Router automatiquement les nouveaux leads vers le bon commercial
À la fin de cette recette, vous aurez une automation qui capture chaque nouveau lead à l'instant où il arrive, le route vers le bon commercial par territoire ou segment, l'assigne comme responsable et laisse la ligne avec un statut et des tampons de temps — pour qu'aucun lead ne reste dans un tas de non assignés. Parce que la capture de leads, votre board pipeline et votre équipe vivent tous dans un seul espace de travail, l'automation a le contexte pour faire le tri qu'un manager commercial ferait à la main — en secondes et 24 h/24.
Disponibilité : Disponible maintenant — construite comme une seule Automation. La version où un coéquipier nommé porte le routage de bout en bout arrive en accès anticipé.
Ce qu'elle fait
Au moment où un nouveau lead arrive — un formulaire web est soumis ou une ligne atterrit sur votre table Leads — une automation exécute le tri :
- Lit le lead et découvre à quel groupe il appartient — par région, segment, taille d'entreprise, intérêt produit ou une combinaison.
- Le route vers le bon commercial en l'assignant comme Owner de la ligne, pour qu'exactement une personne porte chaque lead.
- Tamponne le board — définit Status → Assigned, enregistre la Assignment date et définit une date Follow-up by pour que l'horloge commence à tourner.
- Notifie le commercial avec un message direct (et, si vous le voulez, un message sur votre canal ventes) pour qu'il puisse contacter tant que le lead est encore chaud.
Aucun lead ne reste sans propriétaire. Aucun manager n'a à router à la main. Le commercial le sait en secondes, au lieu de seulement le lendemain matin — et cela compte, parce que la vitesse de réponse au lead (speed-to-lead) est l'un des plus gros indicateurs de si un lead entrant convertira.
Construisez-la vous-même
Configuration unique
Créez un board avec une table pour les leads. Ajoutez des colonnes pour Company (et l'Email de contact), Region (un single-select comme Americas / EMEA / APAC), Segment (un single-select comme SMB / Mid-Market / Enterprise), Company size (un nombre), Product interest, une colonne people Owner, un single-select Status (New, Assigned, In progress, Won, Lost), une Assignment date, une date Follow-up by et une colonne rich text Message pour tout ce que le lead a écrit. Si les leads arrivent via votre site, créez un formulaire public à partir de cette table pour que les soumissions deviennent des lignes.
L'automation de routage
Ajoutez un déclencheur Form submitted pour que l'automation tourne à l'instant où quelqu'un soumet votre formulaire de leads. Quelle que soit la façon dont vos leads arrivent, il y a un déclencheur pour cela — s'ils atterrissent sur la table par import, API ou intégration entrante au lieu d'un formulaire, utilisez Row created sur la table Leads et le reste des étapes est identique.
Si votre formulaire a un champ texte libre « De quoi avez-vous besoin ? », ajoutez une étape AI → Classify pour étiqueter le Segment du lead (SMB / Mid-Market / Enterprise), ou une étape AI → Extract pour tirer de la message des détails structurés (taille d'entreprise, cas d'usage) et les mettre dans des colonnes. Mappez le résultat vers le champ par lequel vous allez router. Sautez cela si votre formulaire capture déjà la région et le segment comme champs de sélection propres — router avec des champs structurés est toujours plus fiable qu'avec du texte libre.
Ajoutez un bloc Condition qui vérifie où le lead doit aller. Utilisez Compare two values pour une seule règle (par exemple, Region equals « EMEA »), ou un Row filter avec des groupes AND/OR pour combiner des règles (par exemple, Segment is Enterprise AND Company size greater than 500). La sortie true de la condition gère ce commercial ; la sortie false passe à la condition suivante, pour la région ou le segment suivant.
Dans la branche true correspondante, ajoutez une action Assign user(s) qui ajoute le bon commercial à la colonne people Owner. Puis montez une cascade — condition → assigner, condition → assigner — pour que chaque territoire ou segment finisse avec exactement un responsable. Ajoutez une branche joker finale qui assigne un responsable des leads entrants ou votre manager commercial, pour qu'un lead n'échappe jamais sans commercial.
Dans la même branche, enchaînez trois actions rapides pour que la ligne porte tout son état : une action Set field pour mettre Status → Assigned, une action Set date to now pour enregistrer la Assignment date, et une action Set relative date pour définir le Follow-up by (par exemple, Assignment date + 1 jour). C'est la moitié « tamponner le board » du résultat — chaque lead routé montre maintenant qui est le responsable, quand il a été assigné et quand expire le premier contact.
Ajoutez une action Send direct message (ou Send notification) au commercial assigné, pour qu'il sache qu'il a un lead qui attend, avec le nom de l'entreprise et un lien vers la ligne. Pour donner de la visibilité à l'équipe, ajoutez aussi un Post channel message sur votre canal #sales — « Nouveau lead EMEA → Aisha. »
Ajoutez une action SLA timer control pour démarrer un timer SLA de première réponse sur la ligne. Vous pouvez maintenant mesurer la vitesse de réponse au lead et même monter une automation séparée qui se déclenche sur SLA breached pour escalader tout lead qu'un commercial n'a pas touché à temps.
Gardez tout dans une seule automation. Un déclencheur large (tout nouveau lead) suivi d'une cascade de paires condition → assigner est plus facile à lire et maintenir qu'une automation par commercial — et la validation live signale toute branche que vous oubliez de connecter avant de publier.
