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Créer un document

DocSign utilise un assistant guidé pour vous accompagner dans tout le processus de création de document. L'assistant comporte quatre étapes : sélectionner un document, saisir les détails de signature, ajouter des participants et réviser.

Étape 1 --- Sélectionner le document​

Commencez par choisir le fichier à envoyer pour signature :

  • Téléverser depuis votre ordinateur --- Glissez-déposez un fichier PDF ou cliquez pour parcourir votre système de fichiers.
  • Sélectionner depuis Drive --- Choisissez un fichier existant dans votre Drive Copera. Vous pouvez parcourir les dossiers ou rechercher par nom.

DocSign accepte directement les fichiers PDF. Si vous sélectionnez un fichier DOCX, il est automatiquement converti en PDF avant l'ouverture de l'éditeur de champs.

Étape 2 --- Détails de signature​

Donnez un titre à votre document et un message facultatif. Le titre vous aide à identifier le document dans votre tableau de bord, et le message est inclus dans la notification e-mail envoyée à chaque signataire.

Vous pouvez aussi marquer un document comme Demo si vous testez le flux. Les documents de démo utilisent une période de conservation plus courte et sont clairement étiquetés dans le tableau de bord.

Étape 3 --- Ajouter des participants​

Ajoutez les personnes qui doivent interagir avec le document. Pour chaque participant, renseignez :

  • Name --- Le nom complet de la personne tel qu'il doit apparaître dans l'enregistrement de signature.
  • Email --- L'adresse e-mail où l'invitation à signer sera envoyée.
  • Role --- Choisissez parmi Signer, Approver, Observer ou CC. Voir Rôles des signataires pour une explication détaillée de chaque rôle.

Vous pouvez ajouter autant de participants que nécessaire. Réordonnez-les pour définir l'ordre de signature, ou retirez les participants dont vous n'avez plus besoin.

Étape 4 --- Réviser et créer​

Vérifiez le titre du document, le message, les participants et leurs rôles. Lorsque tout est correct, cliquez sur Create pour finaliser le document. Le document passe au statut Draft.

Ajouter des champs au document​

Après la création, vous êtes conduit à l'éditeur de champs où vous pouvez placer des champs interactifs sur les pages du PDF :

Types de champs disponibles​

Type de champDescription
SignatureUn champ de signature complet. Le signataire dessine ou saisit sa signature ici.
InitialsUn champ plus petit pour les initiales du signataire.
DateUn champ de date rempli automatiquement avec la date de signature.
TextUn champ de texte libre pour que le signataire saisisse des informations personnalisées comme un nom, une adresse ou un titre.

Placer des champs​

  1. Sélectionnez un type de champ dans la barre d'outils de gauche.
  2. Cliquez sur la page PDF où vous souhaitez placer le champ.
  3. Faites glisser le champ pour le repositionner, ou redimensionnez-le en tirant sur ses bords.
  4. Assignez le champ à un signataire précis via le sélecteur de signataire. Chaque signataire est représenté par une couleur distincte pour voir facilement à qui appartiennent les champs.

Vous pouvez ajouter autant de champs que nécessaire sur n'importe quelle page du document. Les champs se suppriment en les sélectionnant et en appuyant sur supprimer.

Assigner des champs aux signataires​

Chaque champ doit être assigné à un signataire. Lorsqu'un signataire reçoit le document, il ne voit et n'interagit qu'avec les champs qui lui sont assignés. Cela garde l'expérience focalisée et évite la confusion lorsqu'il y a plusieurs signataires.

Envoyer le document​

Une fois tous les champs nécessaires placés et assignés aux signataires, cliquez sur Send pour expédier le document. Chaque participant reçoit un e-mail avec un lien unique. Le document passe du statut Draft à Sent. Vous pouvez éventuellement définir une période d'expiration (en jours) après laquelle le lien de signature ne sera plus valide.

Prochaines étapes​