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Utiliser les contacts

Ce guide couvre tout ce que vous faites au quotidien avec le carnet d'adresses partagé de votre espace de travail : ajouter et modifier des contacts, les trouver rapidement, les organiser en listes, et reconnaître les personnes enregistrées lorsque vous travaillez ailleurs dans Copera.

Pour une introduction de haut niveau, commencez par la vue d'ensemble des contacts. Pour importer un carnet d'adresses existant en masse, voir Importer des contacts.

Créer un contact​

  1. Ouvrez Settings → Contacts et restez sur l'onglet Contacts.
  2. Cliquez sur New contact en haut à droite.
  3. Remplissez les détails du contact. Le formulaire est divisé en sections que vous pouvez parcourir :
    • Identity --- nom complet (requis), un surnom facultatif et une date d'anniversaire.
    • Organization --- entreprise, département et intitulé de poste.
    • Emails --- au moins un e-mail est requis.
    • Phones, Addresses, Websites --- ajoutez autant d'entrées que nécessaire.
    • Categories --- vos propres tags pour regrouper.
    • Notes --- tout autre élément utile à retenir.
  4. Cliquez sur Create pour enregistrer.
astuce

Un nom et un e-mail sont les seuls champs requis. Vous pouvez enregistrer un contact minimal maintenant et le compléter plus tard --- aucune pénalité pour une fiche incomplète.

Ajouter plusieurs e-mails, téléphones, adresses et sites web​

Les personnes ont souvent plusieurs moyens d'être jointes. Dans les sections Emails, Phones, Addresses et Websites, utilisez le contrôle add de l'en-tête de section pour ajouter une autre entrée. Chaque entrée a un libellé de type pour les distinguer :

SectionTypes disponibles
EmailsWork, Home, Other
PhonesCell, Work, Home, Fax, Other
AddressesHome, Work, Other
WebsitesWork, Personal, Other

Supprimez une entrée avec l'icône corbeille à côté. (Un contact doit toujours conserver au moins un e-mail.)

Choisir un e-mail ou téléphone principal​

Lorsqu'un contact a plus d'un e-mail ou numéro de téléphone, l'un d'eux est le principal --- l'adresse ou le numéro que Copera traite comme le moyen principal de joindre la personne. Cliquez sur l'icône étoile à côté d'une entrée pour en faire le principal ; l'entrée précédemment étoilée est désélectionnée automatiquement. Si vous supprimez l'e-mail principal, le suivant est promu automatiquement pour qu'un contact ne se retrouve jamais sans e-mail.

Ajouter des catégories (tags)​

Dans la section Categories, saisissez un tag et appuyez sur Entrée pour l'ajouter. Les catégories sont totalement libres --- inventez les libellés qui ont du sens pour votre espace de travail, comme « Customer », « Supplier », « Press » ou « VIP ». Ajoutez-en autant que vous le souhaitez ; ils deviennent puissants plus tard lorsque vous construisez des listes basées sur des règles ou parcourez un contact d'un coup d'œil.

Modifier et supprimer un contact​

Sur l'onglet Contacts, chaque ligne a des actions à droite :

  • Edit (icône crayon) --- ouvre le même formulaire que pour la création, prérempli avec les détails actuels. Effectuez vos modifications et cliquez sur Save changes.
  • Delete (icône corbeille) --- retire le contact de l'espace de travail après une confirmation.
attention

La suppression d'un contact le retire du carnet d'adresses de l'espace de travail pour tout le monde. Cela ne peut pas être annulé : vérifiez bien avant de confirmer.

Trouver un contact​

L'onglet Contacts affiche votre annuaire sous forme de table avec des colonnes pour la personne, ses coordonnées, son entreprise et son adresse. Deux outils vous aident à trouver quelqu'un rapidement :

  • Search --- Utilisez le champ de recherche en haut de l'onglet pour filtrer par nom, e-mail ou autres détails. Les résultats se mettent à jour au fur et à mesure de la saisie.
  • Pages --- Les grands annuaires sont découpés en pages ; utilisez les contrôles de pagination en bas de la table pour naviguer.

