Planifier les entretiens avec l'IA
À la fin de cette recette, un candidat qui atteint l'étape d'entretien reçoit un lien de planification, et dès qu'il choisit un créneau Copera réserve l'entretien sur votre calendrier, dit à l'interviewer, et e-maille au candidat une confirmation — tandis qu'Ask Copera AI reste prêt à planifier et confirmer n'importe quel entretien unique à la demande. Parce que votre board de recruiting, calendrier, chat et e-mail vivent tous dans un seul workspace, l'IA a le contexte pour faire tourner la planification au lieu de juste suggérer des créneaux.
Disponibilité : Disponible maintenant (construite comme deux Automations, avec Ask Copera AI pour la planification one-off). La version où un coéquipier coordinateur de recruiting nommé fait avancer tout le pipeline tout seul arrive en early access.
Ce que ça fait
La planification d'entretiens, c'est la mort par mille e-mails : proposer trois créneaux, le candidat n'est libre pour aucun, l'interviewer déplace une réunion, et vous recommencez. Cette recette retire le va-et-vient pour qu'un candidat passe de « prêt à interview » à « réservé et confirmé » sans qu'un coordinateur joue au tennis de calendrier.
Une note honnête d'emblée, parce qu'elle façonne toute la construction : ni une automation ni l'assistant n'entre dans les calendriers privés de deux personnes pour raisonner un créneau mutuellement libre. Le vrai créneau se choisit de deux façons, et cette recette utilise les deux :
- Les candidats choisissent leur propre créneau parmi vos slots ouverts sur un lien de réservation (une page de planification Copera). C'est ce qui réconcilie vraiment « quand sommes-nous tous les deux libres » — le candidat auto-sélectionne un créneau depuis votre vraie disponibilité, donc vous ne proposez jamais de créneaux à la main.
- Ask Copera AI réserve un one-off sur commande — « planifie un phone screen avec ce candidat, invite le hiring manager, e-maille-leur les détails, et mets à jour la ligne. » Vous (ou les invités, en acceptant l'invitation calendrier) confirmez le créneau ; l'assistant fait la réservation, l'e-mail, et la mise à jour de ligne en un seul passage.
Le travail de l'automation, c'est tout autour de ce moment : inviter les bons candidats, et une fois un créneau choisi, le réserver partout où il doit atterrir. Donc le tableau complet, c'est deux automations plus l'assistant :
- L'inviteur tourne selon un planning, trouve les candidats prêts à interview, et e-maille à chacun un lien de planification.
- Un candidat choisit un créneau sur le lien — self-service, depuis votre vraie disponibilité.
- Le booker se déclenche dès que cette réservation est créée : il met l'entretien sur votre Google Calendar, met à jour la ligne du candidat vers Interview scheduled, DM l'interviewer avec un brief de préparation, et e-maille au candidat une confirmation.
- Ask Copera AI gère les one-offs et les replanifications — dites-lui la réunion à réserver et il crée l'événement, invite les personnes, e-maille le candidat, et met à jour la ligne en un coup, sans pipeline requis pour un entretien unique.
Construisez-le vous-même
Configuration unique
Dans les connexions de votre workspace, connectez votre compte Google. Cela permet à une automation de créer un événement Google Calendar et d'envoyer de l'e-mail via Gmail en votre nom. Voir Connectors pour la liste complète de ce que chaque connecteur fait.
Sur votre board candidats, assurez-vous d'avoir une colonne Stage (avec une option comme Ready to interview et Interview scheduled), une colonne Interview date, une colonne people Interviewer, une colonne Candidate email, et une colonne date Invite sent que l'automation peut tamponner pour ne jamais inviter la même personne deux fois.
Automation 1 — inviter les candidats prêts à réserver
C'est une automation planifiée, style collection : elle balaye le board selon une cadence et agit sur chaque candidat prêt. Construisez-la dans Automations.
Ajoutez un déclencheur Schedule — par exemple, chaque jour de semaine à 8h — pour que l'inviteur tourne seul sans que personne le lance.
Ajoutez une étape Find rows qui renvoie les candidats où Stage is Ready to interview and Invite sent is empty. C'est votre collection pour cette exécution — les personnes qui ont besoin d'un lien et n'en ont pas encore reçu.
Ajoutez une étape For each sur ces lignes pour que les étapes suivantes tournent une fois par candidat.
