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Bozza di proposte e preventivi con l'IA

Al termine di questa ricetta, un rep clicca un pulsante su un deal e — secondi dopo — un documento di proposta completo, tabella preventivo inclusa, è redatto dai dati del deal stesso e in attesa di revisione. Poiché pipeline, prezzi e documenti vivono tutti nello stesso workspace, l'IA scrive dal deal reale invece che da un template vuoto, e una persona firma comunque prima che qualcosa arrivi al cliente.

Prontezza: Disponibile ora (costruita come Automation). La versione in cui un collega sales con nome osserva il pipeline e redige le proposte da solo è in rollout in early access.

Cosa fa​

Le proposte sono dove i buoni deal si bloccano. Le informazioni ci sono tutte — l'azienda, il contatto, cosa serve, quale pacchetto calza, i numeri — ma assemblarle in un documento pulito è un'ora di copia-incolla che un rep fa a fine di una giornata lunga. Questa ricetta riduce quell'ora a un click.

Quando un rep segna un deal pronto e clicca Bozza proposta sulla sua riga, l'automazione:

  • Verifica che il deal abbia ciò che serve — un pacchetto, voci di riga e un totale calcolato — e sollecita il rep se manca qualcosa.
  • Scrive la proposta dal contesto del deal: azienda e contatto, lo scope concordato, la soluzione proposta, una tabella preventivo formattata, termini e next step.
  • Crea un documento Copera da quella bozza — un documento reale che il rep può modificare, commentare, esportare in PDF o condividere.
  • Segna il deal Pronto per la revisione, timbra la data di bozza e notifica l'owner del deal che la proposta è pronta.

I numeri del preventivo arrivano dal board, non dall'IA: voci di riga e una colonna formula calcolano subtotale, tasse e totale, e l'IA li formatta semplicemente nel documento. Così la matematica è sempre corretta, e il rep parte da una bozza finita invece che da una pagina bianca — poi rivede, ritocca e invia.

Costruiscilo tu​

Imposta il board dei deal​

Dai a ogni deal i campi di cui ha bisogno una proposta

Sul board del pipeline sales, assicurati che ogni riga del deal porti la materia prima di una proposta: Azienda, Contatto, un owner (un utente assegnato), lo scope concordato o i bisogni (un campo rich-text che il rep compila in discovery), un Pacchetto selezionato e un campo Status proposta con opzioni come Non iniziata, Pronto per la revisione, Approvata e Inviata. Vedi Panoramica dei Boards se parti da zero.

Aggiungi i prezzi che diventano il preventivo

Aggiungi i numeri su cui si costruisce il preventivo. Il setup più semplice: colonne Quantità e Prezzo unitario più una colonna formula che calcola il Totale (aggiungi una seconda formula per le tasse se ti serve). Per preventivi multi-riga, tieni le voci come righe collegate in una tabella propria e rolla i totali sul deal. In ogni caso, il board fa l'aritmetica — l'IA formatta soltanto.

Metti un pulsante Bozza proposta sulla riga

Aggiungi un pulsante di azione manuale etichettato Bozza proposta sul deal. È il trigger che il rep clicca quando un deal è pronto — mette il rep al controllo di quando una proposta viene redatta, invece di scattare su ogni deal in automatico.

Costruisci l'automazione​

Trigger: Pulsante di azione manuale

In Automazioni, aggiungi un trigger Pulsante di azione manuale legato al pulsante Bozza proposta. L'automazione ora gira on demand per il deal su cui il rep ha cliccato. (Preferisci automatico? Sostituisci con un trigger Campo modificato che scatta quando Stage del deal passa a Proposal — vedi il consiglio sotto.)

Condizione: Assicurati che il deal sia pronto

Aggiungi una condizione (un filtro riga) che prosegue solo quando il deal ha un Pacchetto selezionato e un Totale maggiore di zero. Collega il ramo false a un'azione Invia notifica che dice al rep cosa manca — "Aggiungi un pacchetto e i prezzi prima di redigere la bozza." Nessuno vuole una proposta con un preventivo vuoto.

Step IA: Scrivi la proposta e il preventivo

Sul ramo true, aggiungi uno step IA → Genera che redige la proposta dai campi del deal — azienda, contatto, scope concordato, pacchetto selezionato, e il totale calcolato dalla formula con le voci di riga. Chiedigli una struttura: "Scrivi una proposta con una breve nota di copertina, la nostra comprensione dei loro bisogni, la soluzione e lo scope proposti, una tabella preventivo costruita da queste voci di riga e dal totale, i termini e i next step. Professionale, concisa, nella nostra voce."

Azione: Crea il documento della proposta

Aggiungi un'azione Crea documento e mappa l'output dello step IA nel corpo del documento. Trasforma la bozza in un vero documento Copera — che il rep può modificare, commentare, esportare in PDF o condividere. Nominalo dal deal, tipo "Proposta — Acme Co." (Preferisci tenere la bozza sul deal stesso? Scrivila nel corpo rich-text della riga — vedi Consigli.)

Azione: Segnala pronta e timbra la data

Aggiungi un'azione Imposta campo per portare Status proposta → Pronto per la revisione, e un'azione Imposta data a ora su una data Proposta redatta così vedi quanto velocemente le bozze girano.

