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Policy di retention

DocSign ti permette di assegnare una categoria di retention a ciascun documento, che determina per quanto tempo il PDF firmato e completato resta archiviato nel sistema. Questa funzionalità aiuta l'organizzazione a rispettare le normative di settore e le policy interne di gestione dei dati.

Perché la retention conta​

I documenti firmati spesso contengono informazioni sensibili --- contratti di lavoro, disclosure finanziarie, autorizzazioni sanitarie e altro. Settori diversi hanno requisiti legali diversi su quanto a lungo questi record devono essere conservati. Le categorie di retention di DocSign ti permettono di allineare l'archiviazione dei documenti alle normative che si applicano alla tua organizzazione.

Quando scade il periodo di retention di un documento, viene rimosso automaticamente dal sistema. Così non archivi record sensibili più a lungo del necessario, restando comunque in regola con gli obblighi legali.

Categorie di retention​

DocSign offre quattro categorie di retention. Selezioni una categoria quando crei il documento.

Demo​

La categoria Demo è pensata per test e prove. I documenti in questa categoria hanno un periodo di retention breve, così è facile sperimentare con DocSign senza accumulare dati di test nel workspace.

  • Caso d'uso: Testare il flusso DocSign, formare nuovi membri del team, demo interne.
  • Periodo di retention: Breve termine (giorni).

General​

La categoria General è il default per la maggior parte dei documenti aziendali che non rientrano in un requisito normativo specifico. Offre un periodo di retention bilanciato adatto a contratti standard, accordi e approvazioni interne.

  • Caso d'uso: Contratti di lavoro, accordi con fornitori, NDA, approvazioni interne.
  • Periodo di retention: Retention business standard.

Healthcare (HIPAA)​

La categoria Healthcare è configurata per soddisfare i requisiti di retention documentale previsti dall'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Le organizzazioni del settore sanitario dovrebbero usare questa categoria per qualsiasi documento che contenga protected health information (PHI) o sia correlato alla compliance sanitaria.

  • Caso d'uso: Moduli di consenso del paziente, accordi con provider, moduli di autorizzazione HIPAA, consenso a trial clinici.
  • Periodo di retention: Retention estesa allineata ai requisiti HIPAA (tipicamente 6 anni dalla data di creazione o dalla data in cui il documento era ancora in vigore, a seconda di quale sia posteriore).

Financial (IRS)​

La categoria Financial è pensata per documenti che devono essere conservati secondo le linee guida dell'Internal Revenue Service (IRS) e altre normative finanziarie. Usa questa categoria per documenti fiscali, accordi finanziari e record di audit.

  • Caso d'uso: Moduli di autorizzazione fiscale, disclosure finanziarie, conferme di audit, contratti di prestito, documenti di investimento.
  • Periodo di retention: Retention estesa allineata ai requisiti IRS (tipicamente 7 anni).

Scegliere una categoria​

Tipo di documentoCategoria consigliata
Documenti di test o demoDemo
Contratti business standardGeneral
Consenso del paziente o moduli sanitariHealthcare (HIPAA)
Moduli fiscali o accordi finanziariFinancial (IRS)

Se non sei sicuro di quale categoria usare, General è un default sicuro per la maggior parte dei documenti aziendali. Consulta il team legale o di compliance se i tuoi documenti possono essere soggetti a requisiti normativi specifici.

Cosa succede quando scade la retention​

Quando termina il periodo di retention di un documento:

  1. Il PDF firmato viene eliminato in modo permanente dallo storage di Copera.
  2. Il record del documento viene rimosso dalla dashboard DocSign.
  3. I partecipanti non possono più scaricare il documento completato dai loro link di firma.

Assicurati di scaricare e archiviare i documenti importanti prima che scada il periodo di retention se devi conservarli oltre il timeframe configurato.

Prossimi passi​