Rôles des signataires
Lorsque vous ajoutez des participants à un document DocSign, chaque personne se voit assigner un rôle qui détermine ce qu'elle peut faire avec le document. DocSign prend en charge quatre rôles : Signer, Approver, Observer et CC.
Signer
Le rôle Signer est le plus courant. Un signataire est censé examiner le document et remplir tous les champs qui lui sont assignés --- typiquement une signature, des initiales, une date ou des champs de texte.
- Reçoit un e-mail avec un lien de signature sécurisé.
- Doit compléter tous les champs requis avant de soumettre.
- Sa signature, son adresse IP, l'horodatage et la localisation géographique sont enregistrés dans la piste d'audit.
- Le document ne peut pas être marqué comme terminé tant que tous les signataires n'ont pas soumis leurs réponses.
Approver
Un Approver examine le document et donne une approbation formelle sans apposer de signature. Ce rôle est utile pour les managers ou parties prenantes qui doivent valider un document avant sa finalisation sans ajouter leurs propres champs de signature.
- Reçoit une notification e-mail avec un lien pour examiner le document.
- Peut approuver ou refuser le document.
- Son approbation est enregistrée dans l'historique du document.
Observer
Un Observer a un accès en lecture seule au document. Les observateurs sont notifiés à l'envoi du document et peuvent en voir le contenu et suivre sa progression, mais ne peuvent ni signer, ni approuver, ni modifier quoi que ce soit.
- Reçoit une notification e-mail avec un lien pour consulter le document.
- Peut voir l'état de signature actuel et qui a signé.
- Utile pour les parties prenantes qui ont besoin de visibilité sans action requise.
CC (copie carbone)
Le rôle CC s'adresse aux personnes qui doivent rester informées du document sans interagir directement avec lui. Les participants CC reçoivent des notifications e-mail aux moments clés du cycle de vie :
- Notifiés lorsque le document est envoyé.
- Notifiés lorsque la signature est en cours (facultatif).
- Notifiés lorsque le document est entièrement terminé.
Les participants CC n'ont pas de lien de signature et ne peuvent pas consulter le contenu du document via DocSign. Ils reçoivent simplement des mises à jour de statut par e-mail.
Choisir le bon rôle
| Scénario | Rôle recommandé |
|---|---|
| La personne doit signer le document | Signer |
| Un manager doit approuver avant finalisation | Approver |
| Une partie prenante veut suivre la progression | Observer |
| Un membre de l'équipe a seulement besoin de mises à jour par e-mail | CC |
Options de notification
Pour chaque participant, vous pouvez configurer les préférences de notification :
- Notify on send --- Recevoir un e-mail lorsque le document est expédié.
- Notify on progress --- Recevoir des mises à jour lorsque d'autres participants terminent leurs actions.
- Notify on completion --- Recevoir une notification lorsque toutes les parties ont terminé et que le document est complet.
Ces options vous permettent d'affiner qui est notifié à chaque étape du flux.
Prochaines étapes
- Créer un document --- Ajouter des participants pendant l'assistant de création de document.
- Flux de signature --- Voir comment le processus fonctionne après l'assignation des participants.