Usare i Contatti

Questa guida copre tutto ciò che fai ogni giorno con la rubrica condivisa del workspace: aggiungere e modificare contatti, trovarli in fretta, organizzarli in liste e riconoscere le persone salvate mentre lavori altrove in Copera.

Per un'introduzione di alto livello, parti dalla Panoramica dei Contatti. Per portare una rubrica esistente in blocco, vedi Importare i Contatti.

Creare un Contatto

1. Apri Settings → Contacts e resta sulla tab Contacts.
2. Clicca New contact in alto a destra.
3. Compila i dettagli del contatto. Il form è diviso in sezioni che puoi scorrere:
   • Identity --- nome completo (obbligatorio), un soprannome opzionale e un compleanno.
   • Organization --- azienda, reparto e titolo di lavoro.
   • Emails --- è obbligatoria almeno un'email.
   • Phones, Addresses, Websites --- aggiungine quanti ti servono.
   • Categories --- i tuoi tag per raggruppare.
   • Notes --- qualsiasi altra cosa vale la pena ricordare.
4. Clicca Create per salvare.

suggerimento

Un nome e un'email sono gli unici campi obbligatori. Puoi salvare un contatto essenziale ora e completarlo dopo --- non c'è penitenza per un record incompleto.

Aggiungere più email, telefoni, indirizzi e siti web

Le persone spesso hanno più modi per essere raggiunte. Nelle sezioni Emails, Phones, Addresses e Websites, usa il controllo add nell'intestazione della sezione per aggiungere un'altra voce. Ogni voce ha un'etichetta di tipo per distinguerle:

Sezione	Tipi disponibili
Emails	Work, Home, Other
Phones	Cell, Work, Home, Fax, Other
Addresses	Home, Work, Other
Websites	Work, Personal, Other

Rimuovi qualsiasi voce con l'icona cestino accanto. (Un contatto deve sempre mantenere almeno un'email.)

Scegliere un'email o un telefono principale

Quando un contatto ha più di un'email o un numero di telefono, uno di essi è il primary --- l'indirizzo o il numero che Copera tratta come modo principale per raggiungere la persona. Clicca l'icona stella accanto a una voce per renderla primaria; la voce precedenza con stella viene deselezionata automaticamente. Se rimuovi l'email primaria, la successiva viene promossa automaticamente così un contatto non resta mai senza.

Aggiungere categorie (tag)

Nella sezione Categories, digita un tag e premi Enter per aggiungerlo. Le categorie sono completamente libere --- inventa le etichette che hanno senso per il workspace, ad esempio "Customer", "Supplier", "Press" o "VIP". Aggiungine quante vuoi; diventano potenti quando costruisci liste basate su regole o scansiona un contatto a colpo d'occhio.

Modificare ed eliminare un Contatto

Sulla tab Contacts, ogni riga ha azioni a destra:

• Edit (icona matita) --- apre lo stesso form usato per creare il contatto, precompilato con i dettagli attuali. Apporta le modifiche e clicca Save changes.
• Delete (icona cestino) --- rimuove il contatto dalla rubrica del workspace dopo una richiesta di conferma.

attenzione

Eliminare un contatto lo rimuove dalla rubrica del workspace per tutti. Non si può annullare, quindi ricontrolla prima di confermare.

Trovare un Contatto

La tab Contacts mostra la directory come tabella con colonne per la persona, i dettagli di contatto, l'azienda e l'indirizzo. Due strumenti ti aiutano a trovare chiunque in fretta:

• Search --- Usa la casella di ricerca in cima alla tab per filtrare per nome, email o altri dettagli. I risultati si aggiornano mentre digiti.
• Pages --- Le directory grandi sono divise in pagine; usa i controlli di paginazione in fondo alla tabella per scorrerle.

Riconoscere i Contatti in tutta Copera

Il vero vantaggio di mantenere una directory è che Copera la usa per te ovunque compaia un indirizzo email.

