Politiques de conservation
DocSign vous permet d'assigner une catégorie de conservation à chaque document, ce qui détermine combien de temps le PDF signé et terminé est stocké dans le système. Cette fonctionnalité aide votre organisation à se conformer aux réglementations sectorielles et aux politiques internes de gestion des données.
Pourquoi la conservation est importante
Les documents signés contiennent souvent des informations sensibles --- contrats de travail, divulgations financières, autorisations de santé, et bien plus. Différents secteurs ont des exigences légales différentes sur la durée de conservation de ces enregistrements. Les catégories de conservation de DocSign vous permettent d'aligner le stockage des documents sur les réglementations applicables à votre organisation.
Lorsqu'une période de conservation d'un document expire, il est automatiquement retiré du système. Cela garantit que vous ne stockez pas d'enregistrements sensibles plus longtemps que nécessaire tout en respectant vos obligations légales.
Catégories de conservation
DocSign propose quatre catégories de conservation. Vous sélectionnez une catégorie lors de la création du document.
Demo
La catégorie Demo est conçue pour les tests et essais. Les documents de cette catégorie ont une courte période de conservation, ce qui facilite l'expérimentation avec DocSign sans accumuler de données de test dans votre espace de travail.
- Cas d'usage : Tester le flux DocSign, former de nouveaux membres, démonstrations internes.
- Période de conservation : Court terme (jours).
General
La catégorie General est la valeur par défaut pour la plupart des documents professionnels qui ne relèvent pas d'une exigence réglementaire spécifique. Elle offre une période de conservation équilibrée adaptée aux contrats standard, accords et validations internes.
- Cas d'usage : Contrats de travail, accords fournisseurs, NDA, approbations internes.
- Période de conservation : Conservation professionnelle standard.
Healthcare (HIPAA)
La catégorie Healthcare est configurée pour répondre aux exigences de conservation de documents de la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA). Les organisations du secteur de la santé devraient utiliser cette catégorie pour tout document contenant des informations de santé protégées (PHI) ou lié à la conformité santé.
- Cas d'usage : Formulaires de consentement patient, accords de prestataires, formulaires d'autorisation HIPAA, consentements d'essais cliniques.
- Période de conservation : Conservation prolongée alignée sur les exigences HIPAA (typiquement 6 ans à compter de la date de création ou de la date à laquelle le document a été en vigueur pour la dernière fois, selon la plus tardive).
Financial (IRS)
La catégorie Financial est conçue pour les documents qui doivent être conservés conformément aux directives de l'Internal Revenue Service (IRS) et à d'autres réglementations financières. Utilisez cette catégorie pour les documents fiscaux, accords financiers et enregistrements d'audit.
- Cas d'usage : Formulaires d'autorisation fiscale, divulgations financières, confirmations d'audit, accords de prêt, documents d'investissement.
- Période de conservation : Conservation prolongée alignée sur les exigences IRS (typiquement 7 ans).
Choisir une catégorie
| Type de document | Catégorie recommandée |
|---|---|
| Documents de test ou de démo | Demo |
| Contrats professionnels standard | General |
| Consentements patient ou formulaires de santé | Healthcare (HIPAA) |
| Formulaires fiscaux ou accords financiers | Financial (IRS) |
Si vous n'êtes pas sûr de la catégorie à utiliser, General est un défaut sûr pour la plupart des documents professionnels. Consultez votre équipe juridique ou de conformité si vos documents peuvent être soumis à des exigences réglementaires spécifiques.
Que se passe-t-il à l'expiration de la conservation
Lorsqu'une période de conservation d'un document se termine :
- Le PDF signé est définitivement supprimé du stockage de Copera.
- L'enregistrement du document est retiré de votre tableau de bord DocSign.
- Les participants ne peuvent plus télécharger le document terminé depuis leurs liens de signature.
Veillez à télécharger et archiver les documents importants avant l'expiration de leur période de conservation si vous devez les conserver au-delà de la durée configurée.
Prochaines étapes
- Vue d'ensemble de DocSign --- Revenir à la vue d'ensemble de la fonctionnalité DocSign.
- Créer un document --- Sélectionner une catégorie de conservation pendant la création du document.
- Flux de signature --- Comprendre le cycle de vie complet de la signature.