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Flujo de firma

Una vez que un documento de DocSign se crea y se envía, un flujo de trabajo estructurado guía a cada participante a través de sus responsabilidades. Esta página explica qué ocurre en cada etapa --- desde el momento en que haces clic en Enviar hasta el documento final completado.

Enviar el documento​

Cuando envías un documento, ocurren varias cosas de forma simultánea:

  1. El estado del documento cambia de Borrador a Enviado.
  2. Cada participante recibe una notificación por correo que contiene un enlace único y seguro.
  3. Una fecha de expiración opcional comienza su cuenta regresiva si la estableciste durante la creación.

El enlace de firma es personal para cada participante. No se puede compartir ni transferir --- solo el destinatario previsto puede usarlo.

La experiencia de firma​

Cuando un firmante hace clic en su enlace, llega a una página de firma limpia y enfocada:

  1. Revisar --- El firmante ve el documento PDF completo con sus campos asignados resaltados. Los campos que pertenecen a otros firmantes no se muestran.
  2. Completar campos --- El firmante completa cada campo obligatorio. Para los campos de firma, puede dibujar una firma con el mouse o el dedo, o escribir su nombre y elegir entre los estilos de firma generados.
  3. Adoptar la firma --- En su primera interacción con un campo de firma, se le pide al firmante que adopte su firma. Esta firma adoptada puede reutilizarse en todos los campos de firma del documento.
  4. Enviar --- Una vez que todos los campos obligatorios estén completos, el firmante hace clic en Enviar para finalizar su parte.

Registro de auditoría​

Cada acción de firma registra información detallada para el registro de auditoría:

  • Marca de tiempo --- La fecha y hora exactas en que el firmante vio y firmó.
  • Dirección IP --- La dirección IP desde la que se realizó la acción.
  • Ubicación geográfica --- Ciudad, región, país y zona horaria según la dirección IP.
  • Agente de usuario --- El navegador y el sistema operativo utilizados.

Estos datos proporcionan un registro legalmente defendible de quién firmó, cuándo y desde dónde.

Orden de firma​

DocSign admite tanto la firma secuencial como la paralela:

  • Firma secuencial --- Los participantes firman en un orden predeterminado. El segundo firmante no recibe su enlace de firma hasta que el primer firmante haya completado su parte. Usa la firma secuencial cuando la entrada de una parte depende de la de otra (por ejemplo, un empleado firma primero y luego un gerente aprueba).
  • Firma paralela --- Todos los participantes reciben sus enlaces al mismo tiempo y pueden firmar en cualquier orden. Usa la firma paralela cuando el orden no importa y quieres que el proceso se complete lo más rápido posible.

El orden de firma se determina por el orden en que organizas a los participantes durante la creación del documento. Puedes arrastrar y soltar participantes para reordenarlos.

Hacer seguimiento del progreso​

Desde el panel de DocSign, puedes monitorear el progreso de cada documento:

  • Insignias de estado --- Cada documento muestra su estado actual: Borrador, Enviado, En progreso o Completado.
  • Detalles del firmante --- Expande un documento para ver el estado individual de cada participante --- si ha visto el documento, lo ha firmado o sigue pendiente.
  • Reenviar invitaciones --- Si un firmante no ha respondido, puedes reenviar la notificación por correo con un solo clic.
  • Actualizar correo --- Si el correo de un firmante se ingresó incorrectamente, puedes actualizarlo sin recrear el documento.
  • Enviar recordatorios --- Anima a los participantes que aún no han actuado con un correo de recordatorio.

Rechazar un documento​

Los participantes con el rol de Firmante o Aprobador pueden optar por rechazar el documento si no están de acuerdo con su contenido. Cuando un participante rechaza:

  • Se notifica de inmediato al creador del documento.
  • El estado del documento refleja el rechazo, y el creador puede decidir cómo proceder --- ya sea anular el documento o abordar la objeción y reenviarlo.

Finalización​

Un documento alcanza el estado Completado cuando cada Firmante ha enviado sus campos y cada Aprobador ha dado su aprobación. En ese punto:

  • Todos los participantes con las notificaciones de finalización activadas reciben un correo final.
  • Se genera el PDF completado --- con todas las firmas, iniciales, fechas y campos de texto incrustados --- y queda disponible para descargar.
  • El documento entra en su período de retención configurado.

Descargar el documento completado​

Tanto el creador del documento como todos los participantes pueden descargar el PDF finalizado. El enlace de descarga está disponible desde el panel de DocSign y desde el correo de finalización enviado a cada participante.

Próximos pasos​