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Contacts nutzen

Dieser Leitfaden deckt den Alltag mit dem gemeinsamen Adressbuch Ihres Workspace ab: Kontakte hinzufügen und bearbeiten, schnell finden, in Listen organisieren und gespeicherte Personen bei der Arbeit in Copera erkennen.

Für die Einführung starten Sie mit dem Überblick zu Contacts. Für Massenimport siehe Kontakte importieren.

Einen Kontakt erstellen​

  1. Öffnen Sie Settings → Contacts und bleiben Sie auf dem Tab Contacts.
  2. Klicken Sie oben rechts auf New contact.
  3. Füllen Sie die Details aus. Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:
    • Identity — vollständiger Name (erforderlich), optionaler Spitzname und Geburtstag.
    • Organization — Firma, Abteilung und Jobtitel.
    • Emails — mindestens eine E-Mail erforderlich.
    • Phones, Addresses, Websites — so viele wie nötig.
    • Categories — eigene Tags zum Gruppieren.
    • Notes — alles Weitere, das Sie merken möchten.
  4. Klicken Sie auf Create zum Speichern.
tipp

Name und eine E-Mail sind die einzigen Pflichtfelder. Sie können einen schlanken Kontakt speichern und später ausfüllen — unvollständige Einträge sind in Ordnung.

Mehrere E-Mails, Telefone, Adressen und Websites​

Oft gibt es mehrere Wege, jemanden zu erreichen. In Emails, Phones, Addresses und Websites nutzen Sie add im Abschnitts-Header für einen weiteren Eintrag. Jeder Eintrag hat ein Typ-Label:

AbschnittVerfügbare Typen
EmailsWork, Home, Other
PhonesCell, Work, Home, Fax, Other
AddressesHome, Work, Other
WebsitesWork, Personal, Other

Eintrag mit dem Papierkorb-Symbol entfernen. (Ein Kontakt behält immer mindestens eine E-Mail.)

Primäre E-Mail oder Telefon wählen​

Bei mehreren E-Mails oder Nummern ist eine primär — die Hauptadresse bzw. -nummer. Stern-Icon neben einem Eintrag klicken; der vorherige Stern wird entfernt. Entfernen Sie die primäre E-Mail, wird die nächste automatisch primär.

Kategorien (Tags) hinzufügen​

Im Abschnitt Categories Tag tippen und Enter. Kategorien sind freiform — erfinden Sie Labels, die für Ihren Workspace Sinn ergeben, z. B. „Customer“, „Supplier“, „Press“ oder „VIP“. Beliebig viele; sie werden mächtig bei regelbasierten Listen und beim schnellen Scannen.

Einen Kontakt bearbeiten und löschen​

Auf dem Tab Contacts hat jede Zeile rechts Aktionen:

  • Edit (Bleistift) — dasselbe Formular wie beim Erstellen, vorausgefüllt. Änderungen und Save changes.
  • Delete (Papierkorb) — entfernt den Kontakt nach Bestätigung aus dem Workspace.
vorsicht

Das Löschen eines Kontakts entfernt ihn für alle aus dem Workspace-Adressbuch. Das kann nicht rückgängig gemacht werden — vor dem Bestätigen doppelt prüfen.

Einen Kontakt finden​

Der Tab Contacts zeigt das Verzeichnis als Tabelle mit Spalten für Person, Kontaktdaten, Firma und Adresse. Zwei Tools:

  • Search — Suchfeld oben filtert nach Name, E-Mail oder anderen Details. Ergebnisse aktualisieren sich beim Tippen.
  • Pages — Große Verzeichnisse sind paginiert; Steuerung unten in der Tabelle.

Kontakte in ganz Copera erkennen​

Der Nutzen des Verzeichnisses: Copera nutzt es überall, wo eine E-Mail-Adresse erscheint.

Hover-Cards an E-Mail-Adressen​

Fahren Sie über eine E-Mail — Absender oder Empfänger in der Inbox oder Empfänger-Chip beim Verfassen — und eine kleine Card zeigt, wem die Adresse gehört. Bei gespeichertem Kontakt: Name, Foto, Job und Firma sowie Kurzinfo zu Links, Adressen, Kategorien und Notizen. Von der Card aus:

  • Edit — direkt zum Kontakteintrag.
  • Add to contacts — wenn die Adresse noch nicht gespeichert ist, mit einem Klick ins Verzeichnis (Name und E-Mail vorausgefüllt).
  • Copy email — Adresse in die Zwischenablage.
tipp

Add to contacts ist der einfachste Weg, das Verzeichnis wachsen zu lassen. Beim Durcharbeiten der Inbox Personen mit einem Klick speichern — ohne erneut zu tippen.

Vorschläge beim Tippen einer E-Mail​

Beim Hinzufügen von Empfängern zu E-Mails oder Gästen zu Kalenderereignissen schlägt Copera passende Personen vor. Vorschläge umfassen gespeicherte Kontakte und Personen, mit denen Sie korrespondiert haben — oft ein Tipp, bevor Sie jemanden formal speichern.

Kontakte in Listen organisieren​

Listen gruppieren Kontakte, damit Sie mit einer Menge Personen arbeiten können — z. B. „Newsletter subscribers“, „Q3 prospects“ oder „Board members“. Tab Lists auf der Contacts-Seite.

