Funções dos Signatários
Quando você adiciona participantes a um documento DocSign, cada pessoa recebe uma função que determina o que ela pode fazer com o documento. O DocSign suporta quatro funções: Signatário, Aprovador, Observador e CC.
Signatário
A função de Signatário é a mais comum. Um signatário deve revisar o documento e preencher todos os campos atribuídos a ele --- normalmente uma assinatura, iniciais, data ou campos de texto.
- Recebe um e-mail com um link de assinatura seguro.
- Deve completar todos os campos obrigatórios antes de enviar.
- Sua assinatura, endereço IP, carimbo de data/hora e localização geográfica são registrados na trilha de auditoria.
- O documento não pode ser marcado como concluído até que todos os signatários tenham enviado suas respostas.
Aprovador
Um Aprovador revisa o documento e dá aprovação formal sem inserir uma assinatura. Essa função é útil para gerentes ou partes interessadas que precisam aprovar um documento antes de ele ser finalizado, mas não precisam adicionar seus próprios campos de assinatura.
- Recebe uma notificação por e-mail com um link para revisar o documento.
- Pode aprovar ou recusar o documento.
- Sua aprovação é registrada no histórico do documento.
Observador
Um Observador tem acesso somente leitura ao documento. Observadores são notificados quando o documento é enviado e podem visualizar seu conteúdo e acompanhar seu progresso, mas não podem assinar, aprovar ou modificar nada.
- Recebe uma notificação por e-mail com um link para visualizar o documento.
- Pode ver o status atual de assinatura e quem já assinou.
- Útil para partes interessadas que precisam de visibilidade sem nenhuma ação necessária.
CC (Cópia)
A função CC é para pessoas que devem ser mantidas informadas sobre o documento, mas não precisam interagir com ele diretamente. Participantes CC recebem notificações por e-mail em pontos-chave do ciclo de vida:
- Notificados quando o documento é enviado.
- Notificados quando a assinatura está em andamento (opcional).
- Notificados quando o documento é totalmente concluído.
Participantes CC não possuem um link de assinatura e não podem visualizar o conteúdo do documento pelo DocSign. Eles simplesmente recebem atualizações de status por e-mail.
Escolhendo a Função Correta
| Cenário | Função Recomendada |
|---|---|
| Pessoa precisa assinar o documento | Signatário |
| Gerente precisa aprovar antes de finalizar | Aprovador |
| Parte interessada quer monitorar o progresso | Observador |
| Membro da equipe só precisa de atualizações por e-mail | CC |
Opções de Notificação
Para cada participante, você pode configurar preferências de notificação:
- Notificar no envio --- Receber um e-mail quando o documento é despachado.
- Notificar no progresso --- Receber atualizações conforme outros participantes completam suas ações.
- Notificar na conclusão --- Receber uma notificação quando todas as partes tiverem finalizado e o documento estiver completo.
Essas opções permitem ajustar quem é notificado em cada etapa do fluxo de trabalho.
Próximos Passos
- Criando um Documento --- Adicione participantes durante o assistente de criação do documento.
- Fluxo de Assinatura --- Veja como o processo funciona após os participantes serem atribuídos.