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Redacta Propuestas y Cotizaciones con IA

Al terminar esta receta, un representante hace clic en un botón de una oportunidad y — segundos después — un documento de propuesta completo, con la tabla de cotización incluida, queda redactado a partir de los propios datos de la oportunidad y esperando revisión. Como tu pipeline, tus precios y tus documentos viven todos en un mismo espacio de trabajo, la IA escribe a partir de la oportunidad real en lugar de una plantilla en blanco, y una persona sigue dando el visto bueno antes de que algo llegue al cliente.

Disponibilidad: Disponible ahora (se construye como una Automation). La versión en la que un compañero de equipo de ventas con nombre propio vigila el pipeline y redacta las propuestas por su cuenta está llegando en acceso anticipado.

Qué hace​

Las propuestas son donde se estancan las buenas oportunidades. La información está toda ahí — la empresa, el contacto, lo que necesitan, qué paquete encaja, los números — pero armarla en un documento presentable es una hora de copiar y pegar que un representante hace al final de un día largo. Esta receta reduce esa hora a un clic.

Cuando un representante marca una oportunidad como lista y hace clic en Redactar propuesta en su fila, la automatización:

  • Comprueba que la oportunidad tiene lo necesario — un paquete, partidas y un total calculado — y le avisa al representante si falta algo.
  • Escribe la propuesta a partir del contexto de la oportunidad: la empresa y el contacto, el alcance que acordaste, la solución propuesta, una tabla de cotización con formato, las condiciones y los próximos pasos.
  • Crea un documento de Copera a partir de ese borrador — un documento de verdad que el representante puede editar, comentar, exportar a PDF o compartir.
  • Marca la propuesta como Lista para revisión, registra la fecha de redacción y avisa al responsable de la oportunidad de que ya está lista.

Los números de la cotización salen del Board, no de la IA: las partidas y una columna de fórmula calculan el subtotal, los impuestos y el total, y la IA simplemente les da formato dentro del documento. Así las cuentas siempre cuadran, y el representante parte de un borrador terminado en lugar de una página en blanco — luego revisa, ajusta y envía.

Constrúyelo tú mismo​

Configura el Board de oportunidades​

Dale a cada oportunidad los campos que necesita una propuesta

En tu Board de pipeline de ventas, asegúrate de que cada fila de oportunidad lleve la materia prima de una propuesta: Empresa, Contacto, un responsable (un usuario asignado), el alcance acordado o las necesidades (un campo de texto enriquecido que el representante llena durante el descubrimiento), un Paquete seleccionado y un campo de Estado de la propuesta con opciones como Sin empezar, Lista para revisión, Aprobada y Enviada. Consulta Introducción a los Boards si empiezas desde cero.

Agrega los precios que se convierten en la cotización

Agrega los números con los que se arma la cotización. La configuración más simple: columnas de Cantidad y Precio unitario más una columna de fórmula que calcule el Total (agrega una segunda fórmula para los impuestos si la necesitas). Para cotizaciones de varias líneas, mantén las partidas como filas vinculadas en su propia tabla y consolida sus totales en la oportunidad. Sea como sea, el Board hace las cuentas — la IA solo les da formato.

Coloca un botón Redactar propuesta en la fila

Agrega a la oportunidad un botón de acción manual con la etiqueta Redactar propuesta. Es el desencadenador que el representante pulsa cuando una oportunidad está lista — pone al representante en control de cuándo se redacta una propuesta, en lugar de dispararse en cada oportunidad automáticamente.

Construye la automatización​

Desencadenador: Botón de acción manual

En Automations, agrega un desencadenador de Botón de acción manual vinculado al botón Redactar propuesta. Ahora la automatización se ejecuta bajo demanda para la oportunidad en la que el representante hizo clic. (¿Prefieres que sea automático? Cámbialo por un desencadenador Campo modificado que se dispare cuando la Etapa cambie a Propuesta — mira el consejo de abajo.)

Condición: Asegúrate de que la oportunidad esté lista

Agrega una condición (un filtro de fila) que solo continúe cuando la oportunidad tenga un Paquete seleccionado y un Total mayor que cero. Conecta la rama falsa a una acción Enviar notificación que le diga al representante qué falta — "Agrega un paquete y los precios antes de redactar." Nadie quiere una propuesta con una cotización en blanco.

Paso de IA: Escribe la propuesta y la cotización

En la rama verdadera, agrega un paso IA → Generar que redacte la propuesta a partir de los campos de la oportunidad — empresa, contacto, alcance acordado, paquete seleccionado y el total y las partidas calculados por la fórmula. Pídele una estructura: "Escribe una propuesta con una breve nota de presentación, nuestra comprensión de sus necesidades, la solución y el alcance propuestos, una tabla de cotización armada con estas partidas y este total, las condiciones y los próximos pasos. Profesional, concisa, con nuestra voz."

Acción: Crea el documento de propuesta

Agrega una acción Crear documento y asigna la salida del paso de IA al cuerpo del documento. Esto convierte el borrador en un documento de Copera de verdad — uno que el representante puede editar, comentar, exportar a PDF o compartir. Nómbralo a partir de la oportunidad, como "Propuesta — Acme Co." (¿Prefieres mantener el borrador en la propia oportunidad? Escríbelo en el cuerpo de texto enriquecido de la fila — mira los Consejos.)

Acción: Márcala como lista y registra la fecha

Agrega una acción Definir campo para mover el Estado de la propuesta → Lista para revisión, y una acción Definir fecha a ahora sobre una fecha Propuesta redactada para que veas qué tan rápido salen los borradores.

