Panoramica di DocSign
DocSign è la funzionalità di firma elettronica integrata di Copera che ti permette di inviare documenti in firma senza uscire dalla piattaforma. Carica un PDF, posiziona i campi firma, assegna i firmatari e monitora l'avanzamento --- tutto da un'unica interfaccia.
DocSign è attualmente in beta. La funzionalità è pienamente operativa e stiamo migliorando attivamente l'esperienza in base al feedback degli utenti. Potresti incontrare piccole modifiche all'interfaccia man mano che iteriamo.
Cosa puoi fare con DocSign?
- Caricare un documento PDF --- Inizia caricando un file PDF dal computer o scegliendone uno dal Drive di Copera. I file DOCX vengono convertiti automaticamente in PDF.
- Aggiungere campi firma --- Trascina e rilascia i tipi di campo sul documento: firma, iniziali, data e campi di testo. Posizionali esattamente dove ogni firmatario deve compilare le informazioni.
- Assegnare firmatari --- Aggiungi partecipanti per nome e indirizzo email. Assegna a ciascuno un ruolo --- Signer, Approver, Observer o CC --- così tutti sanno cosa ci si aspetta.
- Inviare in firma --- Quando il documento è pronto, invialo. Ogni firmatario riceve un'email con un link unico e sicuro per rivedere e firmare il documento.
- Monitorare l'avanzamento --- Segui lo stato di ogni documento dalla dashboard DocSign. Vedi a colpo d'occhio chi ha visualizzato, firmato o è ancora in attesa.
- Scaricare i documenti completati --- Quando tutte le parti hanno firmato, scarica il PDF finalizzato con tutte le firme incorporate.
Ciclo di vita del documento
Ogni documento DocSign attraversa un ciclo di vita chiaro:
- Draft --- Stai ancora preparando il documento. Aggiungi campi, assegna firmatari e configura le opzioni.
- Sent --- Il documento è stato inviato ai firmatari. Le notifiche email vengono consegnate.
- In Progress --- Almeno un firmatario ha completato la propria parte, ma altri sono ancora in attesa.
- Completed --- Tutti i firmatari hanno adempiuto al proprio ruolo. Il documento finale è disponibile per il download.
Dove trovare DocSign
DocSign si trova nella sezione Collaborate della barra laterale sinistra. Clicca DocSign per aprire la dashboard in cui puoi creare nuovi documenti, vedere le bozze e monitorare i documenti inviati.
Categorie di retention
Quando crei un documento, puoi scegliere una categoria di retention --- Demo, General, Healthcare (HIPAA) o Financial (IRS) --- per controllare quanto a lungo i documenti completati vengono archiviati. Scopri di più in Policy di retention.
Prossimi passi
- Creare un documento --- Percorri l'intero processo di creazione del documento.
- Ruoli dei firmatari --- Comprendi i diversi ruoli dei partecipanti.
- Flusso di firma --- Scopri come funziona il processo di firma per i destinatari.
- Policy di retention --- Configura le impostazioni di retention dei documenti.