Panoramica di DocSign
DocSign è la funzionalità di firma elettronica integrata di Copera che ti permette di inviare documenti in firma senza uscire dalla piattaforma. Carica un PDF, posiziona i campi firma, assegna i firmatari e monitora l'avanzamento --- tutto da un'unica interfaccia.
DocSign è attualmente in beta. La funzionalità è pienamente operativa e stiamo migliorando attivamente l'esperienza in base al feedback degli utenti. Potresti incontrare piccole modifiche all'interfaccia man mano che iteriamo.
Cosa puoi fare con DocSign?
- Caricare un documento PDF --- Inizia caricando un file PDF dal computer o scegliendone uno dal Drive di Copera. I file DOCX vengono convertiti automaticamente in PDF.
- Aggiungere campi firma --- Trascina e rilascia i tipi di campo sul documento: firma, iniziali, data e campi di testo. Posizionali esattamente dove ogni firmatario deve compilare le informazioni.
- Assegnare firmatari --- Aggiungi partecipanti per nome e indirizzo email. Assegna a ciascuno un ruolo --- Signer, Approver, Observer o CC --- così tutti sanno cosa ci si aspetta.
- Invia per la firma --- Quando il documento è pronto, invialo. Ogni firmatario riceve un'email con un link unico e sicuro per rivedere e firmare il documento.
- Monitorare l'avanzamento --- Vedi nella dashboard DocSign chi deve ancora firmare ogni documento e chi lo ha già visualizzato o firmato.
- Scaricare i documenti completati --- Quando tutte le parti hanno firmato, scarica il PDF finalizzato con tutte le firme incorporate.
Ciclo di vita del documento
Ogni documento DocSign attraversa un ciclo di vita chiaro:
- Draft --- Stai ancora preparando il documento. Aggiungi campi, assegna firmatari e configura le opzioni.
- Sent --- Il documento è stato inviato ai firmatari. Le notifiche email vengono consegnate.
- In Progress --- Almeno un firmatario ha completato la propria parte, ma altri sono ancora in attesa.
- Completed --- Tutti i firmatari hanno adempiuto al proprio ruolo. Il documento finale è disponibile per il download.
Dove trovare DocSign
DocSign si trova nell'area Drive: clicca Drive nella barra superiore, poi DocSign nel menu di Drive. Si apre la dashboard di DocSign, dove invii nuovi documenti, riprendi le bozze e segui tutto quello che hai inviato o ricevuto.
Puoi anche avviare una richiesta di firma senza aprire DocSign:
- Dal menu Nuovo di Drive — Clicca Nuovo e poi Invia per la firma.
- Da un documento, un foglio di calcolo o una presentazione aperti — Fai clic sulla freccia accanto a Condividi nell'intestazione del file e scegli Invia per la firma. DocSign si apre con un PDF del file, pronto per aggiungere campi e firmatari.
La dashboard di DocSign
La dashboard ruota attorno a una domanda: chi deve ancora firmare? Quattro contatori in alto filtrano le buste sottostanti:
| Contatore | Cosa mostra |
|---|---|
| Serve la tua firma | Documenti che aspettano la tua firma. Questo contatore è evidenziato, così non perdi mai il tuo turno. |
| In attesa di altri | Documenti che hai inviato e che altre persone devono ancora firmare. |
| Completate | Documenti che tutti hanno firmato. |
| Bozze | Documenti che hai iniziato ma non hai ancora inviato. |
Clicca un contatore per vedere le sue buste. Ogni scheda di busta mostra:
- Il file e il suo nome.
- Chi l'ha inviata, quando e quando scade.
- Ogni firmatario e il suo stato: firmato, tocca a te, visualizzato, non aperto o non inviato.
- Una barra di avanzamento come 1 di 2 firmati.
- Un'azione principale per quella busta: Firma ora quando tocca a te, Invia promemoria mentre aspetti gli altri, Scarica quando è completata, oppure Continua per una bozza.
Qualsiasi documento, foglio di calcolo o presentazione può essere inviato anche dal menu Condividi all'interno dell'editor, così invii un contratto per la firma proprio dove l'hai scritto.
Categorie di retention
Quando crei un documento, puoi scegliere una categoria di retention --- Demo, General, Healthcare (HIPAA) o Financial (IRS) --- per controllare quanto a lungo i documenti completati vengono archiviati. Scopri di più in Policy di retention.
Prossimi passi
- Creare un documento --- Percorri l'intero processo di creazione del documento.
- Ruoli dei firmatari --- Comprendi i diversi ruoli dei partecipanti.
- Flusso di firma --- Scopri come funziona il processo di firma per i destinatari.
- Policy di retention --- Configura le impostazioni di retention dei documenti.