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Angebote und Quotes mit KI entwerfen

Am Ende dieses Rezepts klickt ein Rep einen Button auf einem Deal und — Sekunden später — liegt ein vollständiges Angebotsdokument inklusive Quote-Tabelle, entworfen aus den eigenen Daten des Deals, zur Review bereit. Weil Ihre Pipeline, Ihre Preise und Ihre Dokumente in einem Workspace leben, schreibt die KI aus dem realen Deal statt aus einer leeren Vorlage — und eine Person gibt trotzdem freigibt, bevor etwas den Kunden erreicht.

Bereitschaft: Jetzt verfügbar (gebaut als Automation). Die Version, in der ein benanntes Sales-Teammitglied die Pipeline beobachtet und Angebote von allein entwirft, rollt im Early Access aus.

Was es tut​

Angebote sind der Ort, an dem gute Deals stocken. Die Information ist alles da — Company, Kontakt, was sie brauchen, welches Paket passt, die Zahlen — aber sie zu einem sauberen Dokument zusammenzubauen ist eine Stunde Copy-Paste, die ein Rep am Ende eines langen Tages macht. Dieses Rezept kollabiert diese Stunde zu einem Klick.

Wenn ein Rep einen Deal als bereit markiert und Draft Proposal auf seiner Zeile klickt, die Automation:

  • Prüft, ob der Deal hat, was er braucht — Paket, Line Items und ein berechnetes Total — und stößt den Rep an, wenn etwas fehlt.
  • Schreibt das Angebot aus dem Kontext des Deals: Company und Kontakt, der vereinbarte Scope, die vorgeschlagene Lösung, eine formatierte Quote-Tabelle, Terms und Next Steps.
  • Legt ein Copera-Dokument aus diesem Entwurf an — ein echtes Dokument, das der Rep bearbeiten, kommentieren, als PDF exportieren oder teilen kann.
  • Markiert den Deal Ready for review, stempelt das Drafted-Datum und benachrichtigt den Deal-Owner, dass sein Angebot bereit ist.

Die Quote-Zahlen kommen vom Board, nicht von der KI: Line Items und eine Formula-Spalte berechnen Subtotal, Tax und Total, und die KI formatiert sie nur ins Dokument. Die Mathematik stimmt also immer, und der Rep startet von einem fertigen Entwurf statt einer leeren Seite — dann reviewt, tweakt und sendet.

So bauen Sie es selbst​

Deals-Board einrichten​

Jedem Deal die Felder geben, die ein Angebot braucht

Stellen Sie auf Ihrem Sales-Pipeline-Board sicher, dass jede Deal-Zeile das Rohmaterial für ein Angebot trägt: Company, Contact, einen Owner (zugewiesener User), den agreed scope oder die Needs (ein Rich-Text-Feld, das der Rep im Discovery füllt), ein Selected package und ein Proposal status-Feld mit Optionen wie Not started, Ready for review, Approved und Sent. Siehe Boards Overview, wenn Sie frisch starten.

Die Preise hinzufügen, die zum Quote werden

Fügen Sie die Zahlen hinzu, aus denen der Quote gebaut wird. Das einfachste Setup: Spalten Quantity und Unit price plus eine Formula-Spalte, die das Total berechnet (eine zweite Formula für Tax, falls nötig). Für Multi-Line-Quotes halten Sie Line Items als verlinkte Zeilen in einer eigenen Tabelle und rollen deren Totals auf den Deal hoch. So oder so macht das Board die Arithmetik — die KI formatiert nur.

Draft-Proposal-Button auf der Zeile platzieren

Fügen Sie einen Manual action button mit dem Label Draft Proposal zum Deal hinzu. Das ist der Trigger, den der Rep klickt, wenn ein Deal bereit ist — er steuert, wann ein Angebot entworfen wird, statt bei jedem Deal automatisch zu feuern.

Die Automation bauen​

Trigger: Manual action button

In Automations fügen Sie einen Manual action button-Trigger hinzu, der an den Draft Proposal-Button gebunden ist. Die Automation läuft jetzt on demand für den Deal, den der Rep geklickt hat. (Lieber automatisch? Tauschen Sie gegen einen Field changed-Trigger, der feuert, wenn Deal stage zu Proposal wechselt — siehe Tipp unten.)