Card al passaggio del mouse sugli indirizzi email

Passa il mouse su un indirizzo email --- un mittente o destinatario nella tua Inbox, o un chip destinatario mentre componi --- e compare una piccola card che mostra a chi appartiene quell'indirizzo. Per un contatto salvato, la card mostra nome, foto, lavoro e azienda, e un riepilogo rapido di link, indirizzi, categorie e note. Dalla card puoi:

• Edit --- andare direttamente al record di quel contatto.
• Add to contacts --- se l'indirizzo non è ancora salvato, aggiungerlo alla directory in un clic (la card precompila nome ed email per te).
• Copy email --- copiare l'indirizzo negli appunti.

suggerimento

La scorciatoia Add to contacts è il modo più semplice per far crescere la directory. Mentre lavori nell'Inbox, aggiungi le persone che vale la pena ricordare con un solo clic --- senza riscrivere nulla.

Suggerimenti quando digiti un'email

Quando aggiungi destinatari a un'email o ospiti a un evento di calendario, Copera suggerisce le persone corrispondenti mentre digiti. I suggerimenti includono i contatti salvati e le persone con cui Copera ha notato che corrispondevi, così l'indirizzo giusto è di solito a un tocco di distanza anche prima di aver salvato formalmente qualcuno.

Organizzare i Contatti in liste

Le liste ti permettono di raggruppare i contatti così puoi trovare e lavorare con un set di persone insieme --- ad esempio "Iscritti newsletter", "Prospect Q3" o "Membri del board". Apri la tab Lists sulla pagina Contacts per gestirle.

Copera offre due tipi di lista:

Tipo di lista	Come vengono scelti i membri	Ideale per
Static	Aggiungi e rimuovi contatti a mano.	Un set fisso e curato di persone che non cambia da solo.
Dynamic	I membri sono scelti automaticamente da regole che definisci, e la lista si aggiorna da sola man mano che i contatti cambiano.	Un segmento vivo, come "tutti in una data azienda" o "tutti i contatti taggati VIP".

nota

Il tipo di una lista viene scelto alla creazione e poi è bloccato. Per passare da un tipo all'altro, crea una nuova lista del tipo che vuoi.

Creare una lista statica

1. Sulla tab Lists, clicca New list.
2. Dai alla lista un nome e una descrizione opzionale.
3. Lascia il tipo impostato su Static.
4. Nel riquadro destro, cerca i contatti e clicca per aggiungerli uno a uno. I membri aggiunti compaiono nella lista sotto, dove puoi rimuoverne uno con l'icona di chiusura.
5. Clicca Create.

Creare una lista dinamica (smart)

Una lista dinamica è definita da regole invece che da un elenco fisso. Copera confronta ogni contatto con le tue regole e mantiene l'appartenenza aggiornata automaticamente --- aggiungi un nuovo contatto che corrisponde e entra nella lista da solo.

1. Sulla tab Lists, clicca New list.
2. Dai alla lista un nome e una descrizione opzionale.
3. Imposta il tipo su Dynamic.
4. Nel riquadro destro, costruisci le regole (vedi sotto). Un'anteprima live mostra esattamente quali contatti corrispondono mentre lavori, insieme a un conteggio match in tempo reale.
5. Clicca Create quando le regole sono valide.

Costruire le regole

Ogni regola (chiamata condition) abbina i contatti su una di tre cose:

• Property --- un campo del contatto. Scegli il campo (Email, Name, Organization, Department o Job title), un operatore (is, is not, contains, doesn't contain, starts with, ends with, is empty, is not empty) e un valore con cui confrontare.
• Created by --- chi ha aggiunto il contatto. Scegli is one of o is not one of e seleziona uno o più membri del workspace.
• Category --- i tag sul contatto. Scegli is one of o is not one of e elenca le categorie.

Puoi combinare le condizioni e anche raggrupparle:

• All'interno di un gruppo, scegli se un contatto deve soddisfare all le condizioni o any di esse.
• Aggiungi altri gruppi per segmenti più complessi. Con più gruppi, scegli se un contatto deve soddisfare all i gruppi o any di essi.

