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Flusso di firma

Una volta creato e inviato un documento DocSign, un flusso strutturato guida ogni partecipante nelle proprie responsabilità. Questa pagina spiega cosa succede in ogni fase --- dal momento in cui clicchi Send al documento finale completato.

Inviare il documento​

Quando invii un documento, succedono diverse cose contemporaneamente:

  1. Lo stato del documento passa da Draft a Sent.
  2. Ogni partecipante riceve una notifica email con un link unico e sicuro.
  3. Una data di scadenza opzionale inizia a contare se ne hai impostata una durante la creazione.

Il link di firma è personale per ciascun partecipante. Non può essere condiviso o trasferito --- solo il destinatario previsto può usarlo.

L'esperienza di firma​

Quando un firmatario clicca il link, viene portato a una pagina di firma pulita e focalizzata:

  1. Review --- Il firmatario vede il PDF completo con i campi assegnati evidenziati. I campi degli altri firmatari non vengono mostrati.
  2. Compilare i campi --- Il firmatario completa ogni campo obbligatorio. Per i campi firma, può disegnare una firma con mouse o dito, oppure digitare il nome e scegliere tra stili di firma generati.
  3. Adopt signature --- Alla prima interazione con un campo firma, al firmatario viene chiesto di adottare la firma. Questa firma adottata può essere riusata su tutti i campi firma del documento.
  4. Submit --- Quando tutti i campi obbligatori sono compilati, il firmatario clicca Submit per finalizzare la propria parte.

Audit trail​

Ogni azione di firma registra informazioni dettagliate per l'audit trail:

  • Timestamp --- Data e ora esatte in cui il firmatario ha visualizzato e firmato.
  • Indirizzo IP --- L'indirizzo IP da cui è stata eseguita l'azione.
  • Posizione geografica --- Città, regione, paese e fuso orario basati sull'indirizzo IP.
  • User agent --- Browser e sistema operativo usati.

Questi dati forniscono un record legalmente difendibile di chi ha firmato, quando e da dove.

Ordine di firma​

DocSign supporta sia la firma sequenziale sia quella parallela:

  • Firma sequenziale --- I partecipanti firmano in un ordine predeterminato. Il secondo firmatario non riceve il link di firma finché il primo non ha completato la propria parte. Usa la firma sequenziale quando l'input di una parte dipende da un'altra (ad esempio, un dipendente firma prima e poi un manager approva).
  • Firma parallela --- Tutti i partecipanti ricevono i link allo stesso tempo e possono firmare in qualsiasi ordine. Usa la firma parallela quando l'ordine non conta e vuoi che il processo si completi il più velocemente possibile.

L'ordine di firma è determinato dall'ordine in cui disponi i partecipanti durante la creazione del documento. Puoi trascinare e rilasciare i partecipanti per riordinarli.

Monitorare l'avanzamento​

Dalla dashboard DocSign puoi monitorare l'avanzamento di ogni documento:

  • Badge di stato --- Ogni documento mostra lo stato corrente: Draft, Sent, In Progress o Completed.
  • Dettagli firmatario --- Espandi un documento per vedere lo stato individuale di ciascun partecipante --- se ha visualizzato il documento, firmato o è ancora in attesa.
  • Reinviare inviti --- Se un firmatario non ha risposto, puoi reinviare la notifica email con un solo clic.
  • Aggiornare l'email --- Se l'email di un firmatario è stata inserita in modo errato, puoi aggiornarla senza ricreare il documento.
  • Inviare promemoria --- Sollecita i partecipanti che non hanno ancora agito con un'email di promemoria.

Rifiutare un documento​

I partecipanti con ruolo Signer o Approver possono scegliere di rifiutare il documento se non sono d'accordo con i contenuti. Quando un partecipante rifiuta:

  • Il creatore del documento viene notificato subito.
  • Lo stato del documento riflette il rifiuto, e il creatore può decidere come procedere --- se annullare il documento o affrontare la preoccupazione e reinviare.

Completamento​

Un documento raggiunge lo stato Completed quando ogni Signer ha inviato i propri campi e ogni Approver ha dato la propria approvazione. A quel punto:

  • Tutti i partecipanti con notifiche di completamento abilitate ricevono un'email finale.
  • Viene generato il PDF completato --- con tutte le firme, iniziali, date e campi di testo incorporati --- e reso disponibile per il download.
  • Il documento entra nel periodo di retention configurato.

Scaricare il documento completato​

Sia il creatore del documento sia tutti i partecipanti possono scaricare il PDF finalizzato. Il link di download è disponibile dalla dashboard DocSign e dall'email di completamento inviata a ciascun partecipante.

Prossimi passi​