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Ein Dokument erstellen

DocSign führt Sie mit einem geführten Wizard durch den gesamten Dokumenterstellungsprozess. Der Wizard hat vier Schritte: Dokument wählen, Signaturdetails eingeben, Teilnehmer hinzufügen und prüfen.

Schritt 1 — Dokument wählen​

Wählen Sie zuerst die Datei, die Sie zur Unterzeichnung senden möchten:

  • Vom Computer hochladen — Ziehen Sie eine PDF-Datei per Drag-and-Drop oder klicken Sie, um das Dateisystem zu durchsuchen.
  • Aus Drive wählen — Wählen Sie eine vorhandene Datei aus Copera Drive. Sie können Ordner durchsuchen oder nach Namen suchen.

DocSign akzeptiert PDF-Dateien direkt. Wählen Sie eine DOCX-Datei, wird sie automatisch in PDF konvertiert, bevor der Feldeditor öffnet.

Schritt 2 — Signaturdetails​

Geben Sie Ihrem Dokument einen Titel und optional eine Nachricht. Der Titel hilft Ihnen, das Dokument im Dashboard zu finden; die Nachricht ist in der E-Mail-Benachrichtigung an jeden Unterzeichner enthalten.

Sie können ein Dokument auch als Demo markieren, wenn Sie den Workflow testen. Demo-Dokumente haben eine kürzere Aufbewahrungsfrist und sind im Dashboard klar gekennzeichnet.

Schritt 3 — Teilnehmer hinzufügen​

Fügen Sie die Personen hinzu, die mit dem Dokument interagieren sollen. Für jeden Teilnehmer:

  • Name — Der vollständige Name, wie er im Signaturprotokoll erscheinen soll.
  • E-Mail — Die Adresse, an die die Signatur-Einladung gesendet wird.
  • Rolle — Wählen Sie Signer, Approver, Observer oder CC. Siehe Unterzeichnerrollen für eine detaillierte Erklärung jeder Rolle.

Sie können so viele Teilnehmer hinzufügen, wie Sie brauchen. Ordnen Sie sie neu, um die Signaturreihenfolge festzulegen, oder entfernen Sie nicht mehr benötigte Teilnehmer.

Schritt 4 — Prüfen und erstellen​

Prüfen Sie Titel, Nachricht, Teilnehmer und ihre Rollen. Wenn alles stimmt, klicken Sie auf Create, um das Dokument abzuschließen. Das Dokument wechselt in den Status Draft.

Felder im Dokument hinzufügen​

Nach der Erstellung gelangen Sie in den Feldeditor, in dem Sie interaktive Felder auf den PDF-Seiten platzieren können:

Verfügbare Feldtypen​

FeldtypBeschreibung
SignatureEin volles Signaturfeld. Der Unterzeichner zeichnet oder tippt hier die Signatur.
InitialsEin kleineres Feld für die Initialen des Unterzeichners.
DateEin Datumsfeld, das automatisch mit dem Signaturdatum gefüllt wird.
TextEin freies Textfeld für eigene Angaben wie Name, Adresse oder Titel.

Felder platzieren​

  1. Wählen Sie einen Feldtyp in der Symbolleiste links.
  2. Klicken Sie auf die PDF-Seite, wo das Feld liegen soll.
  3. Ziehen Sie das Feld zum Verschieben oder skalieren Sie es an den Rändern.
  4. Weisen Sie das Feld einem bestimmten Unterzeichner über den Signer-Selektor zu. Jeder Unterzeichner hat eine eigene Farbe, damit Sie leicht sehen, welche Felder wem gehören.

Sie können so viele Felder wie nötig auf jeder Seite des Dokuments hinzufügen. Felder entfernen Sie durch Auswählen und Löschen.

Felder Unterzeichnern zuweisen​

Jedes Feld muss einem Unterzeichner zugewiesen sein. Wenn ein Unterzeichner das Dokument erhält, sieht und bedient er nur die ihm zugewiesenen Felder. So bleibt die Erfahrung fokussiert und Verwechslungen bei mehreren Unterzeichnern werden vermieden.

Das Dokument senden​

Sobald alle nötigen Felder platziert und zugewiesen sind, klicken Sie auf Send, um das Dokument zu versenden. Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail mit einem einzigartigen Link. Das Dokument wechselt von Draft zu Sent. Optional können Sie eine Ablaufzeit (in Tagen) setzen, nach der der Signaturlink ungültig wird.

Nächste Schritte​