Überblick zu Contacts

Contacts ist das gemeinsame Adressbuch Ihres Workspace. Statt dass jedes Teammitglied eine eigene verstreute Liste von Kunden, Vendoren und Partnern führt, gibt Copera dem gesamten Workspace einen Ort, an dem Personen und Organisationen mit E-Mails, Telefonnummern, Adressen, Websites und Notizen gespeichert werden.

Sobald eine Person als Kontakt gespeichert ist, folgen ihre Details ihr überall in Copera. Fahren Sie im Inbox über ihre E-Mail-Adresse und sehen Sie auf einen Blick, wer sie ist — mit einem Klick-Shortcut zum Öffnen oder Bearbeiten des vollständigen Eintrags. Tippen Sie ihren Namen beim Hinzufügen von E-Mail-Empfängern oder Event-Gästen und sie erscheint als Vorschlag. Ihr Adressbuch ist nicht mehr etwas, das Sie manuell pflegen, sondern etwas, das Ihr Workspace einfach kennt.

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Contacts ist eine workspace-weite Funktion, die von Workspace-Administratoren verwaltet wird. Sie ist derzeit in den Einstellungen als Beta gekennzeichnet — voll nutzbar, und wir polieren sie weiter anhand Ihres Feedbacks.

Was Sie tun können

• Ein gemeinsames Verzeichnis aufbauen — Speichern Sie Personen und Unternehmen, mit denen Ihr Team interagiert, damit Kontaktdaten an einem vertrauenswürdigen Ort leben statt in einzelnen Inboxes und Spreadsheets.
• Reiche Details erfassen — Jeder Kontakt kann mehrere E-Mails und Telefonnummern, mehrere Adressen, Websites, Firma und Jobtitel, Geburtstag, Freitext-Notizen und eigene Kategorie-Tags halten.
• Mit Listen organisieren — Gruppieren Sie Kontakte in Listen, die Sie manuell bauen, oder Smart Lists, die sich automatisch anhand Ihrer Regeln füllen.
• Massenimport — Bringen Sie ein bestehendes Adressbuch per geführtem CSV-Import aus einer Tabelle ein.
• Personen überall erkennen — Gespeicherte Kontakte erscheinen in Copera als Hover-Cards und Autocomplete-Vorschläge, wo immer Sie eine E-Mail-Adresse tippen.

Wer Kontakte verwalten kann

Die Seite Workspace Contacts steht Workspace-Administratoren zur Verfügung. Administratoren erstellen, bearbeiten, importieren und organisieren das gemeinsame Verzeichnis für den gesamten Workspace.

Die Vorteile der Kontakte erreichen jedoch alle: die Erkennungs-Cards und Vorschläge, die das Verzeichnis speisen, erscheinen für alle Mitglieder bei der Arbeit in Inbox, E-Mail-Verfassen und Event-Einladungen.

Contacts finden

So öffnen Sie das Adressbuch Ihres Workspace:

1. Öffnen Sie Settings in Ihrem Workspace.
2. Wählen Sie im linken Menü unter dem Workspace-Abschnitt Contacts.

Die Contacts-Seite hat zwei Tabs:

Tab	Inhalt
Contacts	Jeder einzelne Kontakteintrag mit Suche, Erstellen und Import.
Lists	Ihre Kontaktlisten — manuell und regelbasiert — zum Gruppieren von Kontakten.

Was ein Kontakt speichert

Ein Kontakteintrag ist in klare Abschnitte gegliedert, damit auch ein reich detaillierter Kontakt leicht scannbar bleibt. Nur Name und eine E-Mail sind erforderlich — alles andere ist optional.

Abschnitt	Was gespeichert wird
Identity	Vollständiger Name (erforderlich), optionaler Spitzname und Geburtstag.
Organization	Firma, Abteilung und Jobtitel.
Emails	Eine oder mehrere E-Mail-Adressen, jeweils als Work, Home oder Other getaggt, eine als primär.
Phones	Eine oder mehrere Telefonnummern, jeweils als Cell, Work, Home, Fax oder Other getaggt, eine als primär.
Addresses	Eine oder mehrere Postadressen (Straße, Stadt, Region, PLZ, Land), jeweils als Home, Work oder Other getaggt.
Websites	Eine oder mehrere Weblinks, jeweils als Work, Personal oder Other getaggt.
Categories	Eigene Freitext-Tags (z. B. „Customer“, „Vendor“ oder „VIP“) zum Gruppieren und Filtern.
Notes	Ein Freitextbereich für alles Weitere, was Sie zum Kontakt merken möchten.

