Visión general de DocSign
DocSign es la función de firma electrónica integrada en Copera que te permite enviar documentos para firmar sin salir de la plataforma. Sube un PDF, coloca campos de firma, asigna firmantes y haz seguimiento del progreso --- todo desde una única interfaz.
DocSign está actualmente en beta. La función es totalmente operativa, y la estamos mejorando activamente en función de los comentarios de los usuarios. Es posible que encuentres pequeños cambios en la interfaz a medida que iteramos.
¿Qué puedes hacer con DocSign?
- Subir un documento PDF --- Comienza subiendo cualquier archivo PDF desde tu computadora o seleccionando uno de tu Copera Drive. Los archivos DOCX se convierten automáticamente a PDF por ti.
- Agregar campos de firma --- Arrastra y suelta tipos de campo sobre el documento: campos de firma, iniciales, fecha y texto. Colócalos exactamente donde necesitas que cada firmante complete la información.
- Asignar firmantes --- Agrega participantes por nombre y dirección de correo. Asigna a cada persona un rol --- Firmante, Aprobador, Observador o CC --- para que todos sepan qué se espera de ellos.
- Enviar para firma --- Cuando tu documento esté listo, envíalo. Cada firmante recibe un correo con un enlace único y seguro para revisar y firmar el documento.
- Hacer seguimiento del progreso --- Monitorea el estado de cada documento desde el panel de DocSign. Ve de un vistazo quién ha visto, firmado o sigue pendiente.
- Descargar documentos completados --- Una vez que todas las partes han firmado, descarga el PDF finalizado con todas las firmas incrustadas.
Ciclo de vida del documento
Cada documento de DocSign avanza por un ciclo de vida claro:
- Borrador --- Todavía estás preparando el documento. Agrega campos, asigna firmantes y configura opciones.
- Enviado --- El documento se ha despachado a los firmantes. Se entregan las notificaciones por correo.
- En progreso --- Al menos un firmante ha completado su parte, pero otros siguen pendientes.
- Completado --- Todos los firmantes han cumplido su rol. El documento final está disponible para descargar.
Dónde encontrar DocSign
DocSign vive en la sección Collaborate de la barra lateral izquierda. Haz clic en DocSign para abrir el panel donde puedes crear nuevos documentos, ver borradores y hacer seguimiento de los documentos enviados.
Categorías de retención
Al crear un documento, puedes elegir una categoría de retención --- Demo, General, Salud (HIPAA) o Financiero (IRS) --- para controlar cuánto tiempo se almacenan los documentos completados. Más información en Políticas de retención.
Próximos pasos
- Crear un documento --- Recorre todo el proceso de creación de documentos.
- Roles de firmante --- Comprende los distintos roles de los participantes.
- Flujo de firma --- Aprende cómo funciona el proceso de firma para los destinatarios.
- Políticas de retención --- Configura los ajustes de retención de documentos.