Agende Entrevistas com IA
Ao final desta receita, um candidato que chega à etapa de entrevista recebe um link de reserva, e no momento em que ele escolhe um horário o Copera agenda a entrevista no seu calendário, avisa o entrevistador e envia ao candidato um e-mail de confirmação — enquanto o IA Chat fica sempre pronto para agendar e confirmar qualquer entrevista específica sob demanda. Como o seu Board de Recrutamento, o seu calendário, o seu chat e o seu e-mail vivem todos em um só espaço de trabalho, a IA tem o contexto para realmente conduzir o agendamento, em vez de apenas sugerir horários.
Disponibilidade: Disponível agora (montado como duas automações, mais o IA Chat para o agendamento pontual). A versão em que um colega de equipe com nome próprio — um coordenador de recrutamento — mantém todo o pipeline andando sozinho está chegando em acesso antecipado.
O que ele faz
Agendar entrevistas é uma morte por mil e-mails: você propõe três horários, o candidato não pode em nenhum, o entrevistador remarca uma reunião e você começa de novo. Esta receita elimina o vai e vem para que um candidato passe de "pronto para entrevista" a "reservado e confirmado" sem um coordenador ficar num pingue-pongue de agendas.
Uma observação honesta logo de cara, porque ela molda toda a construção: nem uma automação nem o assistente entram nos calendários privados de duas pessoas para deduzir um horário livre em comum. O horário real é escolhido de uma de duas formas, e esta receita usa as duas:
- Os candidatos escolhem o próprio horário entre os seus espaços livres em um link de reserva (uma página de reservas do Copera). É isto que de fato concilia o "quando nós dois estamos livres" — o candidato escolhe sozinho um horário da sua disponibilidade real, então você nunca propõe horários na mão.
- O IA Chat reserva um caso pontual sob demanda — "agende uma entrevista por telefone com este candidato, convide o gestor de contratação, envie os detalhes por e-mail e atualize a linha". Você (ou os convidados, ao aceitar o convite do calendário) confirmam o horário; o assistente faz a reserva, o e-mail e a atualização da linha em uma só passada.
O trabalho da automação é tudo o que cerca esse momento: convidar os candidatos certos e, uma vez escolhido um horário, reservá-lo em todos os lugares onde ele precisa aparecer. Então o quadro completo são duas automações mais o assistente:
- A convidadora roda em um horário definido, encontra os candidatos que estão prontos para entrevista e envia a cada um, por e-mail, um link de reserva.
- Um candidato escolhe um horário no link — autosserviço, a partir da sua disponibilidade real.
- A reservadora dispara no instante em que essa reserva é criada: ela coloca a entrevista no seu Google Calendar, atualiza a linha do candidato para Entrevista agendada, manda uma mensagem direta ao entrevistador com um resumo de preparação e envia ao candidato um e-mail de confirmação.
- O IA Chat cuida dos casos pontuais e dos reagendamentos — diga a ele qual reunião reservar e ele cria o evento, convida as pessoas, envia o e-mail ao candidato e atualiza a linha de uma só vez, sem precisar de nenhum pipeline para uma única entrevista.
Monte você mesmo
Configuração inicial
Nas conexões do seu espaço de trabalho, conecte a sua conta do Google. Isso permite que uma automação crie um evento no Google Calendar e envie e-mail pelo Gmail em seu nome. Veja Conectores para a lista completa do que cada conector faz.
No seu Board de candidatos, garanta que você tem uma coluna Etapa (com opções como Pronto para entrevista e Entrevista agendada), uma coluna Data da entrevista, uma coluna de pessoas Entrevistador, uma coluna E-mail do candidato e uma coluna de data Convite enviado que a automação possa carimbar para nunca convidar a mesma pessoa duas vezes.
Automação 1 — convide os candidatos prontos a reservar
Esta é uma automação agendada e do tipo coleção: ela varre o Board em uma cadência e age sobre cada candidato que está pronto. Monte-a em Automations.
Adicione um gatilho de Agendamento — por exemplo, todo dia útil às 8h — para que a convidadora rode sozinha sem ninguém precisar acioná-la.
