Visão Geral do DocSign
DocSign é o recurso de assinatura eletrônica integrado ao Copera que permite enviar documentos para assinatura sem sair da plataforma. Faça upload de um PDF, posicione campos de assinatura, atribua signatários e acompanhe o progresso --- tudo em uma única interface.
O DocSign está atualmente em beta. O recurso é totalmente funcional, e estamos melhorando ativamente a experiência com base no feedback dos usuários. Você pode encontrar pequenas alterações na interface conforme iteramos.
O Que Você Pode Fazer com o DocSign?
- Fazer upload de um documento PDF --- Comece fazendo upload de qualquer arquivo PDF do seu computador ou selecionando um do seu Copera Drive. Arquivos DOCX são automaticamente convertidos para PDF.
- Adicionar campos de assinatura --- Arraste e solte tipos de campo no documento: assinatura, iniciais, data e campos de texto. Posicione-os exatamente onde você precisa que cada signatário preencha informações.
- Atribuir signatários --- Adicione participantes por nome e endereço de e-mail. Atribua a cada pessoa uma função --- Signatário, Aprovador, Observador ou CC --- para que todos saibam o que é esperado deles.
- Enviar para assinatura --- Quando seu documento estiver pronto, envie-o. Cada signatário recebe um e-mail com um link único e seguro para revisar e assinar o documento.
- Acompanhar o progresso --- Veja no painel do DocSign quem ainda precisa assinar cada documento e quem já visualizou ou assinou.
- Baixar documentos concluídos --- Quando todas as partes tiverem assinado, baixe o PDF finalizado com todas as assinaturas incorporadas.
Ciclo de Vida do Documento
Cada documento DocSign passa por um ciclo de vida claro:
- Rascunho --- Você ainda está preparando o documento. Adicione campos, atribua signatários e configure opções.
- Enviado --- O documento foi enviado aos signatários. Notificações por e-mail são entregues.
- Em Andamento --- Pelo menos um signatário completou sua parte, mas outros ainda estão pendentes.
- Concluído --- Todos os signatários cumpriram sua função. O documento final está disponível para download.
Onde Encontrar o DocSign
O DocSign fica na área Drive: clique em Drive na barra superior e depois em DocSign no menu do Drive. O painel do DocSign abre, e nele você envia novos documentos, continua rascunhos e acompanha tudo o que enviou ou recebeu.
Você também pode iniciar um pedido de assinatura sem abrir o DocSign:
- Pelo menu Novo do Drive — Clique em Novo e depois em Enviar para assinatura.
- De um documento, planilha ou apresentação aberto — Clique na seta ao lado de Compartilhar no cabeçalho do arquivo e escolha Enviar para assinatura. O DocSign abre com um PDF do arquivo, pronto para você adicionar campos e signatários.
O Painel do DocSign
O painel é organizado em torno de uma pergunta: quem ainda precisa assinar? Quatro contadores no topo filtram os envelopes abaixo deles:
| Contador | O que mostra |
|---|---|
| Precisa da sua assinatura | Documentos esperando você assinar. Este contador fica em destaque para você nunca perder a sua vez. |
| Aguardando outros | Documentos que você enviou e que outras pessoas ainda precisam assinar. |
| Concluídos | Documentos que todos já assinaram. |
| Rascunhos | Documentos que você começou, mas ainda não enviou. |
Clique em um contador para ver os envelopes dele. Cada cartão de envelope mostra:
- O arquivo e o nome dele.
- Quem enviou, quando e quando expira.
- Cada signatário e o estado dele: assinado, sua vez, visualizou, não abriu ou não enviado.
- Uma barra de progresso como 1 de 2 assinaram.
- Uma ação principal para aquele envelope: Assinar agora quando é a sua vez, Enviar lembrete enquanto você espera os outros, Baixar quando está concluído, ou Continuar para um rascunho.
Qualquer documento, planilha ou apresentação também pode ser enviado pelo menu Compartilhar dentro do editor, para você mandar um contrato para assinatura no mesmo lugar em que o escreveu.
Categorias de Retenção
Ao criar um documento, você pode escolher uma categoria de retenção --- Demo, Geral, Saúde (HIPAA) ou Financeiro (IRS) --- para controlar por quanto tempo os documentos concluídos são armazenados. Saiba mais em Políticas de Retenção.
Próximos Passos
- Criando um Documento --- Percorra todo o processo de criação de documento.
- Funções dos Signatários --- Entenda as diferentes funções dos participantes.
- Fluxo de Assinatura --- Saiba como o processo de assinatura funciona para os destinatários.
- Políticas de Retenção --- Configure as definições de retenção de documentos.