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Flux de signature

Une fois un document DocSign créé et envoyé, un flux structuré guide chaque participant dans ses responsabilités. Cette page explique ce qui se passe à chaque étape --- du moment où vous cliquez sur Send jusqu'au document final terminé.

Envoyer le document​

Lorsque vous envoyez un document, plusieurs choses se produisent simultanément :

  1. Le statut du document passe de Draft à Sent.
  2. Chaque participant reçoit une notification e-mail contenant un lien unique et sécurisé.
  3. Une date d'expiration facultative commence à compter si vous en avez défini une à la création.

Le lien de signature est personnel à chaque participant. Il ne peut pas être partagé ni transféré --- seul le destinataire prévu peut l'utiliser.

L'expérience de signature​

Lorsqu'un signataire clique sur son lien, il arrive sur une page de signature claire et focalisée :

  1. Examiner --- Le signataire voit le document PDF complet avec ses champs assignés mis en évidence. Les champs appartenant aux autres signataires ne sont pas affichés.
  2. Remplir les champs --- Le signataire complète chaque champ requis. Pour les champs de signature, il peut dessiner une signature à la souris ou au doigt, ou saisir son nom et choisir parmi des styles de signature générés.
  3. Adopter la signature --- Lors de la première interaction avec un champ de signature, le signataire est invité à adopter sa signature. Cette signature adoptée peut être réutilisée sur tous les champs de signature du document.
  4. Soumettre --- Une fois tous les champs requis remplis, le signataire clique sur Submit pour finaliser sa partie.

Piste d'audit​

Chaque action de signature enregistre des informations détaillées pour la piste d'audit :

  • Horodatage --- La date et l'heure exactes auxquelles le signataire a consulté et signé.
  • Adresse IP --- L'adresse IP depuis laquelle l'action a été effectuée.
  • Localisation géographique --- Ville, région, pays et fuseau horaire basés sur l'adresse IP.
  • User agent --- Le navigateur et le système d'exploitation utilisés.

Ces données fournissent un enregistrement juridiquement défendable de qui a signé, quand et d'où.

Ordre de signature​

DocSign prend en charge la signature séquentielle et parallèle :

  • Signature séquentielle --- Les participants signent dans un ordre prédéterminé. Le second signataire ne reçoit son lien qu'une fois que le premier a terminé sa partie. Utilisez la signature séquentielle lorsqu'une contribution dépend d'une autre (par exemple, un employé signe d'abord puis un manager approuve).
  • Signature parallèle --- Tous les participants reçoivent leurs liens en même temps et peuvent signer dans n'importe quel ordre. Utilisez la signature parallèle lorsque l'ordre n'a pas d'importance et que vous voulez que le processus se termine le plus vite possible.

L'ordre de signature est déterminé par l'ordre dans lequel vous arrangez les participants lors de la création du document. Vous pouvez glisser-déposer les participants pour les réordonner.

Suivre la progression​

Depuis le tableau de bord DocSign, vous pouvez surveiller la progression de chaque document :

  • Badges de statut --- Chaque document affiche son statut actuel : Draft, Sent, In Progress ou Completed.
  • Détails des signataires --- Développez un document pour voir le statut individuel de chaque participant --- s'il a consulté le document, signé, ou est encore en attente.
  • Renvoyer les invitations --- Si un signataire n'a pas répondu, vous pouvez renvoyer la notification e-mail en un clic.
  • Mettre à jour l'e-mail --- Si l'e-mail d'un signataire a été saisi incorrectement, vous pouvez le mettre à jour sans recréer le document.
  • Envoyer des rappels --- Relancez les participants qui n'ont pas encore agi par un e-mail de rappel.

Refuser un document​

Les participants ayant le rôle Signer ou Approver peuvent refuser le document s'ils ne sont pas d'accord avec son contenu. Lorsqu'un participant refuse :

  • Le créateur du document est notifié immédiatement.
  • Le statut du document reflète le refus, et le créateur peut décider de la suite --- annuler le document ou traiter le problème et renvoyer.

Finalisation​

Un document atteint le statut Completed lorsque chaque Signer a soumis ses champs et que chaque Approver a donné son approbation. À ce moment :

  • Tous les participants ayant les notifications de finalisation activées reçoivent un e-mail final.
  • Le PDF terminé --- avec toutes les signatures, initiales, dates et champs de texte intégrés --- est généré et disponible au téléchargement.
  • Le document entre dans sa période de conservation configurée.

Télécharger le document terminé​

Le créateur du document et tous les participants peuvent télécharger le PDF finalisé. Le lien de téléchargement est disponible depuis le tableau de bord DocSign et depuis l'e-mail de finalisation envoyé à chaque participant.

Prochaines étapes​