Siehe Contacts nutzen für Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen, Bearbeiten und Organisieren von Einträgen.

Wie Contacts mit dem Rest von Copera verbunden ist

Contacts macht den Rest von Copera smarter — es ist kein Silo, das Sie extra besuchen müssen.

Erkennung in Inbox und E-Mail-Compose

Wo immer eine E-Mail-Adresse erscheint — Absender, Empfänger-Chip oder getippte Adresse — prüft Copera sie leise gegen Ihre Workspace-Kontakte. Bei Treffer sehen Sie Name, Foto und Kurzinfo per Hover plus Shortcut zum Bearbeiten. Ist sie noch nicht gespeichert, gibt es eine Add to contacts-Aktion mit einem Klick, damit Ihr Verzeichnis natürlich mitwächst. Mehr im Inbox-Überblick.

Vorschläge beim Tippen einer E-Mail

Wenn Sie Empfänger zu einer E-Mail oder Gäste zu einem Kalenderereignis hinzufügen, schlägt Copera passende Kontakte vor, während Sie tippen — Sie müssen selten eine volle Adresse erinnern oder einfügen.

Verhältnis zu Board-Kontaktfeldern

Boards haben eigene Feldtypen Email, Phone, Website und Location, um Kommunikationsdetails direkt in einer Tabellenzeile zu speichern — ideal für Kunden-DB oder Vendor-Tracker. Diese Board-Felder speichern Werte in der Zelle und bieten Klick-zum-Mailen, -Anrufen und -Öffnen. Sie sind ein separates, tabellenbezogenes Feature vom Workspace-Adressbuch. Siehe Kontaktfelder.

hinweis

Workspace-Contacts (dieses Adressbuch) und die Kontakt-Feldtypen eines Boards sind verwandte Ideen, aber unterschiedliche Features. Contacts leben auf Workspace-Ebene und speisen Erkennung und Vorschläge in der App; Board-Kontaktfelder leben in einer konkreten Tabelle und speichern Werte pro Zeile. Nutzen Sie Contacts für ein gemeinsames Personenverzeichnis und Board-Kontaktfelder für Kommunikationsdaten an Tabelleneinträgen.

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich Contacts?

Öffnen Sie Settings und wählen Sie Contacts im Workspace-Abschnitt des linken Menüs. Die Seite öffnet auf dem Tab Contacts.

Kann jedes Mitglied das Kontaktverzeichnis bearbeiten?

Das Verwalten des Verzeichnisses — Erstellen, Bearbeiten, Importieren und Organisieren — steht Workspace-Administratoren zur Verfügung. Alle Mitglieder profitieren von den Erkennungs-Cards und Vorschlägen bei der Arbeit an anderen Stellen in Copera.

Muss ich jedes Feld für einen Kontakt ausfüllen?

Nein. Nur Name und eine E-Mail sind erforderlich. Fügen Sie so viele oder so wenige der übrigen Details hinzu, wie nützlich sind.

Ist das dasselbe wie die Email- oder Phone-Spalten auf meinem Board?

Nein. Das sind Board-Feldtypen, die einen Wert in einer Tabellenzelle speichern. Workspace Contacts ist ein separates, gemeinsames Adressbuch von Personen und Organisationen, das Erkennung und Vorschläge in Copera speist. Siehe den Hinweis oben zum Verhältnis der beiden.

Verwandte Funktionen

• Contacts nutzen — Kontakte erstellen, bearbeiten, suchen und in Listen organisieren.
• Kontakte importieren — Ein bestehendes Adressbuch aus einer CSV-Datei einbringen.
• Inbox-Überblick — Wo Kontakt-Erkennungs-Cards bei Absendern und Empfängern erscheinen.
• Kontaktfelder — Board-Spalten Email, Phone, Website und Location für Details in einer Tabelle.