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Überblick zu DocSign

DocSign ist Coperas integrierte Funktion für elektronische Signaturen, mit der Sie Dokumente zur Unterzeichnung senden, ohne die Plattform zu verlassen. Laden Sie ein PDF hoch, platzieren Sie Signaturfelder, weisen Sie Unterzeichner zu und verfolgen Sie den Fortschritt — alles in einer Oberfläche.

Beta

DocSign ist derzeit in der Beta. Die Funktion ist voll nutzbar, und wir verbessern die Erfahrung aktiv anhand von Nutzerfeedback. Sie können auf kleinere Interface-Änderungen stoßen, während wir iterieren.

Was können Sie mit DocSign tun?​

  • PDF-Dokument hochladen — Starten Sie mit dem Upload einer PDF-Datei von Ihrem Computer oder wählen Sie eine aus Copera Drive. DOCX-Dateien werden automatisch in PDF konvertiert.
  • Signaturfelder hinzufügen — Ziehen Sie Feldtypen per Drag-and-Drop auf das Dokument: Signatur, Initialen, Datum und Textfelder. Positionieren Sie sie genau dort, wo jeder Unterzeichner Angaben machen soll.
  • Unterzeichner zuweisen — Fügen Sie Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse hinzu. Weisen Sie jeder Person eine Rolle zu — Signer, Approver, Observer oder CC —, damit klar ist, was erwartet wird.
  • Zur Unterschrift senden — Wenn Ihr Dokument bereit ist, senden Sie es aus. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem einzigartigen, sicheren Link zum Prüfen und Unterzeichnen.
  • Fortschritt verfolgen — Sehen Sie im DocSign-Dashboard, wer jedes Dokument noch unterschreiben muss und wer es bereits angesehen oder unterschrieben hat.
  • Abgeschlossene Dokumente herunterladen — Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, laden Sie das finale PDF mit allen eingebetteten Signaturen herunter.

Dokumentlebenszyklus​

Jedes DocSign-Dokument durchläuft einen klaren Lebenszyklus:

  1. Draft — Sie bereiten das Dokument noch vor. Felder hinzufügen, Unterzeichner zuweisen und Optionen konfigurieren.
  2. Sent — Das Dokument wurde an Unterzeichner versendet. E-Mail-Benachrichtigungen werden zugestellt.
  3. In Progress — Mindestens ein Unterzeichner hat seinen Teil erledigt, andere stehen noch aus.
  4. Completed — Alle Unterzeichner haben ihre Rolle erfüllt. Das finale Dokument steht zum Download bereit.

Wo Sie DocSign finden​

DocSign liegt im Bereich Drive: Klicken Sie in der oberen Leiste auf Drive und dann im Drive-Menü auf DocSign. Das DocSign-Dashboard öffnet sich; dort senden Sie neue Dokumente, setzen Entwürfe fort und verfolgen alles, was Sie gesendet oder erhalten haben.

Sie können eine Signaturanfrage auch starten, ohne DocSign zu öffnen:

  • Über das Menü Neu in Drive — Klicken Sie auf Neu und dann auf Zur Unterschrift senden.
  • Aus einem geöffneten Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation — Klicken Sie im Dateikopf auf den Pfeil neben Teilen und wählen Sie Zur Unterschrift senden. DocSign öffnet sich mit einem PDF der Datei, bereit für Felder und Unterzeichnende.

Das DocSign-Dashboard​

Das Dashboard dreht sich um eine Frage: Wer muss noch unterschreiben? Vier Zähler oben filtern die Umschläge darunter:

ZählerWas er zeigt
Braucht deine UnterschriftDokumente, die auf Ihre Unterschrift warten. Dieser Zähler ist hervorgehoben, damit Sie nie verpassen, wenn Sie an der Reihe sind.
Wartet auf andereDokumente, die Sie gesendet haben und die andere noch unterschreiben müssen.
AbgeschlossenDokumente, die alle unterschrieben haben.
EntwürfeDokumente, die Sie begonnen, aber noch nicht gesendet haben.

Klicken Sie auf einen Zähler, um seine Umschläge anzuzeigen. Jede Umschlagkarte zeigt:

  • Die Datei und ihren Namen.
  • Wer sie gesendet hat, wann, und wann sie abläuft.
  • Jede unterzeichnende Person und ihren Status: unterschrieben, Sie sind dran, angesehen, nicht geöffnet oder nicht gesendet.
  • Einen Fortschrittsbalken wie 1 von 2 unterschrieben.
  • Eine Hauptaktion für diesen Umschlag: Jetzt unterschreiben, wenn Sie an der Reihe sind, Erinnerung senden, während Sie auf andere warten, Herunterladen, wenn er abgeschlossen ist, oder Fortsetzen bei einem Entwurf.
tipp

Jedes Dokument, jede Tabelle und jede Präsentation lässt sich auch über das Menü Teilen im Editor versenden, so senden Sie einen Vertrag direkt dort zur Unterschrift, wo Sie ihn geschrieben haben.

Aufbewahrungskategorien​

Beim Erstellen eines Dokuments können Sie eine Aufbewahrungskategorie wählen — Demo, General, Healthcare (HIPAA) oder Financial (IRS) —, um zu steuern, wie lange abgeschlossene Dokumente gespeichert werden. Mehr dazu unter Aufbewahrungsrichtlinien.

Nächste Schritte​