Roles de firmante
Cuando agregas participantes a un documento de DocSign, a cada persona se le asigna un rol que determina qué puede hacer con el documento. DocSign admite cuatro roles: Firmante, Aprobador, Observador y CC.
Firmante
El rol de Firmante es el más común. Se espera que un firmante revise el documento y complete todos los campos que le fueron asignados --- normalmente campos de firma, iniciales, fecha o texto.
- Recibe un correo con un enlace de firma seguro.
- Debe completar todos los campos obligatorios antes de enviar.
- Su firma, dirección IP, marca de tiempo y ubicación geográfica quedan registradas en el registro de auditoría.
- El documento no puede marcarse como completado hasta que todos los firmantes hayan enviado sus respuestas.
Aprobador
Un Aprobador revisa el documento y da su aprobación formal sin colocar una firma. Este rol es útil para gerentes o partes interesadas que necesitan dar el visto bueno a un documento antes de que se finalice, pero que no necesitan agregar sus propios campos de firma.
- Recibe una notificación por correo con un enlace para revisar el documento.
- Puede aprobar o rechazar el documento.
- Su aprobación queda registrada en el historial del documento.
Observador
Un Observador tiene acceso de solo lectura al documento. Los observadores reciben una notificación cuando se envía el documento y pueden ver su contenido y hacer seguimiento de su progreso, pero no pueden firmar, aprobar ni modificar nada.
- Recibe una notificación por correo con un enlace para ver el documento.
- Puede ver el estado de firma actual y quién ha firmado.
- Útil para partes interesadas que necesitan visibilidad sin que se requiera ninguna acción.
CC (con copia)
El rol CC es para personas que deben mantenerse informadas sobre el documento, pero que no necesitan interactuar con él directamente. Los participantes en CC reciben notificaciones por correo en momentos clave del ciclo de vida:
- Reciben aviso cuando se envía el documento.
- Reciben aviso cuando la firma está en progreso (opcional).
- Reciben aviso cuando el documento se completa por completo.
Los participantes en CC no tienen un enlace de firma y no pueden ver el contenido del documento a través de DocSign. Simplemente reciben actualizaciones de estado por correo.
Elegir el rol adecuado
| Escenario | Rol recomendado |
|---|---|
| La persona necesita firmar el documento | Firmante |
| El gerente necesita aprobar antes de finalizar | Aprobador |
| La parte interesada quiere monitorear el progreso | Observador |
| El miembro del equipo solo necesita actualizaciones por correo | CC |
Opciones de notificación
Para cada participante, puedes configurar las preferencias de notificación:
- Notificar al enviar --- Recibe un correo cuando se despacha el documento.
- Notificar en el progreso --- Recibe actualizaciones a medida que otros participantes completan sus acciones.
- Notificar al completar --- Recibe una notificación cuando todas las partes han terminado y el documento está completo.
Estas opciones te permiten ajustar con precisión quién recibe notificaciones en cada etapa del flujo de trabajo.
Próximos pasos
- Crear un documento --- Agrega participantes durante el asistente de creación del documento.
- Flujo de firma --- Mira cómo funciona el proceso después de asignar los participantes.