Agenda Entrevistas con IA
Al terminar esta receta, un candidato que llega a la etapa de entrevista recibe un enlace de reserva, y en el momento en que elige un horario Copera agenda la entrevista en tu calendario, se lo avisa al entrevistador y le envía al candidato un correo de confirmación — mientras Ask Copera AI está siempre listo para agendar y confirmar cualquier entrevista concreta cuando lo necesites. Como tu Board de Reclutamiento, tu calendario, tu chat y tu correo viven todos en un mismo espacio de trabajo, la IA tiene el contexto para llevar adelante el agendamiento, en lugar de solo sugerir horarios.
Disponibilidad: Disponible ahora (se construye con dos automatizaciones, más Ask Copera AI para el agendamiento puntual). La versión en la que un compañero de equipo con nombre propio —un coordinador de reclutamiento— mantiene todo el pipeline en marcha por sí solo está llegando en acceso anticipado.
Qué hace
Agendar entrevistas es una muerte a base de mil correos: propones tres horarios, el candidato no puede en ninguno, el entrevistador mueve una reunión y vuelves a empezar. Esta receta elimina el ida y vuelta para que un candidato pase de "listo para entrevista" a "reservado y confirmado" sin que un coordinador se pase el día jugando al tenis con los calendarios.
Una aclaración honesta desde el principio, porque le da forma a toda la construcción: ni una automatización ni el asistente se meten en los calendarios privados de dos personas para deducir un hueco libre en común. El horario real se elige de una de dos maneras, y esta receta usa ambas:
- Los candidatos eligen su propio horario entre tus espacios libres en un enlace de reserva (una página de reservas de Copera). Esto es lo que de verdad concilia el "cuándo estamos libres los dos" — el candidato elige por sí mismo un horario de tu disponibilidad real, así que nunca propones horarios a mano.
- Ask Copera AI reserva un caso puntual a demanda — "agenda una entrevista telefónica con este candidato, invita al gerente de contratación, envíale los detalles por correo y actualiza la fila". Tú (o las personas invitadas, al aceptar la invitación del calendario) confirman el horario; el asistente hace la reserva, el correo y la actualización de la fila en una sola pasada.
El trabajo de la automatización es todo lo que rodea a ese momento: invitar a los candidatos adecuados y, una vez elegido un horario, reservarlo en todos los lugares donde tiene que quedar registrado. Así que el panorama completo son dos automatizaciones más el asistente:
- La invitadora se ejecuta según un horario, encuentra a los candidatos que están listos para entrevista y le envía a cada uno por correo un enlace de reserva.
- Un candidato elige un horario en el enlace — autoservicio, desde tu disponibilidad real.
- La reservadora se dispara en el instante en que se crea esa reserva: pone la entrevista en tu Google Calendar, actualiza la fila del candidato a Entrevista programada, le manda un mensaje directo al entrevistador con un informe de preparación y le envía al candidato un correo de confirmación.
- Ask Copera AI se encarga de los casos puntuales y las reprogramaciones — dile qué reunión reservar y crea el evento, invita a las personas, le envía el correo al candidato y actualiza la fila de una sola vez, sin necesidad de ningún pipeline para una sola entrevista.
Constrúyelo tú mismo
Configuración inicial
En las conexiones de tu espacio de trabajo, conecta tu cuenta de Google. Esto permite que una automatización cree un evento de Google Calendar y envíe correo a través de Gmail en tu nombre. Consulta Conectores para ver la lista completa de lo que hace cada conector.
En tu Board de candidatos, asegúrate de tener una columna Etapa (con opciones como Listo para entrevista y Entrevista programada), una columna Fecha de entrevista, una columna de personas Entrevistador, una columna Correo del candidato y una columna de fecha Invitación enviada que la automatización pueda marcar para no invitar nunca dos veces a la misma persona.
Automatización 1 — invita a reservar a los candidatos listos
Esta es una automatización programada y de tipo colección: barre el Board con una cadencia y actúa sobre cada candidato que está listo. Constrúyela en Automations.
Agrega un desencadenador de Programación — por ejemplo, cada día laborable a las 8:00 AM — para que la invitadora se ejecute sola sin que nadie la ponga en marcha.
