Unterzeichnerrollen
Wenn Sie Teilnehmer zu einem DocSign-Dokument hinzufügen, erhält jede Person eine Rolle, die festlegt, was sie mit dem Dokument tun kann. DocSign unterstützt vier Rollen: Signer, Approver, Observer und CC.
Signer
Die Rolle Signer ist die häufigste. Ein Signer soll das Dokument prüfen und alle ihm zugewiesenen Felder ausfüllen — typischerweise Signatur, Initialen, Datum oder Textfelder.
- Erhält eine E-Mail mit einem sicheren Signaturlink.
- Muss alle Pflichtfelder ausfüllen, bevor er absendet.
- Signatur, IP-Adresse, Zeitstempel und geografischer Standort werden im Audit-Trail erfasst.
- Das Dokument gilt erst als abgeschlossen, wenn alle Signer ihre Antworten abgesendet haben.
Approver
Ein Approver prüft das Dokument und erteilt eine formale Freigabe, ohne eine Signatur zu setzen. Diese Rolle eignet sich für Manager oder Stakeholder, die vor dem Abschluss freigeben müssen, aber keine eigenen Signaturfelder brauchen.
- Erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Link zur Dokumentprüfung.
- Kann das Dokument freigeben oder ablehnen.
- Die Freigabe wird in der Dokumenthistorie erfasst.
Observer
Ein Observer hat schreibgeschützten Zugriff auf das Dokument. Observer werden benachrichtigt, wenn das Dokument gesendet wird, und können Inhalt und Fortschritt sehen, aber nicht signieren, freigeben oder etwas ändern.
- Erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Link zur Ansicht.
- Sieht den aktuellen Signaturstatus und wer unterzeichnet hat.
- Nützlich für Stakeholder, die Sichtbarkeit brauchen, ohne handeln zu müssen.
CC (Carbon Copy)
Die Rolle CC ist für Personen, die über das Dokument informiert bleiben sollen, aber nicht direkt interagieren müssen. CC-Teilnehmer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen an wichtigen Punkten im Lebenszyklus:
- Benachrichtigung beim Senden des Dokuments.
- Benachrichtigung, wenn die Signatur läuft (optional).
- Benachrichtigung bei vollständigem Abschluss.
CC-Teilnehmer haben keinen Signaturlink und können den Dokumentinhalt nicht über DocSign einsehen. Sie erhalten nur Status-Updates per E-Mail.
Die richtige Rolle wählen
| Szenario | Empfohlene Rolle |
|---|---|
| Person muss das Dokument unterzeichnen | Signer |
| Manager muss vor dem Abschluss freigeben | Approver |
| Stakeholder möchte den Fortschritt verfolgen | Observer |
| Teammitglied braucht nur E-Mail-Updates | CC |
Benachrichtigungsoptionen
Für jeden Teilnehmer können Sie Benachrichtigungspräferenzen konfigurieren:
- Notify on send — E-Mail, wenn das Dokument versendet wird.
- Notify on progress — Updates, wenn andere Teilnehmer ihre Aktionen abschließen.
- Notify on completion — Benachrichtigung, wenn alle fertig sind und das Dokument abgeschlossen ist.
So steuern Sie fein, wer in welcher Phase benachrichtigt wird.
Nächste Schritte
- Ein Dokument erstellen — Teilnehmer im Erstellungs-Wizard hinzufügen.
- Signatur-Workflow — Den Ablauf nach der Teilnehmerzuweisung sehen.