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Schedula i colloqui con l'IA

Alla fine di questa ricetta, un candidato che arriva allo stage del colloquio riceve un link di scheduling, e nel momento in cui sceglie uno slot Copera prenota il colloquio sul tuo calendario, avvisa l'intervistatore e manda al candidato un'email di conferma — mentre Ask Copera AI resta pronta a schedulare e confermare qualsiasi colloquio singolo su richiesta. Poiché board recruiting, calendario, chat ed email vivono tutti nello stesso workspace, l'IA ha il contesto per gestire lo scheduling invece di limitarsi a suggerire orari.

Prontezza: Disponibile ora (costruita come due Automations, con Ask Copera AI per lo scheduling one-off). La versione in cui un collega nominato "coordinatore recruiting" tiene in movimento l'intera pipeline da solo è in rollout in early access.

Cosa fa​

Lo scheduling dei colloqui è la morte per mille email: proponi tre orari, il candidato non è libero per nessuno, l'intervistatore sposta un meeting, e ricominci da capo. Questa ricetta toglie il ping-pong così un candidato passa da "pronto per il colloquio" a "prenotato e confermato" senza che un coordinatore giochi a tennis con il calendario.

Una nota onesta in anticipo, perché plasma tutto il build: né un'automazione né l'assistente entrano nei calendari privati di due persone per ragionare su uno slot libero in comune. L'orario reale si sceglie in uno di due modi, e questa ricetta usa entrambi:

  • I candidati scelgono il proprio orario tra i tuoi slot aperti su un booking link (una pagina di scheduling Copera). È ciò che riconcilia davvero "quando siamo entrambi liberi" — il candidato seleziona da solo uno slot dalla tua disponibilità reale, così non proponi mai orari a mano.
  • Ask Copera AI prenota un one-off su comando — "schedula uno phone screen con questo candidato, invita l'hiring manager, emailagli i dettagli e aggiorna la riga." Tu (o gli invitati, accettando l'invito di calendario) confermate l'orario; l'assistente fa il booking, l'email e l'update della riga in un solo passaggio.

Il lavoro dell'automazione è tutto ciò che sta intorno a quel momento: invitare i candidati giusti e, una volta scelto un orario, prenotarlo ovunque debba atterrare. Quindi il quadro completo sono due automazioni più l'assistente:

  1. L'inviter gira su una schedule, trova i candidati pronti per il colloquio e manda a ciascuno un link di scheduling.
  2. Un candidato sceglie uno slot sul link — self-service, dalla tua disponibilità reale.
  3. Il booker scatta nell'istante in cui quel booking viene creato: mette il colloquio sul tuo Google Calendar, aggiorna la riga del candidato a Interview scheduled, manda un DM all'intervistatore con un prep brief e emaila al candidato una conferma.
  4. Ask Copera AI gestisce i one-off e i riprenotamenti — digli il meeting da prenotare e crea l'evento, invita le persone, emaila il candidato e aggiorna la riga in un colpo solo, senza pipeline per un singolo colloquio.

Costruiscilo tu​

Setup una tantum​

Collega Google

Nelle connessioni del workspace, collega il tuo account Google. Così un'automazione può creare un evento Google Calendar e inviare email tramite Gmail per tuo conto. Vedi Connectors per l'elenco completo di cosa fa ogni connector.

Configura il board Recruiting

Sul board candidati, assicurati di avere una colonna Stage (con un'opzione tipo Ready to interview e Interview scheduled), una colonna Interview date, una colonna people Interviewer, una colonna Candidate email e una colonna data Invite sent che l'automazione può timbrare così non invita mai la stessa persona due volte.

Automation 1 — invita i candidati pronti a prenotare​

Questa è un'automazione schedulata, in stile collection: scansiona il board a cadenza e agisce su ogni candidato pronto. Costruiscila in Automations.

Trigger: Schedule

Aggiungi un trigger Schedule — ad esempio ogni giorno feriale alle 8:00 — così l'inviter gira da solo senza che nessuno lo avvii.