Ou demandez simplement à Copera AI
Vous n'avez pas à monter le graphe à la main. Ouvrez Ask Copera AI et décrivez le résultat que vous voulez :
« Crée un board Leads avec des colonnes pour entreprise, e-mail, région, segment, responsable, statut, date d'assignation et une date de follow-up. Puis monte une automation : quand notre formulaire de leads est soumis, route le lead vers le bon commercial par région — Americas pour Diego, EMEA pour Aisha, APAC pour Mei —, définis-le comme responsable, marque comme Assigned, enregistre la date d'assignation, définis une date de follow-up un jour après et envoie un DM à ce commercial pour l'avertir qu'un nouveau lead attend. »
Ask Copera AI peut créer le board et ses colonnes, puis monter toute l'automation de routage — déclencheur, conditions et actions — pour vous. Avec le mode de permission par défaut Demander avant d'agir, il montre une carte de relecture pour chaque changement avant de créer quoi que ce soit, donc vous approuvez la config du board et l'automation avant qu'elles existent. Voir Ce que Copera AI peut faire pour la liste complète de ce qu'il peut construire.
En faire un coéquipier permanent
Les coéquipiers IA permanents sont déployés progressivement. Quand l'un est disponible dans votre espace de travail, vous pourrez confier le routage à un coéquipier nommé — un agent « Sales Ops » : il lit chaque nouveau lead, décide du commercial qui colle le mieux à partir de vos règles et des propres mots du lead, met à jour le champ Owner et envoie un DM au commercial pour l'avertir qu'un lead attend, le tout sous sa propre identité. En attendant, l'automation ci-dessus gère aujourd'hui le routage, l'enregistrement et la passation. En savoir plus dans AI teammates.
Conseils
La vitesse de réponse est tout. L'automation se déclenche à l'instant où un formulaire est soumis ou une ligne est créée, donc un lead a un propriétaire en secondes, pas en heures. Couplez-la au timer SLA optionnel et à une escalation sur SLA breached pour qu'un lead ne reste jamais silencieux sans que quelqu'un le remarque.
Routez avec des champs propres, pas du texte libre. Les conditions sont exactes quand elles comparent des champs de sélection comme Region et Segment. Si vos leads arrivent comme texte libre désordonné, ajoutez d'abord une étape AI → Classify ou AI → Extract pour transformer le message en ces champs, puis routez avec le résultat.
Terminez toujours avec exactement un responsable. Montez le routage comme une cascade de paires condition → assigner et finalisez avec une branche joker qui assigne un responsable des leads entrants ou votre manager. Ainsi, un lead atypique qui ne correspond à aucune règle tombe encore sur une personne réelle au lieu de rester non assigné.
Vous préférez le round robin ? Vous pouvez l'approximer : gardez un compteur, ajoutez une action Increment number chaque fois qu'un lead arrive et utilisez une Formula condition pour dévier vers le prochain commercial dans la rotation. Le routage par territoire ou segment est plus simple et la config la plus courante, donc commencez par là et n'utilisez le round robin que quand tout le monde partage vraiment une seule file.
Questions fréquentes
Copera peut-il assigner automatiquement les nouveaux leads au bon commercial ?
Oui. Une automation se déclenche quand un formulaire de leads est soumis ou qu'une nouvelle ligne atterrit sur votre table Leads, utilise des blocs de condition pour router le lead par territoire, segment ou taille d'entreprise, puis une action Assign user(s) définit le bon commercial comme responsable de la ligne. Elle tamponne aussi le statut et les dates et notifie le commercial — le tout en secondes, sans manager au milieu.
Le routage de leads se fait-il immédiatement ?
Oui. L'automation se déclenche au moment où l'événement du déclencheur se produit — soumission de formulaire ou création de ligne —, donc le bon commercial est assigné et notifié en secondes. Cette vitesse de réponse au lead est l'un des plus gros indicateurs de si un lead entrant convertira.
Puis-je router les leads par territoire, taille d'entreprise ou produit ?
Oui. Les blocs de condition comparent les champs du lead — région, segment, taille du deal, intérêt produit — avec des opérateurs comme equals, contains et greater than, et vous pouvez combiner plusieurs vérifications avec des groupes AND/OR. Chaque condition envoie le lead sur un chemin vrai ou faux jusqu'au commercial qui correspond.
Copera peut-il faire du routage de leads round robin ?
Vous pouvez approximer le round robin avec une action Increment number sur un compteur plus une Formula condition qui dévie vers le prochain commercial dans la rotation. Le routage par attributs — par région ou segment — est plus simple et la config la plus courante en pratique, donc la plupart des équipes commencent par là et ajoutent un joker round robin pour le reste.
L'IA décide-t-elle qui reçoit chaque lead ?
Les règles de routage sont les vôtres. Optionnellement, une étape AI → Classify ou AI → Extract peut lire le message en texte libre d'un lead et l'étiqueter avec un segment ou extraire des détails structurés, pour que les leads entrants désordonnés soient routés proprement — mais l'assignation elle-même suit les règles que vous définissez, donc vous savez toujours pourquoi un lead a atterri où il a atterri.
Voir aussi
- Automations — la référence complète des déclencheurs, conditions et actions derrière cette recette
- Ne laissez plus un lead refroidir : relances IA — l'étape suivante : relancez le commercial quand un lead routé se tait
- Suivi SLA — mesurez la vitesse de réponse au lead et escaladez quand le SLA est violé
- Ce que Copera AI peut faire — tout ce qu'Ask Copera AI peut construire pour vous
- IA dans les Boards — configuration de board et lignes assistée par IA
- Ce que vous pouvez construire avec Copera AI — le playbook complet