Azione: Notifica l'owner

Aggiungi un Invia notifica (o Invia messaggio diretto) all'owner del deal: "📄 La tua proposta è in bozza e pronta per la revisione." Includi un link al nuovo documento così è a un click dalla modifica.

suggerimento

Vuoi che scatti in automatico? Invece del pulsante Bozza proposta, attiva su Campo modificato quando Stage del deal passa a Proposal. Ogni deal che avanza allo stage proposal ha una bozza in attesa per il rep — senza click. Tieni la condizione "è pronto?" così i deal a metà non producono preventivi vuoti.

Oppure chiedilo a Copera AI​

Non devi assemblare il grafo a mano. Apri Ask Copera AI e descrivilo:

"Crea un Board Deals con colonne per azienda, contatto, stage del deal, scope concordato, un pacchetto selezionato, quantità, prezzo unitario, una colonna formula per il totale e uno status della proposta. Aggiungi un pulsante 'Bozza proposta' a ogni deal, poi costruisci un'automazione: quando lo clicco, usa l'IA per scrivere una proposta e un preventivo dai campi e dal totale del deal, crea un documento dalla bozza, imposta lo status proposta del deal su 'Pronto per la revisione' e inviami una notifica con il link al documento."

Ask Copera AI può creare il board e le sue colonne, poi assemblare l'automazione per te. Con la modalità di permesso predefinita Chiedi prima di agire, mostra una review card per ogni modifica prima che venga creata qualsiasi cosa — così approvi setup del board e automazione prima che esistano. Vedi Cosa può fare Copera AI per l'elenco completo delle azioni che può fare.

Puoi anche redigere una proposta one-off sul momento, senza costruire nulla: "Redigi una proposta per il deal Acme sul nostro Board Sales Pipeline — usa scope, pacchetto e totale." Ask Copera AI legge il deal e scrive la bozza direttamente nella conversazione.

Fallo diventare un collega fisso​

Early access

I AI teammates fissi stanno arrivando gradualmente. Quando uno raggiunge il tuo workspace, un teammate "Proposal Writer" con nome può osservare il pipeline stesso: nel momento in cui un deal è segnato pronto, redige il documento di proposta dai dati del deal e lo lascia in revisione — da solo, sotto la propria identità. Un teammate può creare e aggiornare documenti ma non può inviare nulla fuori dal workspace, quindi una persona invia sempre la proposta finale al cliente. Fino ad allora, l'automazione sopra fa esattamente questo oggi — tutto qui si può costruire ora come Automation. Scopri di più sugli Colleghi IA.

Consigli​

suggerimento

Tieni lo step di revisione per tutto ciò che vede il cliente. Prima redigi in un documento; lascia che un rep modifichi e invii. L'IA fa l'assemblaggio — i numeri, lo scope, la struttura — ma un umano resta owner dell'ultima parola che esce con il tuo nome.

suggerimento

Lascia che il board faccia la matematica. Metti ogni prezzo in una colonna e calcola i totali con una formula (o rolla le voci di riga collegate). L'IA formatta la tabella preventivo da quei valori, così uno sconto o un cambio di quantità aggiorna il totale sul board e la prossima bozza è automaticamente corretta — l'IA non inventa mai un numero.

suggerimento

Inviala su approval — in sicurezza. Per chiudere il cerchio, aggiungi una seconda automazione con un trigger Campo modificato su Status proposta → Approvata. Dalle un'azione Invia o bozza email in modalità bozza (o uno step Approvazione umana) così la proposta è pronta per il cliente ma una persona clicca comunque invia. Nulla esce dal workspace senza revisione.

suggerimento

Dai all'IA template e tono. Incolla la struttura standard della proposta e i boilerplate — sezioni, garanzie, termini — nel prompt dello step IA Genera. Ottieni proposte coerenti e on-brand ogni volta, con solo le parti specifiche del deal che cambiano.

Domande frequenti​

Copera AI può scrivere una proposta commerciale in automatico?​

Sì. Un'Automation genera un documento di proposta completo dai dati del deal — azienda, contatto, scope concordato, pacchetto selezionato e totale — nel momento in cui un rep clicca un pulsante Bozza proposta sul deal. Arriva come documento Copera segnato pronto per la revisione, così una persona lo modifica e lo invia. Nulla raggiunge il cliente senza che un umano lo approvi prima.

Dove finisce la proposta in bozza?​

In un nuovo documento Copera creato dai campi del deal, con lo status del deal impostato su Pronto per la revisione e l'owner notificato. Apri il documento, modifica ciò che serve e invialo — esportalo in PDF o condividilo direttamente da Copera.

Può costruire il preventivo e calcolare i totali?​

Sì. I prezzi vivono sul deal — voci di riga con quantità e prezzo unitario, e una colonna formula che calcola subtotale, tasse e totale. Lo step IA formatta quei numeri in una tabella preventivo pulita dentro la proposta, così la matematica arriva dal tuo board, non dall'IA.

La proposta viene inviata al cliente in automatico?​

No, a meno che non aggiungi quello step. La ricetta base si ferma a una bozza pronta per la revisione. Puoi estenderla così che, quando un rep segna la proposta Approvata, una seconda automazione la invii al cliente come bozza — una persona clicca comunque invia — o la passi prima da uno step di approval.

Devo costruire l'automazione a mano?​

No. Descrivila ad Ask Copera AI e lui crea il Board Deals e assembla l'automazione per te, mostrando una review card per ogni modifica prima che venga creata qualsiasi cosa.

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