Agrega un paso Buscar filas que devuelva a los candidatos donde Etapa es Listo para entrevista y Invitación enviada está vacío. Esa es tu colección para esta ejecución — las personas que necesitan un enlace y todavía no lo han recibido.
Agrega un paso Para cada sobre esas filas para que los siguientes pasos se ejecuten una vez por candidato.
Dentro del bucle, agrega un paso IA → Generar que escriba una invitación cálida y personal usando el nombre del candidato y el puesto. Mantenla humana — un par de frases amables, no una carta modelo — e incluye tu enlace de reserva para que elijan un horario.
Agrega una acción Enviar o redactar correo (o el conector de Gmail si envías desde Google) para enviarle al candidato la invitación y el enlace de reserva. Elige la entrega en modo borrador si quieres que un reclutador le eche un vistazo a la redacción primero.
Agrega una acción Fijar campo para marcar Invitación enviada con la fecha de hoy, de modo que la ejecución de mañana se salte a este candidato.
La automatización no elige el horario de la entrevista — lo hace el candidato, al elegir un espacio libre en tu enlace de reserva. Eso es lo que la mantiene honesta: los horarios ofrecidos son tu disponibilidad real, no una suposición.
Automatización 2 — resérvala cuando un candidato elige un horario
Empieza una segunda automatización con el desencadenador Reserva creada. Se dispara en el momento en que un candidato elige un horario en tu enlace de reserva, y le pasa al flujo el horario elegido de la reserva y el correo de quien reservó.
Agrega un paso Buscar filas que haga coincidir el correo de la reserva con la columna Correo del candidato, para que el resto del flujo actúe sobre la fila correcta.
Agrega la acción Crear evento de calendario del conector de Google Calendar. Define el título de la entrevista, el horario elegido, e invita tanto al candidato como al Entrevistador de la fila para que quede en el calendario de todos.
Agrega una acción Actualizar fila (o Fijar campo) para mover Etapa → Entrevista programada y escribir el horario reservado en Fecha de entrevista. Ahora el pipeline refleja la realidad sin ninguna actualización manual.
Agrega un paso IA → Resumir sobre la fila del candidato — notas del currículum, historial de etapas, el puesto — y una acción Crear documento para convertirlo en un informe de preparación de una página que el entrevistador pueda ojear antes de la llamada.
Agrega una acción Enviar mensaje directo (o un Enviar notificación) al entrevistador con el horario y un enlace al documento de preparación. Cámbiala por un Publicar mensaje en canal en tu canal de contratación si todo el panel debe verlo.
Agrega una acción Enviar o redactar correo (o Gmail) que le confirme al candidato el horario reservado y los datos para unirse. Usa la entrega en modo borrador o aprobación si prefieres que una persona dé el visto bueno antes de que algo salga del espacio de trabajo.
¿Quieres invitaciones al instante en lugar de un barrido diario? Dispara la Automatización 1 con Campo modificado vigilando Etapa, con una condición de que haya cambiado a Listo para entrevista. Así el enlace sale en el segundo en que un candidato avanza, y puedes prescindir de la versión programada. Ambas son válidas — elige la cadencia que quiera tu equipo.
Agrega recordatorios con una tercera automatización diminuta. Usa un desencadenador Fecha alcanzada configurado para 1 día antes (y otra vez 1 hora antes) de la Fecha de entrevista para enviar un correo de recordatorio al candidato y un Enviar mensaje directo al entrevistador. Es el seguro anti-ausencias más barato que construirás jamás.
O simplemente pídeselo a Copera AI
Para una sola entrevista — o una reprogramación — no necesitas el pipeline en absoluto. Abre Ask Copera AI y descríbela:
"Agenda una reunión de 30 minutos 'Entrevista telefónica — Priya Nair' el próximo martes a las 2 PM, invita a nuestra candidata Priya Nair y a la gerente de contratación Sofia, envíale por correo a Priya el horario y el enlace para unirse, y pon su fila en el Board de Reclutamiento en 'Entrevista programada'."
