Gestione dello storage
Ogni workspace Copera condivide un unico pool di storage da cui qualsiasi membro può attingere. Capire come cresce il pool e tenere sotto controllo l'utilizzo assicura che il team abbia sempre spazio per i file importanti.
Come funziona il pool di storage
Il pool di archiviazione del tuo spazio di lavoro è condiviso tra tutti i membri: ogni caricamento conta sullo stesso pool, indipendentemente da chi lo ha fatto. La dimensione del pool dipende dal tuo livello di archiviazione:
- Archiviazione gratuita in ogni spazio di lavoro — il punto di partenza di ogni spazio di lavoro, sempre.
- Un add-on mensile di archiviazione — passa a un livello superiore quando ti serve più spazio.
Contano solo i media. Messaggi, documenti, boards e attività restano illimitati.
Copera non impone limiti di dimensione per file, così un singolo video grande o file di design può andare dritto in Drive senza un tetto arbitrario per file. La dimensione di ciascun file viene tracciata nel momento in cui viene caricato. Quando un file viene modificato (ad esempio un documento Office salvato nel browser), l'uso dello storage viene aggiornato per riflettere la nuova dimensione del file.
Controllare lo spazio usato
Lo spazio appartiene a tutto il workspace, non alle singole persone, quindi Drive non mostra i numeri dello spazio. Gli amministratori del workspace lo vedono in Impostazioni → Archiviazione, che mostra:
- Used space -- La dimensione totale di tutti i file attualmente archiviati in Drive.
- Capacità del pool — Lo spazio totale disponibile per il tuo spazio di lavoro, definito dal livello di archiviazione attuale.
Se il workspace si sta avvicinando alla capacità, Copera ti avvisa così puoi agire prima che gli upload inizino a fallire.
Liberare spazio
Se il workspace sta finendo lo storage, ecco i passi che puoi fare per recuperare spazio:
Svuotare il Trash
I file nel Trash contano ancora nel pool di storage. Per liberare spazio subito:
- Vai alla sezione Trash nella barra laterale di Drive.
- Rivedi gli elementi nel Trash.
- Elimina in modo permanente gli elementi di cui non hai più bisogno.
Quando un file viene eliminato in modo permanente, la sua dimensione viene sottratta dallo spazio usato del workspace. Gli elementi del Trash vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni, ma puoi eliminarli prima per recuperare spazio subito.
Rimuovere file duplicati o obsoleti
Rivedi il Drive per file che non servono più:
- Vecchie versioni di documenti che sono stati sostituiti.
- Upload duplicati.
- File temporanei o asset di test.
Controllare i file grandi
Ordina i file per dimensione per identificare gli elementi più grandi nel Drive. Rimuovere anche solo pochi file grandi può liberare molto spazio.
Far crescere il pool
Quando il tuo team ha costantemente bisogno di più spazio, passa a un livello superiore.
Passa a un livello di archiviazione superiore
L'archiviazione è un add-on mensile con prezzo per livello. I livelli più grandi costano meno per GB, quindi un team che sbatte di continuo contro il tetto di solito ci guadagna passando a un livello superiore invece di liberare spazio ogni volta. Livelli e prezzi aggiornati sono nelle impostazioni di fatturazione del tuo spazio di lavoro.
Proprietà dei file
Ogni file è associato al membro che lo ha caricato:
- Il proprietario del file è registrato per ogni elemento caricato.
- Trasferire la proprietà del file non cambia la quantità di storage usata — la dimensione del file conta ancora nel pool del workspace.
- Quando un membro viene rimosso dal workspace, i suoi file restano in Drive e continuano a contare nel pool. Un amministratore può gestire o riassegnare questi file.
Best practice
- Svuota regolarmente il Trash per mantenere l'uso dello storage accurato e snello.
- Usa le cartelle per organizzare così puoi identificare e rimuovere facilmente i contenuti obsoleti.
- Monitora lo storage periodicamente per evitare fallimenti di upload imprevisti quando il pool è pieno.
- Coordina con il team così gli upload di file grandi (come video o asset di design) sono pianificati e attesi.
- Passa a un livello superiore prima di esaurire lo spazio — i livelli più grandi costano meno per GB, e i caricamenti falliscono quando il pool è pieno.