Condition: Sicherstellen, dass der Deal bereit ist

Fügen Sie eine Condition (einen Row filter) hinzu, die nur fortfährt, wenn der Deal ein Selected package und ein Total größer null hat. Verbinden Sie den false-Branch mit einer Send notification-Aktion, die dem Rep sagt, was fehlt — „Paket und Preise hinzufügen, bevor entworfen wird.“ Niemand will ein Angebot mit leerem Quote.

AI step: Angebot und Quote schreiben

Auf dem true-Branch fügen Sie einen AI → Generate-Schritt hinzu, der das Angebot aus den Feldern des Deals entwirft — Company, Kontakt, agreed scope, selected package und das formula-berechnete Total und die Line Items. Prompten Sie die Struktur: „Schreibe ein Angebot mit kurzer Cover-Note, unserem Verständnis ihrer Needs, der vorgeschlagenen Lösung und dem Scope, einer Quote-Tabelle aus diesen Line Items und dem Total, Terms und Next Steps. Professionell, knapp, in unserer Stimme.“

Action: Angebotsdokument anlegen

Fügen Sie eine Create document-Aktion hinzu und mappen Sie den Output des AI-Schritts in den Dokumentkörper. So wird der Entwurf zu einem echten Copera-Dokument — eines, das der Rep bearbeiten, kommentieren, als PDF exportieren oder teilen kann. Benennen Sie es nach dem Deal, z. B. „Proposal — Acme Co.“ (Lieber den Entwurf auf dem Deal selbst behalten? Schreiben Sie ihn in den Rich-Text-Body der Zeile — siehe Tipps.)

Action: Als ready markieren und Datum stempeln

Fügen Sie eine Set field-Aktion hinzu, um Proposal status → Ready for review zu setzen, und eine Set date to now-Aktion auf einem Proposal drafted-Datum, damit Sie sehen, wie schnell Entwürfe umgeschlagen werden.

Action: Owner benachrichtigen

Fügen Sie eine Send notification (oder Send direct message) an den Owner des Deals hinzu: „📄 Ihr Angebot ist entworfen und ready to review.“ Inkludieren Sie einen Link zum neuen Dokument, damit sie einen Klick vom Bearbeiten entfernt sind.

tipp

Soll es automatisch feuern? Statt des Draft-Proposal-Buttons triggern Sie auf Field changed, wenn Deal stage zu Proposal wechselt. Jeder Deal, der in die Proposal-Stage vorrückt, bekommt einen Entwurf, der auf den Rep wartet — kein Klick nötig. Behalten Sie die „ist es ready?“-Condition, damit halbgefüllte Deals keine leeren Quotes produzieren.

Oder fragen Sie einfach Ask Copera AI​

Sie müssen den Graphen nicht von Hand zusammenbauen. Öffnen Sie Ask Copera AI und beschreiben Sie es:

„Lege ein Deals-Board an mit Spalten für Company, Contact, Deal stage, agreed scope, selected package, Quantity, Unit price, eine Formula-Spalte für das Total und einen Proposal-Status. Füge jedem Deal einen Button ‚Draft Proposal‘ hinzu und baue eine Automation: Wenn ich klicke, nutze KI, um Angebot und Quote aus den Feldern und dem Total des Deals zu schreiben, lege ein Dokument aus dem Entwurf an, setze den Proposal-Status des Deals auf ‚Ready for review‘ und sende mir eine Benachrichtigung mit Link zum Dokument.“

Ask Copera AI kann das Board und seine Spalten anlegen und dann die Automation für Sie zusammenbauen. Mit dem Standard-Berechtigungsmodus Ask before acting zeigt es eine Review-Karte für jede Änderung, bevor etwas angelegt wird — damit Sie Board-Setup und Automation freigeben, bevor sie existieren. Siehe Was Copera AI kann für die volle Liste der Aktionen.

Sie können auch ein einmaliges Angebot auf der Stelle entwerfen, ohne etwas zu bauen: „Entwirf ein Angebot für den Acme-Deal auf unserem Sales-Pipeline-Board — nutze Scope, Paket und Total.“ Ask Copera AI liest den Deal und schreibt den Entwurf direkt in der Konversation.

