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Fluxo de Assinatura

Depois que um documento DocSign e criado e enviado, um fluxo de trabalho estruturado guia cada participante em suas responsabilidades. Esta pagina explica o que acontece em cada etapa --- desde o momento em que voce clica em Enviar ate o documento final concluido.

Enviando o Documento​

Quando voce envia um documento, varias coisas acontecem simultaneamente:

  1. O status do documento muda de Rascunho para Enviado.
  2. Cada participante recebe uma notificacao por e-mail contendo um link unico e seguro.
  3. Uma data de expiracao opcional comeca a contar se voce definiu uma durante a criacao.

O link de assinatura e pessoal para cada participante. Ele nao pode ser compartilhado ou transferido --- apenas o destinatario pretendido pode usa-lo.

A Experiencia de Assinatura​

Quando um signatario clica em seu link, ele e levado a uma pagina de assinatura limpa e focada:

  1. Revisar --- O signatario ve o documento PDF completo com seus campos atribuidos destacados. Campos pertencentes a outros signatarios nao sao mostrados.
  2. Preencher campos --- O signatario completa cada campo obrigatorio. Para campos de assinatura, ele pode desenhar uma assinatura com o mouse ou dedo, ou digitar seu nome e escolher entre estilos de assinatura gerados.
  3. Adotar assinatura --- Na primeira interacao com um campo de assinatura, o signatario e solicitado a adotar sua assinatura. Essa assinatura adotada pode ser reutilizada em todos os campos de assinatura do documento.
  4. Enviar --- Quando todos os campos obrigatorios estiverem preenchidos, o signatario clica em Enviar para finalizar sua parte.

Trilha de Auditoria​

Cada acao de assinatura registra informacoes detalhadas para a trilha de auditoria:

  • Carimbo de data/hora --- A data e hora exatas em que o signatario visualizou e assinou.
  • Endereco IP --- O endereco IP de onde a acao foi realizada.
  • Localizacao geografica --- Cidade, regiao, pais e fuso horario com base no endereco IP.
  • User agent --- O navegador e sistema operacional utilizados.

Esses dados fornecem um registro legalmente defensavel de quem assinou, quando e de onde.

Ordem de Assinatura​

O DocSign suporta assinatura sequencial e paralela:

  • Assinatura sequencial --- Os participantes assinam em uma ordem predeterminada. O segundo signatario nao recebe seu link de assinatura ate que o primeiro signatario tenha completado sua parte. Use assinatura sequencial quando a contribuicao de uma parte depende da outra (por exemplo, um funcionario assina primeiro e depois um gerente aprova).
  • Assinatura paralela --- Todos os participantes recebem seus links ao mesmo tempo e podem assinar em qualquer ordem. Use assinatura paralela quando a ordem nao importa e voce deseja que o processo seja concluido o mais rapido possivel.

A ordem de assinatura e determinada pela ordem em que voce organiza os participantes durante a criacao do documento. Voce pode arrastar e soltar participantes para reordena-los.

Acompanhando o Progresso​

No painel do DocSign, voce pode monitorar o progresso de cada documento:

  • Emblemas de status --- Cada documento mostra seu status atual: Rascunho, Enviado, Em Andamento ou Concluido.
  • Detalhes dos signatarios --- Expanda um documento para ver o status individual de cada participante --- se eles visualizaram o documento, assinaram ou ainda estao pendentes.
  • Reenviar convites --- Se um signatario nao respondeu, voce pode reenviar a notificacao por e-mail com um unico clique.
  • Atualizar e-mail --- Se o e-mail de um signatario foi inserido incorretamente, voce pode atualiza-lo sem recriar o documento.
  • Enviar lembretes --- Solicite a participantes que ainda nao agiram com um e-mail lembrete.

Recusando um Documento​

Participantes com a funcao de Signatario ou Aprovador podem optar por recusar o documento se discordarem de seu conteudo. Quando um participante recusa:

  • O criador do documento e notificado imediatamente.
  • O status do documento reflete a recusa, e o criador pode decidir como proceder --- seja anulando o documento ou abordando a preocupacao e reenviando.

Conclusao​

Um documento atinge o status de Concluido quando cada Signatario enviou seus campos e cada Aprovador deu sua aprovacao. Nesse ponto:

  • Todos os participantes com notificacoes de conclusao habilitadas recebem um e-mail final.
  • O PDF concluido --- com todas as assinaturas, iniciais, datas e campos de texto incorporados --- e gerado e disponibilizado para download.
  • O documento entra em seu periodo de retencao configurado.

Baixando o Documento Concluido​

Tanto o criador do documento quanto todos os participantes podem baixar o PDF finalizado. O link de download esta disponivel no painel do DocSign e no e-mail de conclusao enviado a cada participante.

Proximos Passos​