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Distribua Automaticamente os Novos Leads para o Vendedor Certo

Ao final desta receita você terá uma automação que captura cada novo lead no instante em que ele chega, distribui para o vendedor certo por território ou segmento, atribui como responsável e deixa a linha com um status e marcações de tempo — para que nenhum lead fique num monte de não atribuídos. Como a captação de leads, o seu Board de pipeline e o seu time vivem todos em um único espaço de trabalho, a automação tem o contexto para fazer a triagem que um gerente de vendas faria na mão — em segundos e 24 horas por dia.

Disponibilidade: Disponível agora — construída como uma única Automation. A versão em que um colega de equipe com nome próprio cuida da distribuição de ponta a ponta está chegando em acesso antecipado.

O que ele faz​

No momento em que um novo lead chega — um formulário web é enviado ou uma linha aterrissa na sua tabela Leads — uma automação executa a triagem:

  1. Lê o lead e descobre a qual grupo ele pertence — por região, segmento, porte da empresa, interesse no produto ou uma combinação.
  2. Distribui para o vendedor certo atribuindo-o como Responsável da linha, de modo que exatamente uma pessoa seja dona de cada lead.
  3. Marca o Board — define Status → Atribuído, registra a Data de atribuição e define uma data de Follow-up até para o relógio começar a correr.
  4. Avisa o vendedor com uma mensagem direta (e, se você quiser, um recado no seu canal de vendas) para que ele possa entrar em contato enquanto o lead ainda está quente.

Nenhum lead fica sem dono. Nenhum gerente precisa distribuir na mão. O vendedor fica sabendo em segundos, em vez de só na manhã seguinte — e isso importa, porque a velocidade de resposta ao lead (o famoso speed-to-lead) é um dos maiores indicadores de se um lead que chega vai converter.

Monte você mesmo​

Configuração inicial​

Crie o Board de Leads

Crie um Board com uma tabela para os leads. Adicione colunas para Empresa (e o E-mail de contato), Região (uma seleção única como Américas / EMEA / APAC), Segmento (uma seleção única como SMB / Mid-Market / Enterprise), Porte da empresa (um número), Interesse no produto, uma coluna de pessoas Responsável, uma seleção única Status (Novo, Atribuído, Em andamento, Ganho, Perdido), uma Data de atribuição, uma data de Follow-up até e uma coluna de texto formatado Mensagem para tudo o que o lead tenha escrito. Se os leads chegam pelo seu site, crie um formulário público a partir desta tabela para que os envios virem linhas.

A automação de distribuição​

Gatilho: Formulário enviado

Adicione um gatilho Formulário enviado para que a automação rode no instante em que alguém envia o seu formulário de leads. Seja como for que os seus leads chegam, existe um gatilho para isso — se eles aterrissam na tabela por importação, pela API ou por uma integração de entrada em vez de um formulário, use Linha criada na tabela de Leads e o resto dos passos é idêntico.

(Opcional) Etapa de IA: organize os leads bagunçados

Se o seu formulário tem um campo de texto livre "Do que você precisa?", adicione uma etapa IA → Classificar para etiquetar o Segmento do lead (SMB / Mid-Market / Enterprise), ou uma etapa IA → Extrair para tirar da mensagem detalhes estruturados (porte da empresa, caso de uso) e jogá-los em colunas. Mapeie o resultado para o campo pelo qual você vai distribuir. Pule isso se o seu formulário já captura a região e o segmento como campos de seleção limpos — distribuir com campos estruturados é sempre mais confiável do que com texto livre.

Condição: distribua por território ou segmento

Adicione um bloco de Condição que verifique para onde o lead deve ir. Use Comparar dois valores para uma única regra (por exemplo, Região é igual a "EMEA"), ou um Filtro de linha com grupos AND/OR para combinar regras (por exemplo, Segmento é Enterprise AND Porte da empresa maior que 500). A saída verdadeira da condição cuida deste vendedor; a saída falsa segue para a próxima condição, para a próxima região ou segmento.

Ação: atribua o vendedor certo

No ramo verdadeiro correspondente, adicione uma ação Atribuir usuário(s) que adicione o vendedor certo à coluna de pessoas Responsável. Depois monte uma cascata — condição → atribuir, condição → atribuir — para que cada território ou segmento termine com exatamente um responsável. Adicione um ramo curinga final que atribua um responsável pelos leads de entrada ou o seu gerente de vendas, para que um lead nunca escape sem vendedor.

Ação: marque o Board

No mesmo ramo, encadeie três ações rápidas para que a linha carregue todo o seu estado: uma ação Definir campo para colocar Status → Atribuído, uma ação Definir data para agora para registrar a Data de atribuição e uma ação Definir data relativa para definir o Follow-up até (por exemplo, Data de atribuição + 1 dia). Esta é a metade de "marcar o Board" do resultado — cada lead distribuído agora mostra quem é o responsável, quando foi atribuído e quando vence o primeiro contato.

Ação: avise o vendedor

Adicione uma ação Enviar mensagem direta (ou Enviar notificação) para o vendedor atribuído, para que ele saiba que tem um lead esperando, com o nome da empresa e um link para a linha. Para dar visibilidade ao time, adicione também um Postar mensagem no canal no seu canal #sales — "Novo lead de EMEA → Aisha."