Adicione um passo Buscar linhas que retorne os candidatos em que Etapa é Pronto para entrevista e Convite enviado está vazio. Essa é a sua coleção para esta execução — as pessoas que precisam de um link e ainda não receberam um.
Adicione um passo Para cada sobre essas linhas para que os próximos passos rodem uma vez por candidato.
Dentro do loop, adicione um passo IA → Gerar que escreva um convite caloroso e pessoal usando o nome do candidato e a vaga. Mantenha humano — um par de frases simpáticas, não uma carta padrão — e inclua o seu link de reserva para que eles escolham um horário.
Adicione uma ação Enviar ou rascunhar e-mail (ou o conector do Gmail se você envia pelo Google) para enviar ao candidato o convite e o link de reserva. Escolha a entrega em modo rascunho se quiser que um recrutador dê uma olhada no texto primeiro.
Adicione uma ação Definir campo para carimbar Convite enviado com a data de hoje, de modo que a execução de amanhã pule este candidato.
A automação não escolhe o horário da entrevista — quem escolhe é o candidato, ao selecionar um espaço livre no seu link de reserva. É isso que a mantém honesta: os horários oferecidos são a sua disponibilidade real, não um palpite.
Automação 2 — reserve quando um candidato escolhe um horário
Comece uma segunda automação com o gatilho Reserva criada. Ele dispara no momento em que um candidato escolhe um horário no seu link de reserva e entrega ao fluxo o horário escolhido da reserva e o e-mail de quem reservou.
Adicione um passo Buscar linhas que combine o e-mail da reserva com a coluna E-mail do candidato, para que o resto do fluxo aja sobre a linha certa.
Adicione a ação Criar evento de calendário do conector do Google Calendar. Defina o título da entrevista, o horário escolhido e convide tanto o candidato quanto o Entrevistador da linha para que caia no calendário de todos.
Adicione uma ação Atualizar linha (ou Definir campo) para mover Etapa → Entrevista agendada e escrever o horário reservado em Data da entrevista. Agora o pipeline reflete a realidade sem nenhuma atualização manual.
Adicione um passo IA → Resumir sobre a linha do candidato — notas do currículo, histórico de etapas, a vaga — e uma ação Criar documento para transformá-lo em um resumo de preparação de uma página que o entrevistador possa dar uma passada de olho antes da conversa.
Adicione uma ação Enviar mensagem direta (ou um Enviar notificação) ao entrevistador com o horário e um link para o documento de preparação. Troque por um Postar mensagem no canal no seu canal de contratação se toda a banca precisar ver.
Adicione uma ação Enviar ou rascunhar e-mail (ou Gmail) que confirme ao candidato o horário reservado e os dados para entrar. Use a entrega em modo rascunho ou aprovação se preferir que uma pessoa dê o aval antes de qualquer coisa sair do espaço de trabalho.
Quer convites instantâneos em vez de uma varredura diária? Dispare a Automação 1 com Campo alterado monitorando Etapa, com uma condição de que ele mudou para Pronto para entrevista. Assim o link sai no segundo em que um candidato avança, e você pode dispensar a versão agendada. As duas são válidas — escolha a cadência que o seu time quiser.
Adicione lembretes com uma terceira automação minúscula. Use um gatilho Data atingida configurado para 1 dia antes (e de novo 1 hora antes) da Data da entrevista para enviar um e-mail de lembrete ao candidato e um Enviar mensagem direta ao entrevistador. É o seguro contra faltas mais barato que você vai montar na vida.
Ou simplesmente peça ao Copera AI
Para uma única entrevista — ou um reagendamento — você não precisa do pipeline de jeito nenhum. Abra o IA Chat e descreva:
"Agende uma reunião de 30 minutos 'Entrevista por telefone — Priya Nair' na próxima terça às 14h, convide a nossa candidata Priya Nair e a gestora de contratação Sofia, envie por e-mail para a Priya o horário e o link para entrar, e coloque a linha dela no Board de Recrutamento como 'Entrevista agendada'."
