Gestión de almacenamiento
Cada espacio de trabajo de Copera comparte un único pool de almacenamiento del que cualquier miembro puede disponer. Entender cómo crece el pool y mantener tu uso bajo control asegura que tu equipo siempre tenga espacio para los archivos importantes.
Cómo funciona el pool de almacenamiento
El pool de almacenamiento de tu espacio de trabajo se comparte entre todos los miembros: cada subida cuenta para el mismo pool, sin importar quién la haya hecho. El tamaño del pool lo define tu nivel de almacenamiento:
- Almacenamiento gratis en todo espacio de trabajo — donde empieza todo espacio de trabajo, siempre.
- Un add-on mensual de almacenamiento — sube de nivel cuando necesites más espacio.
Solo los medios cuentan para el pool. Mensajes, documentos, boards y tareas siguen siendo ilimitados.
Copera no impone límites de tamaño de archivo, así que un solo video grande o archivo de diseño puede ir directo a Drive sin toparse con un tope arbitrario por archivo. El tamaño de cada archivo se registra en el momento en que se sube. Cuando se edita un archivo (por ejemplo, un documento de Office guardado en el navegador), el uso de almacenamiento se actualiza para reflejar el nuevo tamaño del archivo.
Comprobar el espacio usado
El almacenamiento pertenece a todo el espacio de trabajo, no a cada persona, así que Drive no muestra cifras de almacenamiento. Los administradores del espacio de trabajo lo ven en Configuración → Almacenamiento, que muestra:
- Espacio usado — El tamaño total de todos los archivos almacenados actualmente en Drive.
- Capacidad del pool — El espacio total disponible para tu espacio de trabajo, definido por tu nivel de almacenamiento actual.
Si tu espacio de trabajo se está acercando a su capacidad, Copera te avisa para que puedas actuar antes de que las subidas empiecen a fallar.
Liberar espacio
Si tu espacio de trabajo se está quedando sin almacenamiento, aquí tienes los pasos que puedes seguir para recuperar espacio:
Vaciar la papelera
Los archivos de la papelera siguen contando para tu pool de almacenamiento. Para liberar espacio de inmediato:
- Ve a la sección Trash en la barra lateral de Drive.
- Revisa los elementos de la papelera.
- Elimina de forma permanente los elementos que ya no necesitas.
Cuando un archivo se elimina de forma permanente, su tamaño se resta del espacio usado de tu espacio de trabajo. Los elementos de la papelera se purgan automáticamente después de 30 días, pero puedes eliminarlos antes para recuperar espacio de inmediato.
Eliminar archivos duplicados o desactualizados
Revisa tu Drive en busca de archivos que ya no se necesitan:
- Versiones antiguas de documentos que han sido reemplazadas.
- Subidas duplicadas.
- Archivos temporales o recursos de prueba.
Revisar los archivos grandes
Ordena tus archivos por tamaño para identificar los elementos más grandes de tu Drive. Eliminar incluso unos pocos archivos grandes puede liberar mucho espacio.
Hacer crecer el pool
Cuando tu equipo necesita más espacio de forma constante, sube de nivel.
Sube de nivel de almacenamiento
El almacenamiento es un add-on mensual con precio por nivel. Los niveles mayores cuestan menos por GB, así que un equipo que choca constantemente con el techo suele salir ganando con un nivel más que limpiando espacio una y otra vez. Los niveles y precios actuales están en la configuración de facturación de tu espacio de trabajo.
Propiedad de los archivos
Cada archivo se asocia al miembro que lo subió:
- El propietario del archivo se registra para cada elemento subido.
- Transferir la propiedad de un archivo no cambia la cantidad de almacenamiento usado — el tamaño del archivo sigue contando para el pool del espacio de trabajo.
- Cuando se quita a un miembro del espacio de trabajo, sus archivos permanecen en Drive y siguen contando para el pool. Un administrador puede gestionar o reasignar estos archivos.
Buenas prácticas
- Vacía la papelera con regularidad para mantener el uso de almacenamiento preciso y ajustado.
- Usa carpetas para organizar y poder identificar y eliminar fácilmente el contenido desactualizado.
- Monitorea el almacenamiento periódicamente para evitar fallos de subida inesperados cuando el pool esté lleno.
- Coordina con tu equipo para que las subidas de archivos grandes (como videos o recursos de diseño) sean planificadas y previstas.
- Sube de nivel antes de quedarte sin espacio — los niveles mayores cuestan menos por GB, y las subidas fallan cuando el pool se llena.