Machen Sie es zu einem festen Teammitglied​

Early Access

Stehende KI-Teammitglieder rollen schrittweise aus. Wenn eines Ihren Workspace erreicht, kann ein benanntes „Proposal Writer“-Teammitglied die Pipeline selbst beobachten: Sobald ein Deal als ready markiert ist, entwirft es das Angebotsdokument aus den Deal-Daten und hinterlässt es zur Review — von allein, unter eigener Identität. Ein Teammitglied kann Dokumente anlegen und aktualisieren, aber nichts außerhalb Ihres Workspace senden, damit eine Person das finale Angebot immer an den Kunden schickt. Bis dahin erledigt die Automation oben genau das heute — alles hier lässt sich jetzt als Automation bauen. Mehr über KI-Teammitglieder.

Tipps​

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Behalten Sie den Review-Schritt für alles, was der Kunde sieht. Entwerfen Sie zuerst ins Dokument; lassen Sie einen Rep bearbeiten und senden. Die KI macht das Zusammenbauen — die Zahlen, den Scope, die Struktur — aber ein Mensch besitzt das letzte Wort, das unter Ihrem Namen rausgeht.

tipp

Lassen Sie das Board die Mathematik machen. Legen Sie jeden Preis in eine Spalte und berechnen Sie Totals mit einer Formula (oder rollen Sie verlinkte Line Items hoch). Die KI formatiert die Quote-Tabelle aus diesen Werten, damit ein Discount oder eine Mengenänderung das Total auf dem Board aktualisiert und der nächste Entwurf automatisch stimmt — die KI erfindet nie eine Zahl.

tipp

Senden Sie bei Approval — sicher. Um die Schleife zu schließen, fügen Sie eine zweite Automation mit einem Field changed-Trigger auf Proposal status → Approved hinzu. Geben Sie ihr eine Send or draft email-Aktion im Draft-Modus (oder einen Human approval-Schritt), damit das Angebot an den Kunden vorbereitet ist, aber eine Person trotzdem auf Senden klickt. Nichts verlässt den Workspace unreviewed.

tipp

Füttern Sie die KI mit Ihrem Template und Ton. Fügen Sie Ihre Standard-Angebotsstruktur und Boilerplate — Abschnitte, Garantien, Terms — in den Prompt des AI-Generate-Schritts ein. Sie bekommen jedes Mal konsistente, on-brand Angebote, und nur die deal-spezifischen Teile ändern sich.

Häufig gestellte Fragen​

Kann Copera AI ein Sales-Angebot automatisch schreiben?​

Ja. Eine Automation erzeugt aus den Deal-Daten — Company, Kontakt, agreed scope, selected package und Total — im Moment, in dem ein Rep den Button Draft Proposal auf dem Deal klickt, ein vollständiges Angebotsdokument. Es landet als Copera-Dokument markiert ready for review, damit eine Person es bearbeitet und sendet. Nichts erreicht den Kunden ohne menschliche Freigabe zuerst.

Wo landet das entworfene Angebot?​

In einem neuen Copera-Dokument aus den Feldern des Deals, mit Status Ready for review und benachrichtigtem Owner. Sie öffnen das Dokument, bearbeiten alles und senden es — exportieren Sie es als PDF oder teilen Sie es direkt aus Copera.

Kann es den Price-Quote bauen und Totals berechnen?​

Ja. Die Preise leben auf dem Deal — Line Items mit Quantity und Unit price und eine Formula-Spalte, die Subtotal, Tax und Total berechnet. Der AI-Schritt formatiert diese Zahlen in eine saubere Quote-Tabelle im Angebot, damit die Mathematik von Ihrem Board kommt, nicht von der KI.

Wird das Angebot automatisch an den Kunden gesendet?​

Nein, es sei denn, Sie fügen diesen Schritt hinzu. Das Kernrezept stoppt bei einem Entwurf, der ready for review ist. Sie können es so erweitern, dass sobald ein Rep das Angebot als Approved markiert, eine zweite Automation es dem Kunden als Draft mailt — eine Person klickt trotzdem auf Senden — oder es zuerst durch einen Approval-Schritt leitet.

Muss ich die Automation von Hand bauen?​

Nein. Beschreiben Sie es Ask Copera AI und es legt das Deals-Board an und baut die Automation für Sie zusammen, mit einer Review-Karte für jede Änderung, bevor etwas angelegt wird.

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