Acción: Notifica al responsable

Agrega un Enviar notificación (o Enviar mensaje directo) al responsable de la oportunidad: "📄 Tu propuesta está redactada y lista para revisar." Incluye un enlace al nuevo documento para que esté a un clic de editarlo.

consejo

¿Quieres que se dispare automáticamente? En lugar del botón Redactar propuesta, dispara con Campo modificado cuando la Etapa pase a Propuesta. Cada oportunidad que avanza a la etapa de propuesta recibe un borrador esperando al representante — sin necesidad de hacer clic. Mantén la condición de "¿está lista?" para que las oportunidades a medio llenar no generen cotizaciones vacías.

O simplemente pídeselo a Copera AI​

No tienes que armar el grafo a mano. Abre Ask Copera AI y descríbelo:

"Crea un Board de oportunidades con columnas para empresa, contacto, etapa, alcance acordado, un paquete seleccionado, cantidad, precio unitario, una columna de fórmula para el total y un estado de la propuesta. Agrega un botón 'Redactar propuesta' a cada oportunidad y luego crea una automatización: cuando haga clic, usa IA para escribir una propuesta y una cotización a partir de los campos y el total de la oportunidad, crea un documento a partir del borrador, fija el estado de la propuesta en 'Lista para revisión' y envíame una notificación con un enlace al documento."

Ask Copera AI puede crear el Board y sus columnas, y luego armar la automatización por ti. Con el modo de permiso predeterminado Preguntar antes de actuar, te muestra una tarjeta de revisión para cada cambio antes de crear nada — así apruebas la configuración del Board y la automatización antes de que existan. Consulta Qué puede hacer Copera AI para ver la lista completa de acciones que puede realizar.

También puedes redactar una propuesta puntual al instante, sin construir nada: "Redacta una propuesta para la oportunidad de Acme en nuestro Board de Pipeline de Ventas — usa su alcance, su paquete y su total." Ask Copera AI lee la oportunidad y escribe el borrador ahí mismo en la conversación.

Conviértelo en un compañero de equipo permanente​

Acceso anticipado

Los AI teammates permanentes se están implementando de forma gradual. Cuando uno llegue a tu espacio de trabajo, un compañero de equipo con nombre propio — un "Redactor de Propuestas" — podrá vigilar el propio pipeline: en el momento en que una oportunidad se marca como lista, redacta el documento de propuesta a partir de los datos de la oportunidad y lo deja para revisión — por su cuenta, bajo su propia identidad. Un compañero de equipo puede crear y actualizar documentos, pero no puede enviar nada fuera de tu espacio de trabajo, así que una persona siempre envía la propuesta final al cliente. Hasta entonces, la automatización de arriba hace exactamente esto hoy — todo lo de aquí se puede construir ahora como una Automation. Descubre más sobre los AI teammates.

Consejos​

consejo

Mantén el paso de revisión para todo lo que ve el cliente. Redacta primero en un documento; deja que un representante lo edite y lo envíe. La IA hace el ensamblaje — los números, el alcance, la estructura — pero una persona sigue teniendo la última palabra sobre lo que sale bajo tu nombre.

consejo

Deja que el Board haga las cuentas. Pon cada precio en una columna y calcula los totales con una fórmula (o consolida partidas vinculadas). La IA da formato a la tabla de cotización a partir de esos valores, así que un descuento o un cambio de cantidad actualiza el total en el Board y el siguiente borrador es automáticamente correcto — la IA nunca inventa un número.

consejo

Envíala al aprobarse — de forma segura. Para cerrar el ciclo, agrega una segunda automatización con un desencadenador Campo modificado sobre Estado de la propuesta → Aprobada. Dale una acción Enviar o redactar correo en modo borrador (o un paso de Aprobación humana) para que la propuesta quede lista para el cliente pero una persona siga pulsando enviar. Nada sale del espacio de trabajo sin revisión.

consejo

Aliméntale a la IA tu plantilla y tu tono. Pega tu estructura de propuesta estándar y tu texto base — secciones, garantías, condiciones — en el prompt del paso de IA Generar. Obtienes propuestas consistentes y fieles a tu marca cada vez, cambiando solo las partes específicas de cada oportunidad.

Preguntas Frecuentes​

¿Copera AI puede redactar una propuesta comercial automáticamente?​

Sí. Una Automation genera un documento de propuesta completo a partir de los datos de una oportunidad — la empresa, el contacto, el alcance acordado, el paquete seleccionado y el total — en el momento en que un representante hace clic en el botón Redactar propuesta de la oportunidad. Queda como un documento de Copera marcado como listo para revisión, para que una persona lo edite y lo envíe. Nada llega al cliente sin que una persona lo apruebe antes.

¿Dónde termina la propuesta redactada?​

En un nuevo documento de Copera creado a partir de los campos de la oportunidad, con el estado de la oportunidad fijado en Lista para revisión y el responsable notificado. Abres el documento, editas lo que quieras y lo envías — expórtalo a PDF o compártelo directamente desde Copera.

¿Puede armar la cotización y calcular los totales?​

Sí. Los precios viven en la oportunidad — partidas con cantidad y precio unitario, y una columna de fórmula que calcula el subtotal, los impuestos y el total. El paso de IA da formato a esos números en una tabla de cotización clara dentro de la propuesta, así que las cuentas salen de tu Board, no de la IA.

¿La propuesta se envía al cliente automáticamente?​

No, a menos que agregues ese paso. La receta base se detiene en un borrador listo para revisión. Puedes ampliarla para que, una vez que un representante marque la propuesta como Aprobada, una segunda automatización la envíe al cliente por correo como borrador — una persona sigue pulsando enviar — o la pase primero por un paso de aprobación.

¿Tengo que construir la automatización a mano?​

No. Descríbeselo a Ask Copera AI y crea el Board de oportunidades y arma la automatización por ti, mostrando una tarjeta de revisión para cada cambio antes de crear nada.

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