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Fluxo de Assinatura

Depois que um documento DocSign é criado e enviado, um fluxo de trabalho estruturado guia cada participante em suas responsabilidades. Esta página explica o que acontece em cada etapa --- desde o momento em que você clica em Enviar até o documento final concluído.

Enviando o Documento​

Quando você envia um documento, várias coisas acontecem simultaneamente:

  1. O status do documento muda de Rascunho para Enviado.
  2. Cada participante recebe uma notificação por e-mail contendo um link único e seguro.
  3. Uma data de expiração opcional começa a contar se você definiu uma durante a criação.

O link de assinatura é pessoal para cada participante. Ele não pode ser compartilhado ou transferido --- apenas o destinatário pretendido pode usá-lo.

A Experiência de Assinatura​

Quando um signatário clica em seu link, ele é levado a uma página de assinatura limpa e focada:

  1. Revisar --- O signatário vê o documento PDF completo com seus campos atribuídos destacados. Campos pertencentes a outros signatários não são mostrados.
  2. Preencher campos --- O signatário completa cada campo obrigatório. Para campos de assinatura, ele pode desenhar uma assinatura com o mouse ou dedo, ou digitar seu nome e escolher entre estilos de assinatura gerados.
  3. Adotar assinatura --- Na primeira interação com um campo de assinatura, o signatário é solicitado a adotar sua assinatura. Essa assinatura adotada pode ser reutilizada em todos os campos de assinatura do documento.
  4. Enviar --- Quando todos os campos obrigatórios estiverem preenchidos, o signatário clica em Enviar para finalizar sua parte.

Trilha de Auditoria​

Cada ação de assinatura registra informações detalhadas para a trilha de auditoria:

  • Carimbo de data/hora --- A data e hora exatas em que o signatário visualizou e assinou.
  • Endereço IP --- O endereço IP de onde a ação foi realizada.
  • Localização geográfica --- Cidade, região, país e fuso horário com base no endereço IP.
  • User agent --- O navegador e sistema operacional utilizados.

Esses dados fornecem um registro legalmente defensável de quem assinou, quando e de onde.

Ordem de Assinatura​

O DocSign suporta assinatura sequencial e paralela:

  • Assinatura sequencial --- Os participantes assinam em uma ordem predeterminada. O segundo signatário não recebe seu link de assinatura até que o primeiro signatário tenha completado sua parte. Use assinatura sequencial quando a contribuição de uma parte depende da outra (por exemplo, um funcionário assina primeiro e depois um gerente aprova).
  • Assinatura paralela --- Todos os participantes recebem seus links ao mesmo tempo e podem assinar em qualquer ordem. Use assinatura paralela quando a ordem não importa e você deseja que o processo seja concluído o mais rápido possível.

A ordem de assinatura é determinada pela ordem em que você organiza os participantes durante a criação do documento. Você pode arrastar e soltar participantes para reordená-los.

Acompanhando o Progresso​

No painel do DocSign, você pode monitorar o progresso de cada documento:

  • Emblemas de status --- Cada documento mostra seu status atual: Rascunho, Enviado, Em Andamento ou Concluído.
  • Detalhes dos signatários --- Expanda um documento para ver o status individual de cada participante --- se eles visualizaram o documento, assinaram ou ainda estão pendentes.
  • Reenviar convites --- Se um signatário não respondeu, você pode reenviar a notificação por e-mail com um único clique.
  • Atualizar e-mail --- Se o e-mail de um signatário foi inserido incorretamente, você pode atualizá-lo sem recriar o documento.
  • Enviar lembretes --- Solicite a participantes que ainda não agiram com um e-mail lembrete.

Recusando um Documento​

Participantes com a função de Signatário ou Aprovador podem optar por recusar o documento se discordarem de seu conteúdo. Quando um participante recusa:

  • O criador do documento é notificado imediatamente.
  • O status do documento reflete a recusa, e o criador pode decidir como proceder --- seja anulando o documento ou abordando a preocupação e reenviando.

Conclusão​

Um documento atinge o status de Concluído quando cada Signatário enviou seus campos e cada Aprovador deu sua aprovação. Nesse ponto:

  • Todos os participantes com notificações de conclusão habilitadas recebem um e-mail final.
  • O PDF concluído --- com todas as assinaturas, iniciais, datas e campos de texto incorporados --- é gerado e disponibilizado para download.
  • O documento entra em seu período de retenção configurado.

Baixando o Documento Concluído​

Tanto o criador do documento quanto todos os participantes podem baixar o PDF finalizado. O link de download está disponível no painel do DocSign e no e-mail de conclusão enviado a cada participante.

Próximos Passos​