Questo ti permette di esprimere segmenti precisi come "Job title contains 'Director' and Category is one of VIP" o "Organization is 'Acme' or Organization is 'Globex'".

suggerimento

Guarda l'anteprima live e il conteggio match mentre modifichi. Se una lista mostra zero match, allenta una condizione o passa un gruppo da all a any --- vedrai il conteggio aggiornarsi subito.

Salvare una lista dinamica come snapshot statico

A volte vuoi congelare una smart list in un momento nel tempo --- ad esempio per catturare esattamente chi si qualifica per una campagna nel giorno di lancio, così le modifiche successive ai contatti non alterano il record.

Sulla tab Lists, una lista dinamica ha un'azione Save as static list. Crea una nuova lista statica che contiene i contatti che corrispondono in questo momento. La lista dinamica originale resta intatta e continua ad aggiornarsi; la nuova copia statica è congelata e non cambierà man mano che i contatti evolvono.

Modificare ed eliminare le liste

Ogni riga lista sulla tab Lists ha azioni edit e delete:

• Edit --- rinomina una lista, cambia la descrizione e (per le liste statiche) regola i membri o (per le dinamiche) raffina le regole.
• Delete --- rimuove la lista dopo una conferma. Eliminare una lista non elimina i contatti al suo interno --- viene rimosso solo il raggruppamento.

Consigli e best practice

suggerimento

Standardizza le categorie presto. Accordarsi su un set piccolo e coerente di tag (ad esempio Customer / Prospect / Partner / Vendor) rende le liste dinamiche molto più affidabili, perché tutti taggano i contatti allo stesso modo.

suggerimento

Usa la scorciatoia Add to contacts dell'Inbox come modo principale per catturare le persone. Mantiene la directory aggiornata con quasi zero sforzo, e più contatti salvi, più intelligenti diventano riconoscimento e suggerimenti in tutta Copera.

suggerimento

Scegli una lista dinamica quando l'appartenenza deve seguire una regola ("tutti in questa azienda", "tutto taggato VIP"). Scegli una lista statica quando hai selezionato a mano un set specifico di persone che non deve cambiare da solo.

Domande frequenti

Quali campi sono obbligatori per salvare un contatto?

Solo un nome completo e un indirizzo email. Tutto il resto è opzionale.

Un contatto può avere più di un'email o un numero di telefono?

Sì. Aggiungine quanti ti servono nelle sezioni Emails e Phones, ciascuno con la propria etichetta di tipo, e contrassegna uno di ciascuno come primary.

Qual è la differenza tra una lista statica e una dinamica?

Una lista static ha membri che aggiungi e rimuovi a mano. Una lista dynamic sceglie i membri automaticamente dalle regole che imposti e si mantiene aggiornata man mano che i contatti cambiano.

Posso cambiare una lista da statica a dinamica dopo?

No --- il tipo di una lista è fisso una volta creata. Crea invece una nuova lista del tipo che vuoi.

Se elimino una lista, perdo i contatti al suo interno?

No. Eliminare una lista rimuove solo il raggruppamento. I contatti restano nella directory del workspace.

Perché alcune persone compaiono come suggerimenti anche se non le ho mai salvate?

Copera suggerisce anche le persone con cui ha notato che corrispondevi, così gli indirizzi comuni compaiono prima di salvarli formalmente. Usa Add to contacts per trasformarne uno qualsiasi in un contatto salvato permanente.

Funzionalità correlate

• Panoramica dei Contatti --- Cosa sono i Contatti e come si collegano al resto di Copera.
• Importare i Contatti --- Porta una rubrica esistente da un file CSV.
• Panoramica dell'Inbox --- Dove compaiono le card contatti al passaggio del mouse su mittenti e destinatari.
• Inviare e ricevere email --- Componi email con suggerimenti di contatti nel campo destinatario.
• Contact Fields --- Colonne Email, Phone, Website e Location del board per archiviare dettagli in una tabella.