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Usar Contacts

Esta guía cubre todo lo que haces a diario con la agenda compartida de tu espacio de trabajo: agregar y editar contactos, encontrarlos rápidamente, organizarlos en listas y reconocer a las personas guardadas mientras trabajas en otras partes de Copera.

Para una introducción general, comienza con la Visión general de Contacts. Para traer una agenda existente en bloque, consulta Importar Contacts.

Crear un contacto​

  1. Abre Settings → Contacts y quédate en la pestaña Contacts.
  2. Haz clic en Nuevo contacto en la esquina superior derecha.
  3. Completa los datos del contacto. El formulario está dividido en secciones por las que puedes desplazarte:
    • Identidad --- nombre completo (obligatorio), un apodo opcional y un cumpleaños.
    • Organización --- empresa, departamento y cargo.
    • Correos --- se requiere al menos un correo.
    • Teléfonos, Direcciones, Sitios web --- agrega tantos como necesites.
    • Categorías --- tus propias etiquetas para agrupar.
    • Notas --- cualquier otra cosa que valga la pena recordar.
  4. Haz clic en Crear para guardar.
consejo

Un nombre y un correo son los únicos campos obligatorios. Puedes guardar un contacto básico ahora y completarlo más tarde --- no hay penalización por una ficha incompleta.

Agregar varios correos, teléfonos, direcciones y sitios web​

A menudo las personas tienen más de una forma de contacto. En las secciones Correos, Teléfonos, Direcciones y Sitios web, usa el control agregar en el encabezado de la sección para añadir otra entrada. Cada entrada tiene una etiqueta de tipo para que puedas distinguirlas:

SecciónTipos disponibles
CorreosTrabajo, Casa, Otro
TeléfonosMóvil, Trabajo, Casa, Fax, Otro
DireccionesCasa, Trabajo, Otro
Sitios webTrabajo, Personal, Otro

Elimina cualquier entrada con el icono de papelera junto a ella. (Un contacto siempre debe conservar al menos un correo.)

Elegir un correo o teléfono principal​

Cuando un contacto tiene más de un correo o número de teléfono, uno de ellos es el principal --- la dirección o el número que Copera trata como la forma principal de contactar a la persona. Haz clic en el icono de estrella junto a una entrada para convertirla en la principal; la entrada que estaba marcada antes se desmarca automáticamente. Si eliminas el correo principal, el siguiente se promueve automáticamente, de modo que un contacto nunca quede sin uno.

Agregar categorías (etiquetas)​

En la sección Categorías, escribe una etiqueta y presiona Enter para agregarla. Las categorías son completamente de formato libre --- inventa las etiquetas que tengan sentido para tu espacio de trabajo, como "Cliente", "Proveedor", "Prensa" o "VIP". Agrega tantas como quieras; se vuelven poderosas más tarde cuando construyes listas basadas en reglas o revisas un contacto de un vistazo.

Editar y eliminar un contacto​

En la pestaña Contacts, cada fila tiene acciones a la derecha:

  • Editar (icono de lápiz) --- abre el mismo formulario que usaste para crear el contacto, precompletado con sus datos actuales. Haz tus cambios y haz clic en Guardar cambios.
  • Eliminar (icono de papelera) --- quita el contacto del espacio de trabajo tras un mensaje de confirmación.
precaución

Eliminar un contacto lo quita de la agenda de tu espacio de trabajo para todos. Esto no se puede deshacer, así que verifica dos veces antes de confirmar.

Encontrar un contacto​

La pestaña Contacts muestra tu directorio como una tabla con columnas para la persona, sus datos de contacto, su empresa y su dirección. Dos herramientas te ayudan a encontrar a cualquiera rápidamente:

  • Búsqueda --- Usa el cuadro de búsqueda en la parte superior de la pestaña para filtrar por nombre, correo u otros datos. Los resultados se actualizan a medida que escribes.
  • Páginas --- Los directorios grandes se dividen en páginas; usa los controles de paginación al final de la tabla para moverte entre ellas.

Reconocer contactos en todo Copera​

La verdadera recompensa de mantener un directorio es que Copera lo usa por ti en todas partes donde aparece una dirección de correo.

Tarjetas al pasar el cursor sobre las direcciones de correo​

Pasa el cursor sobre una dirección de correo --- un remitente o destinatario en tu Inbox, o un chip de destinatario mientras redactas --- y aparece una pequeña tarjeta que muestra a quién pertenece esa dirección. Para un contacto guardado, la tarjeta muestra su nombre, foto, cargo y empresa, y un resumen rápido de sus enlaces, direcciones, categorías y notas. Desde la tarjeta puedes:

  • Editar --- saltar directamente a la ficha de ese contacto.
  • Agregar a contactos --- si la dirección aún no está guardada, agrégala a tu directorio con un clic (la tarjeta precompleta el nombre y el correo por ti).
  • Copiar correo --- copia la dirección a tu portapapeles.
consejo

El atajo Agregar a contactos es la forma más fácil de hacer crecer tu directorio. A medida que trabajas en tu Inbox, agrega con un solo clic a las personas que vale la pena recordar --- sin necesidad de volver a escribir nada.

Sugerencias cuando escribes un correo​

Cuando agregas destinatarios a un correo o invitados a un evento del calendario, Copera sugiere personas coincidentes a medida que escribes. Las sugerencias incluyen tus contactos guardados, además de personas con las que Copera ha notado que te comunicas, así la dirección correcta suele estar a un toque de distancia incluso antes de que hayas guardado formalmente a alguien.

