Políticas de Retenção
O DocSign permite que você atribua uma categoria de retenção a cada documento, que determina por quanto tempo o PDF concluído e assinado é armazenado no sistema. Esse recurso ajuda sua organização a cumprir regulamentações específicas do setor e políticas internas de gerenciamento de dados.
Por Que a Retenção Importa
Documentos assinados frequentemente contêm informações sensíveis --- contratos de trabalho, divulgações financeiras, autorizações de saúde e muito mais. Diferentes setores possuem diferentes requisitos legais sobre por quanto tempo esses registros devem ser preservados. As categorias de retenção do DocSign permitem alinhar o armazenamento de documentos com as regulamentações que se aplicam à sua organização.
Quando o período de retenção de um documento expira, ele é automaticamente removido do sistema. Isso garante que você não armazene registros sensíveis por mais tempo do que o necessário, enquanto ainda cumpre suas obrigações legais.
Categorias de Retenção
O DocSign oferece quatro categorias de retenção. Você seleciona uma categoria ao criar o documento.
Demo
A categoria Demo é projetada para fins de teste e avaliação. Documentos nesta categoria possuem um período de retenção curto, facilitando a experimentação com o DocSign sem acumular dados de teste no seu workspace.
- Caso de uso: Testar o fluxo de trabalho do DocSign, treinar novos membros da equipe, demonstrações internas.
- Período de retenção: Curto prazo (dias).
Geral
A categoria Geral é o padrão para a maioria dos documentos empresariais que não se enquadram em um requisito regulatório específico. Ela oferece um período de retenção equilibrado adequado para contratos, acordos e aprovações internas padrão.
- Caso de uso: Contratos de trabalho, acordos com fornecedores, NDAs, aprovações internas.
- Período de retenção: Retenção empresarial padrão.
Saúde (HIPAA)
A categoria Saúde é configurada para atender aos requisitos de retenção de documentos descritos pela Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA). Organizações do setor de saúde devem usar essa categoria para qualquer documento que contenha informações de saúde protegidas (PHI) ou esteja relacionado à conformidade de saúde.
- Caso de uso: Formulários de consentimento de pacientes, acordos com provedores, formulários de autorização HIPAA, consentimento para ensaios clínicos.
- Período de retenção: Retenção estendida alinhada com os requisitos do HIPAA (normalmente 6 anos a partir da data de criação ou da data em que o documento foi utilizado pela última vez, o que for posterior).
Financeiro (IRS)
A categoria Financeiro é projetada para documentos que devem ser retidos de acordo com as diretrizes do Internal Revenue Service (IRS) e outras regulamentações financeiras. Use essa categoria para documentos relacionados a impostos, acordos financeiros e registros de auditoria.
- Caso de uso: Formulários de autorização fiscal, divulgações financeiras, confirmações de auditoria, contratos de empréstimo, documentos de investimento.
- Período de retenção: Retenção estendida alinhada com os requisitos do IRS (normalmente 7 anos).
Escolhendo uma Categoria
| Tipo de Documento | Categoria Recomendada |
|---|---|
| Documentos de teste ou demonstração | Demo |
| Contratos empresariais padrão | Geral |
| Consentimento de pacientes ou formulários de saúde | Saúde (HIPAA) |
| Formulários fiscais ou acordos financeiros | Financeiro (IRS) |
Se você não tem certeza de qual categoria usar, Geral é um padrão seguro para a maioria dos documentos empresariais. Consulte sua equipe jurídica ou de conformidade se seus documentos puderem estar sujeitos a requisitos regulatórios específicos.
O Que Acontece Quando a Retenção Expira
Quando o período de retenção de um documento termina:
- O PDF assinado é permanentemente excluído do armazenamento do Copera.
- O registro do documento é removido do seu painel do DocSign.
- Os participantes não podem mais baixar o documento concluído a partir de seus links de assinatura.
Certifique-se de baixar e arquivar documentos importantes antes que seu período de retenção expire, caso precise mantê-los além do prazo configurado.
Próximos Passos
- Visão Geral do DocSign --- Retorne à visão geral do recurso DocSign.
- Criando um Documento --- Selecione uma categoria de retenção durante a criação do documento.
- Fluxo de Assinatura --- Entenda o ciclo de vida completo da assinatura.