Políticas de retención
DocSign te permite asignar una categoría de retención a cada documento, que determina cuánto tiempo se almacena en el sistema el PDF firmado y completado. Esta función ayuda a tu organización a cumplir con las regulaciones específicas de cada sector y con las políticas internas de gestión de datos.
Por qué importa la retención
Los documentos firmados suelen contener información sensible --- contratos laborales, divulgaciones financieras, autorizaciones de salud y más. Diferentes sectores tienen diferentes requisitos legales sobre cuánto tiempo deben conservarse estos registros. Las categorías de retención de DocSign te permiten alinear el almacenamiento de documentos con las regulaciones que aplican a tu organización.
Cuando el período de retención de un documento expira, se elimina automáticamente del sistema. Esto garantiza que no almacenes registros sensibles más tiempo del necesario, sin dejar de cumplir tus obligaciones legales.
Categorías de retención
DocSign ofrece cuatro categorías de retención. Seleccionas una categoría al crear el documento.
Demo
La categoría Demo está diseñada para fines de prueba y ensayo. Los documentos de esta categoría tienen un período de retención corto, lo que facilita experimentar con DocSign sin acumular datos de prueba en tu espacio de trabajo.
- Caso de uso: Probar el flujo de trabajo de DocSign, capacitar a nuevos miembros del equipo, demostraciones internas.
- Período de retención: Corto plazo (días).
General
La categoría General es la predeterminada para la mayoría de los documentos de negocio que no se rigen por un requisito normativo específico. Ofrece un período de retención equilibrado, adecuado para contratos estándar, acuerdos y aprobaciones internas.
- Caso de uso: Contratos laborales, acuerdos con proveedores, NDA, aprobaciones internas.
- Período de retención: Retención de negocio estándar.
Salud (HIPAA)
La categoría Salud está configurada para cumplir con los requisitos de retención de documentos descritos por la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud (HIPAA). Las organizaciones del sector de la salud deben usar esta categoría para cualquier documento que contenga información médica protegida (PHI) o que esté relacionado con el cumplimiento normativo de salud.
- Caso de uso: Formularios de consentimiento de pacientes, acuerdos con proveedores, formularios de autorización HIPAA, consentimiento de ensayos clínicos.
- Período de retención: Retención prolongada alineada con los requisitos de HIPAA (normalmente 6 años desde la fecha de creación o desde la fecha en que el documento estuvo vigente por última vez, lo que ocurra después).
Financiero (IRS)
La categoría Financiero está diseñada para documentos que deben conservarse de acuerdo con las directrices del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y otras regulaciones financieras. Usa esta categoría para documentos tributarios, acuerdos financieros y registros de auditoría.
- Caso de uso: Formularios de autorización tributaria, divulgaciones financieras, confirmaciones de auditoría, contratos de préstamo, documentos de inversión.
- Período de retención: Retención prolongada alineada con los requisitos del IRS (normalmente 7 años).
Elegir una categoría
| Tipo de documento | Categoría recomendada |
|---|---|
| Documentos de prueba o demo | Demo |
| Contratos de negocio estándar | General |
| Consentimientos de pacientes o formularios de salud | Salud (HIPAA) |
| Formularios tributarios o acuerdos financieros | Financiero (IRS) |
Si no estás seguro de qué categoría usar, General es un valor predeterminado seguro para la mayoría de los documentos de negocio. Consulta a tu equipo legal o de cumplimiento si tus documentos pueden estar sujetos a requisitos normativos específicos.
Qué ocurre cuando expira la retención
Cuando el período de retención de un documento finaliza:
- El PDF firmado se elimina de forma permanente del almacenamiento de Copera.
- La ficha del documento se quita de tu panel de DocSign.
- Los participantes ya no pueden descargar el documento completado desde sus enlaces de firma.
Asegúrate de descargar y archivar los documentos importantes antes de que expire su período de retención si necesitas conservarlos más allá del plazo configurado.
Próximos pasos
- Visión general de DocSign --- Vuelve a la visión general de la función DocSign.
- Crear un documento --- Selecciona una categoría de retención durante la creación del documento.
- Flujo de firma --- Comprende todo el ciclo de vida de la firma.