Reconnaître les contacts dans tout Copera​

Le vrai gain d'un annuaire, c'est que Copera l'utilise pour vous partout où une adresse e-mail apparaît.

Cartes au survol sur les adresses e-mail​

Survolez une adresse e-mail --- un expéditeur ou destinataire dans votre Inbox, ou une puce de destinataire pendant la rédaction --- et une petite carte apparaît indiquant à qui appartient cette adresse. Pour un contact enregistré, la carte montre le nom, la photo, le poste et l'entreprise, et un résumé rapide des liens, adresses, catégories et notes. Depuis la carte, vous pouvez :

  • Edit --- aller directement à la fiche de ce contact.
  • Add to contacts --- si l'adresse n'est pas encore enregistrée, l'ajouter à votre annuaire en un clic (la carte préremplit le nom et l'e-mail pour vous).
  • Copy email --- copier l'adresse dans le presse-papiers.
astuce

Le raccourci Add to contacts est le moyen le plus simple de faire grandir votre annuaire. En parcourant votre Inbox, ajoutez les personnes à retenir en un seul clic --- sans rien retaper.

Suggestions lorsque vous saisissez un e-mail​

Lorsque vous ajoutez des destinataires à un e-mail ou des invités à un événement de calendrier, Copera suggère les personnes correspondantes au fur et à mesure de la saisie. Les suggestions incluent vos contacts enregistrés ainsi que les personnes avec lesquelles Copera a remarqué que vous correspondiez, pour que la bonne adresse soit souvent à un clic, même avant d'avoir formellement enregistré quelqu'un.

Organiser les contacts en listes​

Les listes vous permettent de regrouper des contacts pour trouver et travailler avec un ensemble de personnes --- par exemple « Newsletter subscribers », « Q3 prospects » ou « Board members ». Ouvrez l'onglet Lists de la page Contacts pour les gérer.

Copera propose deux types de listes :

Type de listeComment les membres sont choisisIdéal pour
StaticVous ajoutez et retirez les contacts à la main.Un ensemble fixe et curaté de personnes qui ne change pas tout seul.
DynamicLes membres sont choisis automatiquement par des règles que vous définissez, et la liste se met à jour au fil des changements de contacts.Un segment vivant, comme « tout le monde dans une entreprise donnée » ou « tous les contacts tagués VIP ».
note

Le type d'une liste est choisi à la création et verrouillé ensuite. Pour passer d'un type à l'autre, créez une nouvelle liste du type souhaité.

Créer une liste statique​

  1. Sur l'onglet Lists, cliquez sur New list.
  2. Donnez un nom à la liste et une description facultative.
  3. Laissez le type sur Static.
  4. Dans le panneau de droite, recherchez des contacts et cliquez pour en ajouter chacun. Les membres ajoutés apparaissent dans la liste en dessous, d'où vous pouvez en retirer avec l'icône de fermeture.
  5. Cliquez sur Create.

Créer une liste dynamique (intelligente)​

Une liste dynamique est définie par des règles plutôt que par une liste fixe. Copera fait correspondre chaque contact à vos règles et maintient l'appartenance à jour automatiquement --- ajoutez un nouveau contact qui correspond, et il rejoint la liste tout seul.

  1. Sur l'onglet Lists, cliquez sur New list.
  2. Donnez un nom à la liste et une description facultative.
  3. Réglez le type sur Dynamic.
  4. Dans le panneau de droite, construisez vos règles (voir ci-dessous). Un aperçu en direct montre exactement quels contacts correspondent au fur et à mesure, avec un compteur de correspondances.
  5. Cliquez sur Create une fois vos règles valides.

Construire des règles​

Chaque règle (appelée condition) fait correspondre les contacts sur l'un de trois critères :

  • Property --- un champ du contact. Choisissez le champ (Email, Name, Organization, Department ou Job title), un opérateur (is, is not, contains, doesn't contain, starts with, ends with, is empty, is not empty), et une valeur de comparaison.
  • Created by --- qui a ajouté le contact. Choisissez is one of ou is not one of et sélectionnez un ou plusieurs membres de l'espace de travail.
  • Category --- les tags du contact. Choisissez is one of ou is not one of et listez les catégories.