Ask Copera AI agenda la reunión, invita a ambas personas, envía el correo y actualiza la fila — todo a partir de una sola frase, sin necesidad de pipeline. (Cuando prefieras que el candidato elija el horario entre tus espacios libres, para eso está el enlace de reserva de arriba.) Con el modo de permiso predeterminado Preguntar antes de actuar, te muestra una tarjeta de revisión por cada paso —la reunión, el correo, la actualización de la fila— antes de que pase nada, y solo actúa dentro de tus propios permisos. Este es el camino más rápido para los casos puntuales, las reservas urgentes y las reprogramaciones. Consulta Lo que Copera AI puede hacer para ver la lista completa de acciones que puede realizar.
Conviértelo en un compañero de equipo permanente
Los AI teammates permanentes se están implementando de forma gradual. Cuando haya uno disponible en tu espacio de trabajo, un compañero de equipo con nombre propio —un "Coordinador de Reclutamiento"— puede mantener el pipeline en marcha por sí solo: lee quién está listo para entrevista, mueve a los candidatos por las etapas, le prepara al entrevistador un informe y publica el calendario del día en tu canal de contratación, todo bajo su propia identidad. Un compañero de equipo mantiene fluyendo la coordinación interna; los pasos externos —crear el evento de calendario y enviarle el correo al candidato— siguen a cargo de la Automatización, que está construida para llegar fuera del espacio de trabajo. Hasta que los compañeros de equipo lleguen a ti, las dos automatizaciones de arriba más Ask Copera AI ya ofrecen toda la experiencia hoy. Aprende más en AI Teammates.
Consejos
Mantén una aprobación humana en todo lo que llega a un candidato. Usa la entrega en modo borrador o aprobación en los correos de invitación y de confirmación para que un reclutador pueda ajustar el tono antes de que se envíen. La IA va rápido; el paso de aprobación mantiene la experiencia de tus candidatos fiel a tu marca.
Deja que el enlace de reserva cargue con tu disponibilidad. Como los candidatos eligen ellos mismos entre tus espacios libres, nunca intercambias horarios propuestos por correo — y nunca duplicas una reserva. Mantén tus horas de trabajo actualizadas y el enlace negocia por ti.
Ponle un límite de gasto a la invitadora. Como la Automatización 1 genera un correo personalizado en un bucle, dale un límite de gasto por automatización para que un lote grande de postulantes no pueda superar el presupuesto que elijas, y vigila el panel de uso para ver adónde van los créditos.
Preguntas Frecuentes
¿Puede Copera agendar entrevistas automáticamente?
Sí. Cuando un candidato llega a la etapa de entrevista, Copera le envía por correo un enlace de reserva. En el momento en que elige un horario, una automatización lo agenda en tu Google Calendar, actualiza la fila del candidato, avisa al entrevistador y envía un correo de confirmación. También puedes pedirle a Copera AI que agende y confirme una entrevista concreta cuando lo necesites.
¿Puede Copera encontrar un horario que le sirva a todos?
La forma confiable de conciliar la disponibilidad es un enlace de reserva: los candidatos eligen ellos mismos entre tus horarios libres, y una automatización agenda todo lo que viene después — así los horarios ofrecidos son tu disponibilidad real, no una suposición. Para una sola entrevista, Ask Copera AI puede agendar la reunión a demanda, invitar al candidato y al gerente de contratación, enviar los detalles por correo y actualizar la fila; tú o las personas invitadas confirman el horario. Ni una automatización ni el asistente escanean el calendario privado de otra persona para adivinar un hueco en común — el enlace de reserva es lo que hace reales los horarios ofrecidos.
¿Agrega la entrevista a mi calendario?
Sí. La acción de Google Calendar de la automatización de reservas crea el evento de la entrevista una vez que conectas Google a tu espacio de trabajo. Ask Copera AI también puede agendar la reunión directamente en tu calendario cuando reservas un caso puntual.
¿El candidato recibirá un correo de confirmación?
Sí. Una acción de enviar o redactar correo (o el conector de Gmail) envía una confirmación con el horario y los datos para unirse. Elige la entrega en modo borrador o aprobación si quieres que una persona revise la redacción antes de que salga.
¿Puede recordarle a la gente antes de la entrevista?
Sí. Un desencadenador de Fecha alcanzada configurado para un día (o una hora) antes de la fecha de la entrevista envía un correo de recordatorio al candidato y un mensaje directo al entrevistador, para que a nadie se le escape el horario.
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