Zwei Arten von Listen:

ListentypWie Mitglieder gewählt werdenIdeal für
StaticSie fügen Kontakte manuell hinzu und entfernen sie.Feste, kuratierte Menge, die sich nicht von allein ändert.
DynamicMitglieder automatisch nach Regeln; die Liste aktualisiert sich mit Ihren Kontakten.Lebendes Segment, z. B. „alle bei Firma X“ oder „alle mit Tag VIP“.
hinweis

Der Listentyp wird beim Erstellen gewählt und ist danach gesperrt. Zum Wechseln des Typs eine neue Liste des gewünschten Typs anlegen.

Eine statische Liste erstellen​

  1. Auf dem Tab Lists auf New list klicken.
  2. Name und optional description.
  3. Typ Static belassen.
  4. Rechts Kontakte suchen und klicken zum Hinzufügen. Mitglieder erscheinen darunter; mit Close-Icon entfernen.
  5. Create klicken.

Eine dynamische (Smart) Liste erstellen​

Eine dynamische Liste wird durch Regeln statt fester Roster definiert. Copera matcht jeden Kontakt gegen Ihre Regeln und hält die Mitgliedschaft aktuell — passender neuer Kontakt tritt von allein bei.

  1. Tab Lists, New list.
  2. Name und optional description.
  3. Typ Dynamic.
  4. Rechts Regeln bauen (siehe unten). Live-Preview zeigt passende Kontakte und laufende Match-Anzahl.
  5. Create, sobald die Regeln gültig sind.

Regeln bauen​

Jede Regel (condition) matcht Kontakte auf eines von drei:

  • Property — Feld am Kontakt. Feld wählen (Email, Name, Organization, Department oder Job title), Operator (is, is not, contains, doesn't contain, starts with, ends with, is empty, is not empty) und Vergleichswert.
  • Created by — wer den Kontakt hinzugefügt hat. is one of oder is not one of und Workspace-Mitglieder.
  • Category — Tags am Kontakt. is one of oder is not one of und Kategorien.

Bedingungen kombinieren und gruppieren:

  • Innerhalb einer Gruppe: Kontakt muss all oder any der Bedingungen matchen.
  • Weitere Gruppen für komplexere Segmente. Bei mehreren Gruppen: all oder any der Gruppen.

So formulieren Sie präzise Segmente wie „Job title contains 'Director' and Category is one of VIP“ oder „Organization is 'Acme' or Organization is 'Globex'“.

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Beobachten Sie Live-Preview und Match-Anzahl. Bei null Matches eine Bedingung lockern oder Gruppe von all auf any — die Anzahl aktualisiert sich sofort.

Dynamische Liste als statischen Snapshot speichern​

Manchmal wollen Sie eine Smart List einfrieren — z. B. wer am Launch-Tag einer Kampagne qualifiziert war, damit spätere Kontaktänderungen den Record nicht ändern.

Auf dem Tab Lists hat eine dynamische Liste die Aktion Save as static list. Sie erzeugt eine neue statische Liste mit den aktuell matchenden Kontakten. Die Original-Dynamic-Liste bleibt und aktualisiert weiter; die statische Kopie ist eingefroren.

Listen bearbeiten und löschen​

Jede Listenzeile hat edit und delete:

  • Edit — umbenennen, Beschreibung ändern, (statisch) Mitglieder anpassen oder (dynamisch) Regeln verfeinern.
  • Delete — Liste nach Bestätigung entfernen. Löschen einer Liste löscht nicht die Kontakte darin — nur die Gruppierung.

Tipps und Best Practices​

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Standardisieren Sie Kategorien früh. Ein kleines, konsistentes Tag-Set (z. B. Customer / Prospect / Partner / Vendor) macht dynamische Listen zuverlässiger, weil alle gleich taggen.

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Nutzen Sie den Inbox-Add to contacts-Shortcut als Hauptweg, Personen zu erfassen. Das Verzeichnis bleibt aktuell mit wenig Aufwand — und je mehr Kontakte, desto smarter Erkennung und Vorschläge.

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Dynamische Liste, wenn die Mitgliedschaft einer Regel folgen soll („alle bei dieser Firma“, „alles mit Tag VIP“). Statische Liste, wenn Sie eine handverlesene Menge haben, die sich nicht von allein ändern soll.

Häufig gestellte Fragen​

Welche Felder sind zum Speichern eines Kontakts erforderlich?​

Nur vollständiger Name und eine E-Mail-Adresse. Alles andere ist optional.

Kann ein Kontakt mehr als eine E-Mail oder Telefonnummer haben?​

Ja. Beliebig viele in Emails und Phones, jeweils mit Typ-Label, und eine von jeder als primär markieren.

Was ist der Unterschied zwischen statischer und dynamischer Liste?​

Eine statische Liste hat Mitglieder, die Sie manuell hinzufügen und entfernen. Eine dynamische Liste wählt Mitglieder automatisch nach Regeln und hält sich mit Kontaktänderungen aktuell.

Kann ich eine Liste später von statisch zu dynamisch ändern?​

Nein — der Typ ist nach dem Erstellen fest. Legen Sie stattdessen eine neue Liste des gewünschten Typs an.

Wenn ich eine Liste lösche, verliere ich die Kontakte darin?​

Nein. Löschen entfernt nur die Gruppierung. Die Kontakte bleiben im Workspace-Verzeichnis.

Warum erscheinen manche Personen als Vorschläge, obwohl ich sie nie gespeichert habe?​

Copera schlägt auch Personen vor, mit denen Sie korrespondiert haben — gängige Adressen erscheinen vor dem formalen Speichern. Mit Add to contacts werden sie zu dauerhaften Kontakten.

Verwandte Funktionen​