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Aufbewahrungsrichtlinien

Mit DocSign können Sie jedem Dokument eine Aufbewahrungskategorie zuweisen, die bestimmt, wie lange das abgeschlossene, unterzeichnete PDF im System gespeichert wird. So hilft die Funktion Ihrer Organisation, branchenspezifische Vorschriften und interne Datenrichtlinien einzuhalten.

Warum Aufbewahrung wichtig ist​

Unterzeichnete Dokumente enthalten oft sensible Informationen — Arbeitsverträge, finanzielle Offenlegungen, Gesundheitsermächtigungen und mehr. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche gesetzliche Anforderungen, wie lange diese Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungskategorien von DocSign lassen Sie die Dokumentenspeicherung an die für Ihre Organisation geltenden Vorschriften anpassen.

Läuft die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ab, wird es automatisch aus dem System entfernt. So speichern Sie sensible Unterlagen nicht länger als nötig und erfüllen dennoch Ihre rechtlichen Pflichten.

Aufbewahrungskategorien​

DocSign bietet vier Aufbewahrungskategorien. Sie wählen eine Kategorie beim Erstellen des Dokuments.

Demo​

Die Kategorie Demo ist für Tests und Trials gedacht. Dokumente in dieser Kategorie haben eine kurze Aufbewahrungsfrist — ideal, um DocSign zu erproben, ohne Testdaten im Workspace anzusammeln.

  • Anwendungsfall: DocSign-Workflow testen, neue Teammitglieder schulen, interne Demos.
  • Aufbewahrungsfrist: Kurzfristig (Tage).

General​

Die Kategorie General ist der Standard für die meisten Geschäftsunterlagen ohne spezielle regulatorische Anforderung. Sie bietet eine ausgewogene Aufbewahrungsfrist für Standardverträge, Vereinbarungen und interne Freigaben.

  • Anwendungsfall: Arbeitsverträge, Vendor-Agreements, NDAs, interne Freigaben.
  • Aufbewahrungsfrist: Standard-Geschäftsaufbewahrung.

Healthcare (HIPAA)​

Die Kategorie Healthcare ist so konfiguriert, dass sie den Aufbewahrungsanforderungen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) entspricht. Organisationen im Gesundheitswesen sollten sie für jedes Dokument mit geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) oder mit Healthcare-Compliance-Bezug nutzen.

  • Anwendungsfall: Patienteneinwilligungen, Provider-Agreements, HIPAA-Autorisierungsformulare, Clinical-Trial-Consent.
  • Aufbewahrungsfrist: Verlängerte Aufbewahrung gemäß HIPAA (typischerweise 6 Jahre ab Erstellungsdatum oder dem Datum, an dem das Dokument zuletzt in Kraft war — je nachdem, was später liegt).

Financial (IRS)​

Die Kategorie Financial ist für Dokumente gedacht, die gemäß Internal Revenue Service (IRS) und anderen Finanzvorschriften aufbewahrt werden müssen. Nutzen Sie sie für steuerbezogene Dokumente, Finanzvereinbarungen und Audit-Unterlagen.

  • Anwendungsfall: Steuerautorisierungsformulare, finanzielle Offenlegungen, Audit-Bestätigungen, Kreditverträge, Anlageunterlagen.
  • Aufbewahrungsfrist: Verlängerte Aufbewahrung gemäß IRS (typischerweise 7 Jahre).

Eine Kategorie wählen​

DokumenttypEmpfohlene Kategorie
Test- oder Demo-DokumenteDemo
Standard-GeschäftsverträgeGeneral
Patienteneinwilligung oder Healthcare-FormulareHealthcare (HIPAA)
Steuerformulare oder FinanzvereinbarungenFinancial (IRS)

Wenn Sie unsicher sind, ist General ein sicherer Standard für die meisten Geschäftsunterlagen. Konsultieren Sie Ihr Rechts- oder Compliance-Team, wenn Dokumente unter spezielle regulatorische Anforderungen fallen könnten.

Was passiert, wenn die Aufbewahrung abläuft​

Wenn die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments endet:

  1. Das unterzeichnete PDF wird dauerhaft aus dem Copera-Speicher gelöscht.
  2. Der Dokumenteintrag wird aus Ihrem DocSign-Dashboard entfernt.
  3. Teilnehmer können das abgeschlossene Dokument nicht mehr über ihre Signaturlinks herunterladen.

Laden Sie wichtige Dokumente herunter und archivieren Sie sie, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft, wenn Sie sie über den konfigurierten Zeitraum hinaus behalten müssen.

Nächste Schritte​