Action: Find rows

Aggiungi un passaggio Find rows che restituisce i candidati dove Stage è Ready to interview e Invite sent è vuoto. È la collection di questa run — le persone che hanno bisogno di un link e non l'hanno ancora ricevuto.

Loop: For each candidate

Aggiungi un passaggio For each su quelle righe così i passaggi seguenti girano una volta per candidato.

AI step: Generate the invitation

Dentro il loop, aggiungi un passaggio AI → Generate che scrive un invito caldo e personale usando il nome del candidato e il ruolo. Tienilo umano — un paio di frasi amichevoli, non un form letter — e includi il tuo booking link così possono scegliere un orario.

Action: Send or draft email

Aggiungi un'azione Send or draft email (o il connector Gmail se invii da Google) per emailare al candidato l'invito e il link di scheduling. Scegli delivery draft se vuoi che un recruiter dia un'occhiata al testo prima.

Action: Set field

Aggiungi un'azione Set field per timbrare Invite sent con la data di oggi, così la run di domani salta questo candidato.

nota

L'automazione non sceglie l'orario del colloquio — lo fa il candidato, scegliendo uno slot aperto sul tuo booking link. È ciò che la tiene onesta: gli orari offerti sono la tua disponibilità reale, non un'ipotesi.

Automation 2 — prenota quando un candidato sceglie uno slot​

Trigger: Booking created

Avvia una seconda automazione con il trigger Booking created. Scatta nel momento in cui un candidato sceglie un orario sul link di scheduling e consegna al flow l'orario scelto e l'email di chi ha prenotato.

Action: Find rows

Aggiungi un passaggio Find rows che abbina l'email del booking alla colonna Candidate email del candidato, così il resto del flow agisce sulla riga giusta.

Action: Create the calendar event

Aggiungi l'azione Create calendar event del connector Google Calendar. Imposta il titolo del colloquio, l'orario scelto e invita sia il candidato sia l'Interviewer della riga così atterra sul calendario di tutti.

Action: Update the candidate row

Aggiungi un'azione Update row (o Set field) per spostare Stage → Interview scheduled e scrivere l'orario prenotato in Interview date. La pipeline riflette ora la realtà con zero update manuali.

AI step: Draft an interviewer prep brief (optional)

Aggiungi un passaggio AI → Summarize sulla riga del candidato — note sul curriculum, storia di stage, il ruolo — e un'azione Create document per trasformarlo in un prep brief di una pagina che l'intervistatore può scorrere prima della call.

Action: Notify the interviewer

Aggiungi un'azione Send direct message (o Send notification) all'intervistatore con l'orario e un link al doc di prep. Sostituisci con un Post channel message sul canale hiring se l'intero panel deve vederlo.

Action: Confirm with the candidate

Aggiungi un'azione Send or draft email (o Gmail) che conferma al candidato l'orario prenotato e i dettagli di join. Usa delivery draft o approval se preferisci che una persona firmi prima che qualcosa esca dal workspace.

suggerimento

Vuoi inviti istantanei invece di uno sweep quotidiano? Triggera Automation 1 su Field changed che osserva Stage, con una condition che è cambiato a Ready to interview. Così il link parte nel secondo in cui un candidato avanza, e puoi abbandonare la versione schedulata. Entrambe sono valide — scegli la cadenza che vuole il team.

suggerimento

Aggiungi i promemoria con una terza micro-automazione. Usa un trigger Date reached impostato a 1 day before (e di nuovo 1 hour before) la Interview date per mandare un'email di promemoria al candidato e un Send direct message all'intervistatore. È l'assicurazione anti no-show più economica che costruirai mai.

Oppure chiedilo a Copera AI​

Per un singolo colloquio — o un riprenotamento — non ti serve affatto la pipeline. Apri Ask Copera AI e descrivilo:

"Schedula un meeting di 30 minuti 'Phone screen — Priya Nair' martedì prossimo alle 14:00, invita la nostra candidata Priya Nair e l'hiring manager Sofia, emaila a Priya l'orario e il link di join, e imposta la sua riga sul board Recruiting a 'Interview scheduled'."

