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Crear un documento

DocSign usa un asistente guiado para acompañarte por todo el proceso de creación del documento. El asistente tiene cuatro pasos: seleccionar un documento, ingresar los detalles de la firma, agregar participantes y revisar.

Paso 1 --- Seleccionar documento​

Comienza eligiendo el archivo que quieres enviar para firmar:

  • Subir desde tu computadora --- Arrastra y suelta un archivo PDF o haz clic para explorar tu sistema de archivos.
  • Seleccionar de Drive --- Elige un archivo existente de tu Copera Drive. Puedes explorar carpetas o buscar por nombre.

DocSign acepta archivos PDF directamente. Si seleccionas un archivo DOCX, se convierte automáticamente a PDF antes de que se abra el editor de campos.

Paso 2 --- Detalles de la firma​

Dale a tu documento un título y un mensaje opcional. El título te ayuda a identificar el documento en tu panel, y el mensaje se incluye en la notificación por correo enviada a cada firmante.

También puedes marcar un documento como Demo si estás probando el flujo de trabajo. Los documentos Demo usan un período de retención más corto y aparecen claramente etiquetados en el panel.

Paso 3 --- Agregar participantes​

Agrega a las personas que necesitan interactuar con el documento. Para cada participante, proporciona:

  • Nombre --- El nombre completo de la persona tal como debe aparecer en el registro de firma.
  • Correo --- La dirección de correo a la que se enviará la invitación de firma.
  • Rol --- Elige entre Firmante, Aprobador, Observador o CC. Consulta Roles de firmante para una explicación detallada de cada rol.

Puedes agregar tantos participantes como necesites. Reordénalos para establecer el orden de firma, o elimina a los que ya no necesites.

Paso 4 --- Revisar y crear​

Revisa el título del documento, el mensaje, los participantes y sus roles. Cuando todo se vea correcto, haz clic en Crear para finalizar el documento. El documento pasa al estado Borrador.

Agregar campos al documento​

Tras la creación, llegas al editor de campos, donde puedes colocar campos interactivos sobre las páginas del PDF:

Tipos de campo disponibles​

Tipo de campoDescripción
FirmaUn campo de firma completo. El firmante dibuja o escribe su firma aquí.
InicialesUn campo más pequeño para las iniciales del firmante.
FechaUn campo de fecha que se completa automáticamente con la fecha de firma.
TextoUn campo de texto en formato libre para que el firmante escriba información personalizada, como un nombre, dirección o cargo.

Colocar campos​

  1. Selecciona un tipo de campo de la barra de herramientas de la izquierda.
  2. Haz clic en la página del PDF donde quieres colocar el campo.
  3. Arrastra el campo para reposicionarlo, o cambia su tamaño tirando de sus bordes.
  4. Asigna el campo a un firmante específico usando el selector de firmante. Cada firmante se representa con un color distinto, para que veas fácilmente qué campos pertenecen a quién.

Puedes agregar tantos campos como necesites en cualquier página del documento. Los campos se pueden eliminar seleccionándolos y presionando suprimir.

Asignar campos a firmantes​

Cada campo debe asignarse a un firmante. Cuando un firmante recibe el documento, solo verá e interactuará con los campos que le fueron asignados. Esto mantiene la experiencia enfocada y evita la confusión cuando intervienen varios firmantes.

Enviar el documento​

Una vez que hayas colocado todos los campos necesarios y los hayas asignado a los firmantes, haz clic en Enviar para despachar el documento. Cada participante recibe un correo con un enlace único. El documento pasa de Borrador a Enviado. Opcionalmente, puedes establecer un período de expiración (en días) tras el cual el enlace de firma dejará de ser válido.

Próximos pasos​