Organizar contactos en listas​

Las listas te permiten agrupar contactos para que puedas encontrar y trabajar con un conjunto de personas a la vez --- por ejemplo, "Suscriptores del boletín", "Prospectos del Q3" o "Miembros del consejo". Abre la pestaña Lists en la página de Contacts para gestionarlas.

Copera ofrece dos tipos de lista:

Tipo de listaCómo se eligen los miembrosMejor para
EstáticaAgregas y quitas contactos a mano.Un conjunto fijo y curado de personas que no cambia por sí solo.
DinámicaLos miembros se eligen automáticamente según reglas que defines, y la lista se actualiza sola a medida que cambian tus contactos.Un segmento vivo, como "todos en una empresa determinada" o "todos los contactos etiquetados como VIP".
nota

El tipo de una lista se elige al crearla y queda bloqueado después. Para cambiar una lista de un tipo a otro, crea una nueva lista del tipo que quieras.

Crear una lista estática​

  1. En la pestaña Lists, haz clic en Nueva lista.
  2. Dale a la lista un nombre y una descripción opcional.
  3. Deja el tipo configurado como Estática.
  4. En el panel derecho, busca contactos y haz clic para agregar cada uno. Los miembros agregados aparecen en la lista de abajo, donde puedes quitar cualquiera con el icono de cerrar.
  5. Haz clic en Crear.

Crear una lista dinámica (inteligente)​

Una lista dinámica se define por reglas en lugar de por una nómina fija. Copera compara cada contacto con tus reglas y mantiene la membresía actualizada automáticamente --- agrega un nuevo contacto que coincida, y se une a la lista por su cuenta.

  1. En la pestaña Lists, haz clic en Nueva lista.
  2. Dale a la lista un nombre y una descripción opcional.
  3. Configura el tipo como Dinámica.
  4. En el panel derecho, construye tus reglas (ver abajo). Una vista previa en vivo muestra exactamente qué contactos coinciden mientras trabajas, junto con un conteo de coincidencias en tiempo real.
  5. Haz clic en Crear una vez que tus reglas sean válidas.

Construir reglas​

Cada regla (llamada condición) hace coincidir contactos según una de tres cosas:

  • Propiedad --- un campo del contacto. Elige el campo (Email, Name, Organization, Department o Job title), un operador (es, no es, contiene, no contiene, empieza por, termina en, está vacío, no está vacío) y un valor con el que comparar.
  • Creado por --- quién agregó el contacto. Elige es uno de o no es uno de y selecciona uno o más miembros del espacio de trabajo.
  • Categoría --- las etiquetas del contacto. Elige es una de o no es una de y enumera las categorías.

Puedes combinar condiciones e incluso agruparlas:

  • Dentro de un grupo, elige si un contacto debe cumplir todas las condiciones o alguna de ellas.
  • Agrega más grupos para segmentos más complejos. Cuando tienes varios grupos, eliges si un contacto debe cumplir todos los grupos o alguno de ellos.

Esto te permite expresar segmentos precisos como "Job title contiene 'Director' y Categoría es una de VIP" o "Organization es 'Acme' o Organization es 'Globex'".

consejo

Observa la vista previa en vivo y el conteo de coincidencias mientras editas. Si una lista muestra cero coincidencias, relaja una condición o cambia un grupo de todas a alguna --- verás el conteo actualizarse de inmediato.

Guardar una lista dinámica como una instantánea estática​

A veces quieres congelar una lista inteligente en un momento determinado --- por ejemplo, para capturar exactamente quién calificó para una campaña el día de su lanzamiento, de modo que los cambios posteriores en los contactos no alteren el registro.

En la pestaña Lists, una lista dinámica tiene una acción Guardar como lista estática. Crea una lista estática completamente nueva que contiene los contactos que coinciden en este momento. La lista dinámica original queda intacta y sigue actualizándose; la nueva copia estática queda congelada y no cambiará a medida que evolucionen tus contactos.

Editar y eliminar listas​

Cada fila de lista en la pestaña Lists tiene acciones de editar y eliminar:

  • Editar --- renombra una lista, cambia su descripción y (para listas estáticas) ajusta sus miembros o (para listas dinámicas) refina sus reglas.
  • Eliminar --- quita la lista tras una confirmación. Eliminar una lista no elimina los contactos que contiene --- solo se quita la agrupación.

Consejos y buenas prácticas​

consejo

Estandariza tus categorías desde el principio. Acordar un conjunto pequeño y consistente de etiquetas (por ejemplo, Cliente / Prospecto / Socio / Proveedor) hace que tus listas dinámicas sean mucho más fiables, porque todos etiquetan los contactos de la misma manera.

consejo

Usa el atajo Agregar a contactos del Inbox como tu forma principal de capturar personas. Mantiene tu directorio al día con casi ningún esfuerzo, y cuantos más contactos guardes, más inteligentes se vuelven el reconocimiento y las sugerencias en todo Copera.

consejo

Recurre a una lista dinámica siempre que la membresía deba seguir una regla ("todos en esta empresa", "todo lo etiquetado como VIP"). Recurre a una lista estática cuando hayas seleccionado a mano un conjunto específico de personas que no debe cambiar por sí solo.

Preguntas frecuentes​

¿Qué campos son obligatorios para guardar un contacto?​

Solo un nombre completo y una dirección de correo. Todo lo demás es opcional.

¿Puede un contacto tener más de un correo o número de teléfono?​

Sí. Agrega tantos como necesites en las secciones Correos y Teléfonos, cada uno con su propia etiqueta de tipo, y marca uno de cada como el principal.

¿Cuál es la diferencia entre una lista estática y una dinámica?​

Una lista estática tiene miembros que agregas y quitas a mano. