Ruoli dei firmatari
Quando aggiungi partecipanti a un documento DocSign, a ciascuna persona viene assegnato un ruolo che determina cosa può fare con il documento. DocSign supporta quattro ruoli: Signer, Approver, Observer e CC.
Signer
Il ruolo Signer è il più comune. Un firmatario deve rivedere il documento e compilare tutti i campi assegnati --- tipicamente firma, iniziali, data o campi di testo.
- Riceve un'email con un link di firma sicuro.
- Deve completare tutti i campi obbligatori prima di inviare.
- Firma, indirizzo IP, timestamp e posizione geografica vengono registrati nell'audit trail.
- Il documento non può essere contrassegnato come completato finché tutti i firmatari non hanno inviato le loro risposte.
Approver
Un Approver rivede il documento e dà un'approvazione formale senza apporre una firma. Questo ruolo è utile per manager o stakeholder che devono dare l'ok a un documento prima che sia finalizzato ma non devono aggiungere i propri campi firma.
- Riceve una notifica email con un link per rivedere il documento.
- Può approvare o rifiutare il documento.
- L'approvazione viene registrata nella cronologia del documento.
Observer
Un Observer ha accesso in sola lettura al documento. Gli observer vengono notificati quando il documento viene inviato e possono vederne i contenuti e seguire l'avanzamento, ma non possono firmare, approvare o modificare nulla.
- Riceve una notifica email con un link per visualizzare il documento.
- Può vedere lo stato di firma corrente e chi ha firmato.
- Utile per stakeholder che hanno bisogno di visibilità senza azioni richieste.
CC (Carbon Copy)
Il ruolo CC è per le persone che devono restare informate sul documento ma non devono interagire direttamente. I partecipanti CC ricevono notifiche email nei momenti chiave del ciclo di vita:
- Notificati quando il documento viene inviato.
- Notificati quando la firma è in corso (opzionale).
- Notificati quando il documento è completamente completato.
I partecipanti CC non hanno un link di firma e non possono visualizzare i contenuti del documento tramite DocSign. Ricevono semplicemente aggiornamenti di stato via email.
Scegliere il ruolo giusto
| Scenario | Ruolo consigliato |
|---|---|
| La persona deve firmare il documento | Signer |
| Un manager deve approvare prima di finalizzare | Approver |
| Uno stakeholder vuole monitorare l'avanzamento | Observer |
| Un membro del team ha solo bisogno di aggiornamenti email | CC |
Opzioni di notifica
Per ogni partecipante puoi configurare le preferenze di notifica:
- Notify on send --- Ricevere un'email quando il documento viene spedito.
- Notify on progress --- Ricevere aggiornamenti man mano che gli altri partecipanti completano le azioni.
- Notify on completion --- Ricevere una notifica quando tutte le parti hanno finito e il documento è completo.
Queste opzioni ti permettono di affinare chi viene notificato in ogni fase del flusso.
Prossimi passi
- Creare un documento --- Aggiungi partecipanti durante la procedura di creazione del documento.
- Flusso di firma --- Vedi come funziona il processo dopo che i partecipanti sono assegnati.