O IA Chat agenda a reunião, convida as duas pessoas, envia o e-mail e atualiza a linha — tudo a partir de uma só frase, sem precisar de pipeline. (Quando você preferir que o candidato escolha o horário entre os seus espaços livres, é para isso que serve o link de reserva acima.) Com o modo de permissão padrão Perguntar antes de agir, ele mostra um cartão de revisão para cada passo — a reunião, o e-mail, a atualização da linha — antes de qualquer coisa acontecer, e só age dentro das suas próprias permissões. Este é o caminho mais rápido para casos pontuais, reservas urgentes e reagendamentos. Veja O que o Copera AI pode fazer para a lista completa de ações que ele pode realizar.
Transforme em um colega de equipe permanente
Os AI teammates permanentes estão sendo liberados aos poucos. Quando um estiver disponível no seu espaço de trabalho, um colega de equipe com nome próprio — um "Coordenador de Recrutamento" — pode manter o pipeline andando sozinho: ele lê quem está pronto para entrevista, move os candidatos pelas etapas, prepara um resumo para o entrevistador e posta a agenda do dia no seu canal de contratação, tudo com a própria identidade. Um colega de equipe mantém a coordenação interna fluindo; os passos externos — criar o evento de calendário e enviar o e-mail ao candidato — continuam a cargo da Automação, que é feita para alcançar fora do espaço de trabalho. Até os colegas de equipe chegarem até você, as duas automações acima mais o IA Chat já entregam toda a experiência hoje. Saiba mais em AI Teammates.
Dicas
Mantenha um aval humano em tudo que chega a um candidato. Use a entrega em modo rascunho ou aprovação nos e-mails de convite e de confirmação para que um recrutador possa ajustar o tom antes de eles saírem. A IA é rápida; a etapa de aprovação mantém a experiência dos seus candidatos alinhada à sua marca.
Deixe o link de reserva carregar a sua disponibilidade. Como os candidatos escolhem eles mesmos entre os seus espaços livres, você nunca troca horários propostos por e-mail — e nunca marca dois compromissos no mesmo horário. Mantenha o seu horário de trabalho atualizado e o link negocia por você.
Defina um limite de gasto para a convidadora. Como a Automação 1 gera um e-mail personalizado em um loop, dê a ela um limite de gasto por automação para que um lote grande de candidatos não ultrapasse o orçamento que você escolher, e fique de olho no painel de uso para ver para onde os créditos vão.
Perguntas Frequentes
O Copera consegue agendar entrevistas automaticamente?
Sim. Quando um candidato chega à etapa de entrevista, o Copera envia a ele um link de reserva por e-mail. No momento em que ele escolhe um horário, uma automação o agenda no seu Google Calendar, atualiza a linha do candidato, avisa o entrevistador e envia um e-mail de confirmação. Você também pode pedir ao Copera AI para agendar e confirmar uma entrevista específica sob demanda.
O Copera consegue encontrar um horário que funcione para todos?
A forma confiável de conciliar a disponibilidade é um link de reserva: os candidatos escolhem eles mesmos entre os seus horários livres, e uma automação agenda tudo o que vem depois — então os horários oferecidos são a sua disponibilidade real, não um palpite. Para uma única entrevista, o IA Chat pode agendar a reunião sob demanda, convidar o candidato e o gestor de contratação, enviar os detalhes por e-mail e atualizar a linha; você ou os convidados confirmam o horário. Nem uma automação nem o assistente vasculham o calendário privado de outra pessoa para adivinhar um horário em comum — o link de reserva é o que torna reais os horários oferecidos.
Ele adiciona a entrevista ao meu calendário?
Sim. A ação de Google Calendar da automação de reservas cria o evento da entrevista assim que você conecta o Google ao seu espaço de trabalho. O IA Chat também pode agendar a reunião diretamente no seu calendário quando você marca um caso pontual.
O candidato vai receber um e-mail de confirmação?
Sim. Uma ação de enviar ou rascunhar e-mail (ou o conector do Gmail) envia uma confirmação com o horário e os dados para entrar. Escolha a entrega em modo rascunho ou aprovação se quiser que uma pessoa revise o texto antes de ele sair.
Ele consegue lembrar as pessoas antes da entrevista?
Sim. Um gatilho de Data atingida configurado para um dia (ou uma hora) antes da data da entrevista envia um e-mail de lembrete ao candidato e uma mensagem direta ao entrevistador, para que ninguém deixe o horário passar.
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