(Opcional) Ação: inicie um temporizador de SLA

Adicione uma ação Controle de temporizador de SLA para iniciar um temporizador de SLA de primeira resposta na linha. Agora você pode medir a velocidade de resposta ao lead e até montar uma automação separada que dispara em SLA violado para escalar qualquer lead que um vendedor não tenha tocado a tempo.

dica

Mantenha tudo em uma única automação. Um gatilho amplo (qualquer lead novo) seguido de uma cascata de pares condição → atribuir é mais fácil de ler e manter do que uma automação por vendedor — e a validação ao vivo aponta qualquer ramo que você esqueça de conectar antes de publicar.

Ou simplesmente peça ao Copera AI​

Você não precisa montar o grafo na mão. Abra o Ask Copera AI e descreva o resultado que você quer:

"Crie um Board de Leads com colunas para empresa, e-mail, região, segmento, responsável, status, data de atribuição e uma data de follow-up. Depois monte uma automação: quando o nosso formulário de leads for enviado, distribua o lead para o vendedor certo por região — Américas para o Diego, EMEA para a Aisha, APAC para a Mei —, defina-o como responsável, marque como Atribuído, registre a data de atribuição, defina uma data de follow-up para um dia depois e mande um DM para esse vendedor avisando que tem um novo lead esperando."

O Ask Copera AI pode criar o Board e suas colunas e, em seguida, montar toda a automação de distribuição — gatilho, condições e ações — para você. Com o modo de permissão padrão Perguntar antes de agir, ele mostra um cartão de revisão para cada mudança antes de criar qualquer coisa, então você aprova a configuração do Board e a automação antes de elas existirem. Veja O que o Copera AI pode fazer para a lista completa do que ele pode construir.

Transforme em um colega de equipe permanente​

Acesso antecipado

Os AI teammates permanentes estão sendo liberados aos poucos. Quando um estiver disponível no seu espaço de trabalho, você poderá colocar um colega de equipe com nome próprio — um agente de "Sales Ops" — à frente da distribuição: ele lê cada novo lead, decide o vendedor que melhor encaixa a partir das suas regras e das próprias palavras do lead, atualiza o campo Responsável e manda um DM para o vendedor avisando que tem um lead esperando, tudo com a própria identidade. Até lá, a automação acima cuida hoje da distribuição, do registro e do repasse. Saiba mais em AI teammates.

Dicas​

dica

A velocidade de resposta é tudo. A automação dispara no instante em que um formulário é enviado ou uma linha é criada, então um lead ganha dono em segundos, não em horas. Combine-a com o temporizador de SLA opcional e uma escalada por SLA violado para que um lead nunca fique em silêncio sem que alguém perceba.

dica

Faça a distribuição com campos limpos, não com texto corrido. As condições são exatas quando comparam campos de seleção como Região e Segmento. Se os seus leads chegam como texto livre bagunçado, adicione primeiro uma etapa IA → Classificar ou IA → Extrair para transformar a mensagem nesses campos e depois distribua com o resultado.

dica

Termine sempre com exatamente um responsável. Monte a distribuição como uma cascata de pares condição → atribuir e finalize com um ramo curinga que atribua um responsável pelos leads de entrada ou o seu gerente. Assim, um lead atípico que não bate com nenhuma regra ainda cai com uma pessoa real em vez de ficar sem atribuição.

dica

Prefere round robin? Você pode aproximar: mantenha um contador, adicione uma ação Incrementar número cada vez que um lead chega e use uma Condição de fórmula para desviar para o próximo vendedor na rotação. A distribuição por território ou segmento é mais simples e a configuração mais comum, então comece por aí e recorra ao round robin só quando todo mundo realmente compartilha uma única fila.

Perguntas Frequentes​

O Copera consegue atribuir automaticamente os novos leads ao vendedor certo?​

Sim. Uma automação dispara quando um formulário de leads é enviado ou uma nova linha aterrissa na sua tabela de Leads, usa blocos de condição para distribuir o lead por território, segmento ou porte da empresa, e depois uma ação Atribuir usuário(s) define o vendedor certo como responsável da linha. Ela também registra o status e as datas e avisa o vendedor — tudo em segundos, sem um gerente no meio.

A distribuição de leads acontece na hora?​

Sim. A automação dispara no momento em que o evento do gatilho acontece — o envio de um formulário ou a criação de uma linha —, então o vendedor certo é atribuído e notificado em segundos. Essa velocidade de resposta ao lead é um dos maiores indicadores de se um lead que chega vai converter.

Posso distribuir os leads por território, porte da empresa ou produto?​

Sim. Os blocos de condição comparam os campos do lead — região, segmento, tamanho do negócio, interesse no produto — com operadores como é igual a, contém e maior que, e você pode combinar várias verificações com grupos AND/OR. Cada condição envia o lead por um caminho verdadeiro ou falso até o vendedor que corresponde.

O Copera consegue fazer distribuição de leads round robin?​

Você pode aproximar o round robin com uma ação Incrementar número sobre um contador mais uma Condição de fórmula que desvia para o próximo vendedor na rotação. A distribuição por atributos — por região ou segmento — é mais simples e a configuração mais comum na prática, então a maioria dos times começa por aí e adiciona um curinga de round robin para todo o resto.

A IA decide quem recebe cada lead?​

As regras de distribuição são você quem define. Opcionalmente, uma etapa IA → Classificar ou IA → Extrair pode ler a mensagem de texto livre de um lead e etiquetá-la com um segmento ou extrair detalhes estruturados, para que os leads bagunçados que chegam sejam distribuídos de forma limpa — mas a atribuição em si segue as regras que você define, então você sempre sabe por que um lead foi parar onde foi.

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