Dans la boucle, ajoutez une étape AI → Generate qui écrit une invitation chaleureuse et personnelle en utilisant le nom du candidat et le rôle. Gardez-la humaine — quelques phrases amicales, pas un formulaire — et incluez votre lien de réservation pour qu'ils puissent choisir un créneau.
Ajoutez une action Send or draft email (ou le connecteur Gmail si vous envoyez depuis Google) pour e-mailer au candidat l'invitation et le lien de planification. Choisissez la livraison draft si vous voulez qu'un recruteur jette un œil au libellé d'abord.
Ajoutez une action Set field pour tamponner Invite sent avec la date d'aujourd'hui, pour que l'exécution de demain saute ce candidat.
L'automation ne choisit pas le créneau d'entretien — le candidat le fait, en choisissant un slot ouvert sur votre lien de réservation. C'est ce qui la garde honnête : les créneaux proposés sont votre vraie disponibilité, pas une estimation.
Automation 2 — réserver quand un candidat choisit un créneau
Démarrez une seconde automation avec le déclencheur Booking created. Il se déclenche dès qu'un candidat choisit un créneau sur votre lien de planification, et donne au flux le créneau choisi et l'e-mail du réservant.
Ajoutez une étape Find rows qui fait correspondre l'e-mail de la réservation à la colonne Candidate email du candidat, pour que le reste du flux agisse sur la bonne ligne.
Ajoutez l'action Create calendar event du connecteur Google Calendar. Définissez le titre de l'entretien, le créneau choisi, et invitez le candidat et l'Interviewer de la ligne pour que ça atterrisse sur le calendrier de tout le monde.
Ajoutez une action Update row (ou Set field) pour déplacer Stage → Interview scheduled et écrire le créneau réservé dans Interview date. Le pipeline reflète maintenant la réalité avec zéro mise à jour manuelle.
Ajoutez une étape AI → Summarize sur la ligne du candidat — notes de CV, historique d'étapes, le rôle — et une action Create document pour en faire un brief de préparation d'une page que l'interviewer peut parcourir avant l'appel.
Ajoutez une action Send direct message (ou un Send notification) à l'interviewer avec le créneau et un lien vers le doc de préparation. Remplacez par un Post channel message vers votre canal d'embauche si tout le panel doit le voir.
Ajoutez une action Send or draft email (ou Gmail) qui confirme le créneau réservé et les détails de connexion au candidat. Utilisez la livraison draft ou approval si vous préférez qu'une personne valide avant que quoi que ce soit quitte le workspace.
Vous voulez des invitations instantanées au lieu d'un balayage quotidien ? Déclenchez l'Automation 1 sur Field changed qui surveille Stage, avec une condition qu'il a changé to Ready to interview. Le lien part alors dès qu'un candidat avance, et vous pouvez abandonner la version planifiée. Les deux sont valides — choisissez la cadence que votre équipe veut.
Ajoutez des rappels avec une troisième petite automation. Utilisez un déclencheur Date reached réglé sur 1 day before (et encore 1 hour before) la Interview date pour envoyer un e-mail de rappel au candidat et un Send direct message à l'interviewer. C'est la assurance anti no-show la moins chère que vous construirez jamais.
Ou demandez simplement à Copera AI
Pour un entretien unique — ou une replanification — vous n'avez pas besoin du pipeline du tout. Ouvrez Ask Copera AI et décrivez-le :
« Planifie une réunion de 30 minutes "Phone screen — Priya Nair" mardi prochain à 14h, invite notre candidate Priya Nair et la hiring manager Sofia, e-maille à Priya le créneau et le lien de connexion, et mets sa ligne sur le board Recruiting à "Interview scheduled." »
Ask Copera AI planifie la réunion, invite les deux personnes, envoie l'e-mail, et met à jour la ligne — le tout depuis une seule phrase, sans pipeline requis. (Quand vous préférez que le candidat choisisse le créneau parmi vos slots ouverts, c'est le lien de réservation ci-dessus.) Avec le mode de permission par défaut Ask before acting, il vous montre une carte de revue pour chaque étape — la réunion, l'e-mail, la mise à jour de ligne — avant que quoi que ce soit n'arrive, et il n'agit jamais que dans vos propres permissions. C'est le chemin le plus rapide pour les one-offs, les réservations urgentes, et les replanifications. Voir Ce que Copera AI peut faire pour la liste complète des actions qu'il peut prendre.