Ask Copera AI schedula il meeting, invita entrambe le persone, manda l'email e aggiorna la riga — tutto da una sola frase, senza pipeline. (Quando preferisci che il candidato scelga l'orario tra i tuoi slot aperti, è il booking link sopra.) Con la modalità di permesso di default Ask before acting, ti mostra una review card per ogni passaggio — il meeting, l'email, l'update della riga — prima che succeda qualsiasi cosa, e agisce solo entro i tuoi permessi. È il percorso più veloce per one-off, booking urgenti e riprenotamenti. Vedi What Copera AI Can Do per l'elenco completo delle azioni che può compiere.

Fallo diventare un collega fisso​

Accesso anticipato

I colleghi AI fissi sono in rollout graduale. Quando uno è disponibile nel workspace, un collega nominato "Recruiting Coordinator" può tenere in movimento la pipeline da solo — leggendo chi è pronto per il colloquio, spostando i candidati tra gli stage, preparando l'intervistatore con un brief e postando lo schedule del giorno sul canale hiring, tutto sotto la propria identità. Un collega tiene fluida la coordinazione interna; i passaggi esterni — creare l'evento di calendario e emailare il candidato — restano all'Automation, costruita per raggiungere l'esterno del workspace. Finché i colleghi non ti raggiungono, le due automazioni sopra più Ask Copera AI consegnano già l'esperienza completa oggi. Per saperne di più: AI Teammates.

Consigli​

suggerimento

Tieni una firma umana su qualsiasi cosa raggiunga un candidato. Usa delivery draft o approval sulle email di invito e di conferma così un recruiter può regolare il tono prima che partano. L'IA si muove in fretta; il passaggio di approvazione tiene l'esperienza del candidato on-brand.

suggerimento

Lascia che il booking link porti la tua disponibilità. Poiché i candidati scelgono da soli tra i tuoi slot aperti, non scambi mai orari proposti via email — e non fai mai double-book. Tieni accurate le ore lavorative e il link negozia per te.

suggerimento

Imposta uno spend cap sull'inviter. Poiché Automation 1 genera un'email personalizzata in un loop, dagli uno spend cap per-automazione così un grosso batch di candidature non può superare un budget che scegli tu, e osserva la usage dashboard per vedere dove vanno i credit.

Domande frequenti​

Copera può schedulare i colloqui in automatico?​

Sì. Quando un candidato arriva allo stage del colloquio, Copera gli manda un link di scheduling. Nel momento in cui sceglie un orario, un'automazione prenota l'evento su Google Calendar, aggiorna la riga del candidato, notifica l'intervistatore e manda un'email di conferma. Puoi anche chiedere a Copera AI di schedulare e confermare un singolo colloquio su richiesta.

Copera può trovare un orario che vada bene a tutti?​

Il modo affidabile di riconciliare le disponibilità è un booking link: i candidati scelgono da soli tra i tuoi slot liberi, e un'automazione prenota tutto a valle — gli orari offerti sono la tua disponibilità reale, non un'ipotesi. Per un singolo colloquio, Ask Copera AI può schedulare il meeting su comando, invitare il candidato e l'hiring manager, emailare i dettagli e aggiornare la riga; tu o gli invitati confermate l'orario. Né un'automazione né l'assistente scansionano il calendario privato di qualcun altro per indovinare uno slot comune — il booking link è ciò che rende reali gli orari offerti.

Aggiunge il colloquio al mio calendario?​

Sì. L'azione Google Calendar dell'automazione di booking crea l'evento del colloquio una volta che colleghi Google al workspace. Ask Copera AI può anche schedulare il meeting direttamente sul tuo calendario quando prenoti un one-off.

Il candidato riceve un'email di conferma?​

Sì. Un'azione send-or-draft email (o il connector Gmail) manda una conferma con orario e dettagli di join. Scegli delivery draft o approval se vuoi che una persona riveda il testo prima che esca.

Può ricordare alle persone prima del colloquio?​

Sì. Un trigger Date reached impostato a un giorno (o un'ora) prima della data del colloquio manda un'email di promemoria al candidato e un messaggio diretto all'intervistatore, così nessuno lascia scivolare lo slot.

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