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Signatur-Workflow

Sobald ein DocSign-Dokument erstellt und gesendet ist, führt ein strukturierter Workflow jeden Teilnehmer durch seine Aufgaben. Diese Seite erklärt, was in jeder Phase passiert — vom Klick auf Send bis zum finalen abgeschlossenen Dokument.

Das Dokument senden​

Beim Senden eines Dokuments passieren mehrere Dinge gleichzeitig:

  1. Der Dokumentstatus wechselt von Draft zu Sent.
  2. Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem einzigartigen, sicheren Link.
  3. Ein optionales Ablaufdatum beginnt herunterzuzählen, falls Sie eines bei der Erstellung gesetzt haben.

Der Signaturlink ist persönlich für jeden Teilnehmer. Er kann nicht geteilt oder übertragen werden — nur der vorgesehene Empfänger kann ihn nutzen.

Die Signatur-Erfahrung​

Wenn ein Signer auf seinen Link klickt, gelangt er auf eine klare, fokussierte Signaturseite:

  1. Prüfen — Der Signer sieht das vollständige PDF mit hervorgehobenen zugewiesenen Feldern. Felder anderer Signer werden nicht angezeigt.
  2. Felder ausfüllen — Der Signer füllt jedes Pflichtfeld aus. Bei Signaturfeldern kann er mit Maus oder Finger zeichnen oder den Namen tippen und aus generierten Signaturstilen wählen.
  3. Signatur übernehmen — Bei der ersten Interaktion mit einem Signaturfeld wird der Signer aufgefordert, seine Signatur zu übernehmen. Diese übernommene Signatur kann in allen Signaturfeldern des Dokuments wiederverwendet werden.
  4. Absenden — Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klickt der Signer auf Submit, um seinen Teil abzuschließen.

Audit-Trail​

Jede Signaturaktion erfasst detaillierte Informationen für den Audit-Trail:

  • Zeitstempel — Genaues Datum und Uhrzeit von Ansicht und Signatur.
  • IP-Adresse — Die IP, von der die Aktion ausgeführt wurde.
  • Geografischer Standort — Stadt, Region, Land und Zeitzone basierend auf der IP.
  • User Agent — Verwendeter Browser und Betriebssystem.

Diese Daten liefern einen rechtlich belastbaren Nachweis, wer wann und von wo unterzeichnet hat.

Signaturreihenfolge​

DocSign unterstützt sequenzielle und parallele Signatur:

  • Sequenzielle Signatur — Teilnehmer unterzeichnen in festgelegter Reihenfolge. Der zweite Signer erhält seinen Link erst, wenn der erste fertig ist. Nutzen Sie sequenzielle Signatur, wenn der Input einer Partei von einer anderen abhängt (z. B. Mitarbeiter zuerst, dann Manager-Freigabe).
  • Parallele Signatur — Alle Teilnehmer erhalten ihre Links gleichzeitig und können in beliebiger Reihenfolge unterzeichnen. Nutzen Sie parallele Signatur, wenn die Reihenfolge egal ist und der Prozess so schnell wie möglich ablaufen soll.

Die Signaturreihenfolge ergibt sich aus der Anordnung der Teilnehmer bei der Dokumenterstellung. Sie können Teilnehmer per Drag-and-Drop umordnen.

Fortschritt verfolgen​

Im DocSign-Dashboard überwachen Sie den Fortschritt jedes Dokuments:

  • Status-Badges — Jedes Dokument zeigt den aktuellen Status: Draft, Sent, In Progress oder Completed.
  • Signer-Details — Erweitern Sie ein Dokument, um den Status jedes Teilnehmers zu sehen — angesehen, unterzeichnet oder ausstehend.
  • Einladungen erneut senden — Wenn ein Signer nicht reagiert hat, senden Sie die E-Mail-Benachrichtigung mit einem Klick erneut.
  • E-Mail aktualisieren — Bei falsch eingegebener E-Mail aktualisieren Sie sie, ohne das Dokument neu zu erstellen.
  • Erinnerungen senden — Erinnern Sie Teilnehmer, die noch nicht gehandelt haben, per E-Mail.

Ein Dokument ablehnen​

Teilnehmer mit der Rolle Signer oder Approver können das Dokument ablehnen, wenn sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind. Bei Ablehnung:

  • Der Dokumentersteller wird sofort benachrichtigt.
  • Der Dokumentstatus spiegelt die Ablehnung wider; der Ersteller entscheidet, ob er das Dokument für ungültig erklärt oder das Anliegen klärt und erneut sendet.

Abschluss​

Ein Dokument erreicht den Status Completed, wenn jeder Signer seine Felder abgesendet und jeder Approver freigegeben hat. Dann:

  • Alle Teilnehmer mit aktivierten Abschluss-Benachrichtigungen erhalten eine finale E-Mail.
  • Das abgeschlossene PDF — mit allen Signaturen, Initialen, Daten und Textfeldern — wird erzeugt und steht zum Download bereit.
  • Das Dokument tritt in die konfigurierte Aufbewahrungsfrist ein.

Das abgeschlossene Dokument herunterladen​

Sowohl der Dokumentersteller als auch alle Teilnehmer können das finale PDF herunterladen. Der Download-Link ist im DocSign-Dashboard und in der Abschluss-E-Mail an jeden Teilnehmer verfügbar.

Nächste Schritte​