En faire un coéquipier permanent
Les coéquipiers IA permanents arrivent progressivement. Quand l'un est disponible dans votre workspace, un coéquipier nommé « Recruiting Coordinator » peut faire avancer le pipeline tout seul — lire qui est prêt à interview, faire avancer les candidats dans les étapes, préparer l'interviewer avec un brief, et poster le planning du jour dans votre canal d'embauche, le tout sous sa propre identité. Un coéquipier garde la coordination interne en mouvement ; les étapes externes — créer l'événement calendrier et e-mailer le candidat — restent avec l'Automation, conçue pour atteindre hors du workspace. Jusqu'à ce que les coéquipiers vous atteignent, les deux automations ci-dessus plus Ask Copera AI livrent déjà toute l'expérience aujourd'hui. En savoir plus dans AI Teammates.
Conseils
Gardez une validation humaine sur tout ce qui atteint un candidat. Utilisez la livraison draft ou approval sur les e-mails d'invitation et de confirmation pour qu'un recruteur puisse ajuster le ton avant l'envoi. L'IA va vite ; l'étape d'approbation garde votre expérience candidat on-brand.
Laissez le lien de réservation porter votre disponibilité. Parce que les candidats choisissent eux-mêmes parmi vos slots ouverts, vous n'échangez jamais de créneaux proposés par e-mail — et vous ne double-bookez jamais. Gardez vos heures de travail exactes et le lien négocie pour vous.
Définissez un spend cap sur l'inviteur. Puisque l'Automation 1 génère un e-mail personnalisé en boucle, donnez-lui un spend cap par automation pour qu'un gros batch de candidatures ne dépasse pas un budget que vous choisissez, et surveillez le dashboard d'usage pour voir où vont les crédits.
Questions fréquentes
Copera peut-il planifier les entretiens automatiquement ?
Oui. Quand un candidat atteint l'étape d'entretien, Copera lui envoie par e-mail un lien de planification. Dès qu'il choisit un créneau, une automation le réserve sur votre Google Calendar, met à jour la ligne du candidat, notifie l'interviewer, et envoie une confirmation par e-mail. Vous pouvez aussi demander à Copera AI de planifier et confirmer un entretien unique à la demande.
Copera peut-il trouver un créneau qui convient à tout le monde ?
La façon fiable de réconcilier les disponibilités est un lien de réservation : les candidats choisissent eux-mêmes parmi vos créneaux ouverts, et une automation réserve tout en aval — les créneaux proposés sont votre vraie disponibilité, pas une estimation. Pour un entretien unique, Ask Copera AI peut planifier la réunion sur commande, inviter le candidat et le hiring manager, e-mailer les détails, et mettre à jour la ligne ; vous ou les invités confirmez le créneau. Ni une automation ni l'assistant ne scannent le calendrier privé de quelqu'un d'autre pour deviner un créneau mutuel — le lien de réservation est ce qui rend les créneaux proposés réels.
Ajoute-t-il l'entretien à mon calendrier ?
Oui. L'action Google Calendar de l'automation de réservation crée l'événement d'entretien une fois que vous connectez Google à votre workspace. Ask Copera AI peut aussi planifier la réunion directement sur votre calendrier quand vous réservez un one-off.
Le candidat recevra-t-il un e-mail de confirmation ?
Oui. Une action send-or-draft email (ou le connecteur Gmail) envoie une confirmation avec le créneau et les détails de connexion. Choisissez draft ou approval delivery si vous voulez qu'une personne relise le libellé avant qu'il parte.
Peut-il rappeler les gens avant l'entretien ?
Oui. Un déclencheur Date reached réglé un jour (ou une heure) avant la date d'entretien envoie un e-mail de rappel au candidat et un message direct à l'interviewer, pour que personne ne laisse glisser le créneau.
Voir aussi
- Automations — les déclencheurs Schedule, Booking created et Date reached, plus les actions Find rows et e-mail de cette recette
- Connectors — connectez Google pour que les automations puissent créer des événements calendrier et envoyer du Gmail
- Ce que Copera AI peut faire — les capacités « planifier une réunion » et « vérifier votre journée » derrière le chemin à la demande
- Ask Copera AI — planifier et confirmer un entretien unique en conversation
- Un buddy d'onboarding IA pour les nouveaux arrivants — l'étape naturelle une fois qu'un candidat est embauché
- Ce que vous pouvez construire avec Copera AI — le playbook complet