Personne ne veut d'une proposition avec un devis vide.

Étape IA : Écrire la proposition et le devis

Sur la branche true, ajoutez une étape AI → Generate qui rédige la proposition à partir des champs de l'affaire — entreprise, contact, scope convenu, package sélectionné, et le total et les lignes calculés par formule. Demandez-lui la structure : « Écris une proposition avec une courte note de couverture, notre compréhension de leurs besoins, la solution et le scope proposés, un tableau de devis construit à partir de ces lignes et total, les conditions, et les prochaines étapes. Professionnel, concis, dans notre voix. »

Action : Créer le document de proposition

Ajoutez une action Create document et mappez la sortie de l'étape IA dans le corps du document. Cela transforme le brouillon en un vrai document Copera — que le commercial peut éditer, commenter, exporter en PDF ou partager. Nommez-le à partir de l'affaire, comme « Proposition — Acme Co. » (Vous préférez garder le brouillon sur l'affaire elle-même ? Écrivez-le dans le corps rich-text de la ligne à la place — voir Conseils.)

Action : La marquer prête et tamponner la date

Ajoutez une action Set field pour passer Proposal status → Ready for review, et une action Set date to now sur une date Proposal drafted pour voir à quelle vitesse les brouillons se retournent.

Action : Notifier le responsable

Ajoutez un Send notification (ou Send direct message) au owner de l'affaire : « 📄 Ta proposition est rédigée et prête à relire. » Incluez un lien vers le nouveau document pour qu'ils soient à un clic de l'éditer.

astuce

Vous voulez qu'elle se déclenche automatiquement ? Au lieu du bouton Draft Proposal, déclenchez sur Field changed quand Deal stage passe à Proposal. Chaque affaire qui avance à l'étape proposition obtient un brouillon qui attend le commercial — aucun clic requis. Gardez la condition « est-elle prête ? » pour que les affaires à moitié remplies ne produisent pas de devis vides.

Ou demandez simplement à Copera AI​

Vous n'avez pas à assembler le graphe à la main. Ouvrez Ask Copera AI et décrivez :

« Crée un board Deals avec des colonnes pour entreprise, contact, étape d'affaire, scope convenu, package sélectionné, quantité, prix unitaire, une colonne formule pour le total, et un statut de proposition. Ajoute un bouton "Draft Proposal" sur chaque affaire, puis construis une automation : quand je clique dessus, utilise l'IA pour écrire une proposition et un devis à partir des champs et du total de l'affaire, crée un document à partir du brouillon, définis le statut de proposition de l'affaire sur "Ready for review", et envoie-moi une notification avec un lien vers le document. »

Ask Copera AI peut créer le board et ses colonnes, puis assembler l'automation pour vous. Avec le mode de permission par défaut Demander avant d'agir, il montre une carte de relecture pour chaque changement avant création — vous approuvez donc la config du board et l'automation avant qu'elles existent. Voir Ce que Copera AI peut faire pour la liste complète des actions possibles.

Vous pouvez aussi rédiger une proposition ponctuelle sur le champ, sans rien construire : « Rédige une proposition pour l'affaire Acme sur notre board Sales Pipeline — utilise son scope, package et total. » Ask Copera AI lit l'affaire et écrit le brouillon directement dans la conversation.

En faire un coéquipier permanent​

Accès anticipé

Les coéquipiers IA permanents sont déployés progressivement. Quand l'un arrive dans votre espace de travail, un coéquipier nommé « Proposal Writer » peut surveiller le pipeline lui-même : dès qu'une affaire est marquée prête, il rédige le document de proposition à partir des données de l'affaire et le laisse pour relecture — seul, sous sa propre identité. Un coéquipier peut créer et mettre à jour des documents mais ne peut rien envoyer hors de votre espace de travail, donc une personne envoie toujours la proposition finale au client. En attendant, l'automation ci-dessus fait exactement cela dès aujourd'hui — tout ici peut être construit maintenant comme une Automation. En savoir plus sur les AI teammates.

Conseils​

astuce

Gardez l'étape de relecture pour tout ce que le client voit. Rédigez d'abord en document ; laissez un commercial éditer et envoyer. L'IA fait l'assemblage — les chiffres, le scope, la structure — mais un humain porte encore le dernier mot qui part sous votre nom.

astuce

Laissez le board faire les maths. Mettez chaque prix dans une colonne et calculez les totaux avec une formule (ou remontez les lignes liées). L'IA formate le tableau de devis à partir de ces valeurs, donc une remise ou un changement de quantité met à jour le total sur le board et le prochain brouillon est automatiquement correct — l'IA n'invente jamais un chiffre.

astuce

Envoyez-le à l'approbation — en sécurité. Pour fermer la boucle, ajoutez une seconde automation avec un déclencheur Field changed sur Proposal status → Approved. Donnez-lui une action Send or draft email en mode draft (ou une étape Human approval) pour que la proposition soit prête pour le client mais qu'une personne clique encore sur envoyer. Rien ne quitte l'espace de travail sans relecture.

astuce

Alimentez l'IA avec votre template et ton. Collez votre structure de proposition standard et le boilerplate — sections, garanties, conditions — dans le prompt de l'étape AI Generate. Vous obtenez des propositions cohérentes et on-brand à chaque fois, avec seules les parties spécifiques à l'affaire qui changent.

Questions fréquentes​

Copera AI peut-il écrire une proposition commerciale automatiquement ?​

Oui. Une Automation génère un document de proposition complet à partir des données d'une affaire — l'entreprise, le contact, le scope convenu, le package sélectionné et le total — dès qu'un commercial clique sur un bouton Draft Proposal sur l'affaire. Elle atterrit comme document Copera marqué prêt pour relecture, pour qu'une personne édite et l'envoie. Rien n'atteint le client sans l'approbation d'un humain d'abord.

Où aboutit la proposition rédigée ?​

Dans un nouveau document Copera créé à partir des champs de l'affaire, avec le statut de l'affaire défini sur Ready for review et le responsable notifié. Vous ouvrez le document, éditez ce qu'il faut, et l'envoyez — exportez-le en PDF ou partagez-le directement depuis Copera.

Peut-il construire le devis et calculer les totaux ?​

Oui. Le pricing vit sur l'affaire — lignes avec quantité et prix unitaire, et une colonne formule qui calcule le sous-total, la taxe et le total. L'étape IA formate ces chiffres en un tableau de devis propre dans la proposition, donc les maths viennent de votre board, pas de l'IA.

La proposition est-elle envoyée au client automatiquement ?​

Non, sauf si vous ajoutez cette étape. La recette centrale s'arrête à un brouillon prêt pour relecture. Vous pouvez l'étendre pour qu'une fois qu'un commercial marque la proposition Approved, une seconde automation l'e-mail au client en brouillon — une personne clique encore sur envoyer — ou la passe d'abord par une étape d'approbation.

Dois-je construire l'automation à la main ?​

Non. Décrivez-la à Ask Copera AI et il crée le board Deals et assemble l'automation pour vous, en montrant une carte de relecture pour chaque changement avant que quoi que ce soit soit créé.

Voir aussi​