Politicas de Retencao
O DocSign permite que voce atribua uma categoria de retencao a cada documento, que determina por quanto tempo o PDF concluido e assinado e armazenado no sistema. Esse recurso ajuda sua organizacao a cumprir regulamentacoes especificas do setor e politicas internas de gerenciamento de dados.
Por Que a Retencao Importa
Documentos assinados frequentemente contem informacoes sensiveis --- contratos de trabalho, divulgacoes financeiras, autorizacoes de saude e muito mais. Diferentes setores possuem diferentes requisitos legais sobre por quanto tempo esses registros devem ser preservados. As categorias de retencao do DocSign permitem alinhar o armazenamento de documentos com as regulamentacoes que se aplicam a sua organizacao.
Quando o periodo de retencao de um documento expira, ele e automaticamente removido do sistema. Isso garante que voce nao armazene registros sensiveis por mais tempo do que o necessario, enquanto ainda cumpre suas obrigacoes legais.
Categorias de Retencao
O DocSign oferece quatro categorias de retencao. Voce seleciona uma categoria ao criar o documento.
Demo
A categoria Demo e projetada para fins de teste e avaliacao. Documentos nesta categoria possuem um periodo de retencao curto, facilitando a experimentacao com o DocSign sem acumular dados de teste no seu workspace.
- Caso de uso: Testar o fluxo de trabalho do DocSign, treinar novos membros da equipe, demonstracoes internas.
- Periodo de retencao: Curto prazo (dias).
Geral
A categoria Geral e o padrao para a maioria dos documentos empresariais que nao se enquadram em um requisito regulatorio especifico. Ela oferece um periodo de retencao equilibrado adequado para contratos, acordos e aprovacoes internas padrao.
- Caso de uso: Contratos de trabalho, acordos com fornecedores, NDAs, aprovacoes internas.
- Periodo de retencao: Retencao empresarial padrao.
Saude (HIPAA)
A categoria Saude e configurada para atender aos requisitos de retencao de documentos descritos pela Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saude (HIPAA). Organizacoes do setor de saude devem usar essa categoria para qualquer documento que contenha informacoes de saude protegidas (PHI) ou esteja relacionado a conformidade de saude.
- Caso de uso: Formularios de consentimento de pacientes, acordos com provedores, formularios de autorizacao HIPAA, consentimento para ensaios clinicos.
- Periodo de retencao: Retencao estendida alinhada com os requisitos do HIPAA (normalmente 6 anos a partir da data de criacao ou da data em que o documento foi utilizado pela ultima vez, o que for posterior).
Financeiro (IRS)
A categoria Financeiro e projetada para documentos que devem ser retidos de acordo com as diretrizes do Internal Revenue Service (IRS) e outras regulamentacoes financeiras. Use essa categoria para documentos relacionados a impostos, acordos financeiros e registros de auditoria.
- Caso de uso: Formularios de autorizacao fiscal, divulgacoes financeiras, confirmacoes de auditoria, contratos de emprestimo, documentos de investimento.
- Periodo de retencao: Retencao estendida alinhada com os requisitos do IRS (normalmente 7 anos).
Escolhendo uma Categoria
| Tipo de Documento | Categoria Recomendada |
|---|---|
| Documentos de teste ou demonstracao | Demo |
| Contratos empresariais padrao | Geral |
| Consentimento de pacientes ou formularios de saude | Saude (HIPAA) |
| Formularios fiscais ou acordos financeiros | Financeiro (IRS) |
Se voce nao tem certeza de qual categoria usar, Geral e um padrao seguro para a maioria dos documentos empresariais. Consulte sua equipe juridica ou de conformidade se seus documentos puderem estar sujeitos a requisitos regulatorios especificos.
O Que Acontece Quando a Retencao Expira
Quando o periodo de retencao de um documento termina:
- O PDF assinado e permanentemente excluido do armazenamento do Copera.
- O registro do documento e removido do seu painel do DocSign.
- Os participantes nao podem mais baixar o documento concluido a partir de seus links de assinatura.
Certifique-se de baixar e arquivar documentos importantes antes que seu periodo de retencao expire, caso precise mante-los alem do prazo configurado.
Proximos Passos
- Visao Geral do DocSign --- Retorne a visao geral do recurso DocSign.
- Criando um Documento --- Selecione uma categoria de retencao durante a criacao do documento.
- Fluxo de Assinatura --- Entenda o ciclo de vida completo da assinatura.