Vous pouvez combiner les conditions et même les regrouper :

  • Au sein d'un groupe, choisissez si un contact doit correspondre à toutes les conditions ou à n'importe laquelle.
  • Ajoutez d'autres groupes pour des segments plus complexes. Avec plusieurs groupes, vous choisissez si un contact doit correspondre à tous les groupes ou à n'importe lequel.

Cela permet d'exprimer des segments précis comme « Job title contains 'Director' and Category is one of VIP » ou « Organization is 'Acme' or Organization is 'Globex' ».

astuce

Surveillez l'aperçu en direct et le compteur de correspondances pendant l'édition. Si une liste affiche zéro correspondance, assouplissez une condition ou passez un groupe de all à any --- vous verrez le compteur se mettre à jour immédiatement.

Enregistrer une liste dynamique comme instantané statique​

Parfois, vous voulez figer une liste intelligente à un instant donné --- par exemple pour capturer exactement qui se qualifiait pour une campagne le jour du lancement, afin que les changements ultérieurs de contacts n'altèrent pas l'enregistrement.

Sur l'onglet Lists, une liste dynamique a une action Save as static list. Elle crée une toute nouvelle liste statique contenant les contacts qui correspondent maintenant. La liste dynamique d'origine reste intacte et continue de se mettre à jour ; la nouvelle copie statique est figée et ne changera pas avec l'évolution de vos contacts.

Modifier et supprimer des listes​

Chaque ligne de liste sur l'onglet Lists a des actions edit et delete :

  • Edit --- renommer une liste, changer sa description, et (pour les listes statiques) ajuster ses membres ou (pour les listes dynamiques) affiner ses règles.
  • Delete --- supprime la liste après confirmation. Supprimer une liste ne supprime pas les contacts qu'elle contient --- seul le regroupement est retiré.

Conseils et bonnes pratiques​

astuce

Standardisez vos catégories tôt. Se mettre d'accord sur un petit ensemble cohérent de tags (par exemple Customer / Prospect / Partner / Vendor) rend vos listes dynamiques bien plus fiables, car tout le monde tague les contacts de la même façon.

astuce

Utilisez le raccourci Add to contacts de l'Inbox comme principal moyen de capturer des personnes. Cela maintient votre annuaire à jour avec presque aucun effort, et plus vous enregistrez de contacts, plus la reconnaissance et les suggestions deviennent intelligentes dans tout Copera.

astuce

Optez pour une liste dynamique dès que l'appartenance doit suivre une règle (« tout le monde dans cette entreprise », « tout ce qui est tagué VIP »). Optez pour une liste statique lorsque vous avez sélectionné à la main un ensemble précis de personnes qui ne doit pas changer tout seul.

Questions fréquentes​

Quels champs sont requis pour enregistrer un contact ?​

Uniquement un nom complet et une adresse e-mail. Tout le reste est facultatif.

Un contact peut-il avoir plusieurs e-mails ou numéros de téléphone ?​

Oui. Ajoutez-en autant que nécessaire dans les sections Emails et Phones, chacun avec son propre libellé de type, et marquez-en un de chaque comme principal.

Quelle est la différence entre une liste statique et une liste dynamique ?​

Une liste static a des membres que vous ajoutez et retirez à la main. Une liste dynamic choisit ses membres automatiquement selon des règles que vous définissez et se met à jour au fil des changements de contacts.

Puis-je changer une liste de statique à dynamique plus tard ?​

Non --- le type d'une liste est fixé à la création. Créez plutôt une nouvelle liste du type souhaité.

Si je supprime une liste, est-ce que je perds les contacts qu'elle contient ?​

Non. Supprimer une liste ne retire que le regroupement. Les contacts eux-mêmes restent dans l'annuaire de l'espace de travail.

Pourquoi certaines personnes apparaissent-elles en suggestion alors que je ne les ai jamais enregistrées ?​

Copera suggère aussi les personnes avec lesquelles il a remarqué que vous correspondiez, pour que les adresses courantes apparaissent avant un enregistrement formel. Utilisez Add to contacts pour en faire un contact enregistré permanent.

Fonctionnalités associées​