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Überblick zu DocSign

DocSign ist Coperas integrierte Funktion für elektronische Signaturen, mit der Sie Dokumente zur Unterzeichnung senden, ohne die Plattform zu verlassen. Laden Sie ein PDF hoch, platzieren Sie Signaturfelder, weisen Sie Unterzeichner zu und verfolgen Sie den Fortschritt — alles in einer Oberfläche.

Beta

DocSign ist derzeit in der Beta. Die Funktion ist voll nutzbar, und wir verbessern die Erfahrung aktiv anhand von Nutzerfeedback. Sie können auf kleinere Interface-Änderungen stoßen, während wir iterieren.

Was können Sie mit DocSign tun?​

  • PDF-Dokument hochladen — Starten Sie mit dem Upload einer PDF-Datei von Ihrem Computer oder wählen Sie eine aus Copera Drive. DOCX-Dateien werden automatisch in PDF konvertiert.
  • Signaturfelder hinzufügen — Ziehen Sie Feldtypen per Drag-and-Drop auf das Dokument: Signatur, Initialen, Datum und Textfelder. Positionieren Sie sie genau dort, wo jeder Unterzeichner Angaben machen soll.
  • Unterzeichner zuweisen — Fügen Sie Teilnehmer mit Name und E-Mail-Adresse hinzu. Weisen Sie jeder Person eine Rolle zu — Signer, Approver, Observer oder CC —, damit klar ist, was erwartet wird.
  • Zur Signatur senden — Wenn Ihr Dokument bereit ist, senden Sie es aus. Jeder Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem einzigartigen, sicheren Link zum Prüfen und Unterzeichnen.
  • Fortschritt verfolgen — Überwachen Sie den Status jedes Dokuments im DocSign-Dashboard. Sehen Sie auf einen Blick, wer angesehen, unterzeichnet oder noch aussteht.
  • Abgeschlossene Dokumente herunterladen — Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, laden Sie das finale PDF mit allen eingebetteten Signaturen herunter.

Dokumentlebenszyklus​

Jedes DocSign-Dokument durchläuft einen klaren Lebenszyklus:

  1. Draft — Sie bereiten das Dokument noch vor. Felder hinzufügen, Unterzeichner zuweisen und Optionen konfigurieren.
  2. Sent — Das Dokument wurde an Unterzeichner versendet. E-Mail-Benachrichtigungen werden zugestellt.
  3. In Progress — Mindestens ein Unterzeichner hat seinen Teil erledigt, andere stehen noch aus.
  4. Completed — Alle Unterzeichner haben ihre Rolle erfüllt. Das finale Dokument steht zum Download bereit.

Wo Sie DocSign finden​

DocSign liegt im Abschnitt Collaborate der linken Seitenleiste. Klicken Sie auf DocSign, um das Dashboard zu öffnen, in dem Sie neue Dokumente erstellen, Entwürfe ansehen und gesendete Dokumente verfolgen können.

Aufbewahrungskategorien​

Beim Erstellen eines Dokuments können Sie eine Aufbewahrungskategorie wählen — Demo, General, Healthcare (HIPAA) oder Financial (IRS) —, um zu steuern, wie lange abgeschlossene Dokumente gespeichert werden. Mehr dazu unter Aufbewahrungsrichtlinien.

Nächste Schritte​