Visión general de DocSign
DocSign es la función de firma electrónica integrada en Copera que te permite enviar documentos para firmar sin salir de la plataforma. Sube un PDF, coloca campos de firma, asigna firmantes y haz seguimiento del progreso --- todo desde una única interfaz.
DocSign está actualmente en beta. La función es totalmente operativa, y la estamos mejorando activamente en función de los comentarios de los usuarios. Es posible que encuentres pequeños cambios en la interfaz a medida que iteramos.
¿Qué puedes hacer con DocSign?
- Subir un documento PDF --- Comienza subiendo cualquier archivo PDF desde tu computadora o seleccionando uno de tu Copera Drive. Los archivos DOCX se convierten automáticamente a PDF por ti.
- Agregar campos de firma --- Arrastra y suelta tipos de campo sobre el documento: campos de firma, iniciales, fecha y texto. Colócalos exactamente donde necesitas que cada firmante complete la información.
- Asignar firmantes --- Agrega participantes por nombre y dirección de correo. Asigna a cada persona un rol --- Firmante, Aprobador, Observador o CC --- para que todos sepan qué se espera de ellos.
- Enviar para firma --- Cuando tu documento esté listo, envíalo. Cada firmante recibe un correo con un enlace único y seguro para revisar y firmar el documento.
- Hacer seguimiento del progreso --- Ve en el panel de DocSign quién tiene que firmar todavía cada documento y quién ya lo ha visto o firmado.
- Descargar documentos completados --- Una vez que todas las partes han firmado, descarga el PDF finalizado con todas las firmas incrustadas.
Ciclo de vida del documento
Cada documento de DocSign avanza por un ciclo de vida claro:
- Borrador --- Todavía estás preparando el documento. Agrega campos, asigna firmantes y configura opciones.
- Enviado --- El documento se ha despachado a los firmantes. Se entregan las notificaciones por correo.
- En progreso --- Al menos un firmante ha completado su parte, pero otros siguen pendientes.
- Completado --- Todos los firmantes han cumplido su rol. El documento final está disponible para descargar.
Dónde encontrar DocSign
DocSign vive en el área Drive: haz clic en Drive en la barra superior y luego en DocSign en el menú de Drive. Se abre el panel de DocSign, donde envías documentos nuevos, continúas borradores y sigues todo lo que enviaste o recibiste.
También puedes iniciar una solicitud de firma sin abrir DocSign:
- Desde el menú Nuevo de Drive — Haz clic en Nuevo y luego en Enviar para firmar.
- Desde un documento, hoja de cálculo o presentación abiertos — Haz clic en la flecha junto a Compartir en el encabezado del archivo y elige Enviar para firma. DocSign se abre con un PDF del archivo, listo para añadir campos y firmantes.
El panel de DocSign
El panel gira en torno a una pregunta: ¿quién tiene que firmar todavía? Cuatro contadores arriba filtran los sobres de abajo:
| Contador | Qué muestra |
|---|---|
| Necesita tu firma | Documentos que esperan tu firma. Este contador está destacado para que nunca se te pase tu turno. |
| Esperando a otros | Documentos que enviaste y que otras personas todavía tienen que firmar. |
| Completados | Documentos que ya firmaron todos. |
| Borradores | Documentos que empezaste pero aún no enviaste. |
Haz clic en un contador para ver sus sobres. Cada tarjeta de sobre muestra:
- El archivo y su nombre.
- Quién lo envió, cuándo y cuándo vence.
- Cada firmante y su estado: firmado, tu turno, visto, sin abrir o sin enviar.
- Una barra de progreso como 1 de 2 firmados.
- Una acción principal para ese sobre: Firmar ahora cuando es tu turno, Enviar recordatorio mientras esperas a los demás, Descargar cuando está completado, o Continuar para un borrador.
Cualquier documento, hoja de cálculo o presentación también se puede enviar desde su menú Compartir dentro del editor, así envías un contrato para firma justo donde lo escribiste.
Categorías de retención
Al crear un documento, puedes elegir una categoría de retención --- Demo, General, Salud (HIPAA) o Financiero (IRS) --- para controlar cuánto tiempo se almacenan los documentos completados. Más información en Políticas de retención.
Próximos pasos
- Crear un documento --- Recorre todo el proceso de creación de documentos.
- Roles de firmante --- Comprende los distintos roles de los participantes.
- Flujo de firma --- Aprende cómo funciona el proceso de firma para los destinatarios.
- Políticas de retención --- Configura los ajustes de retención de documentos.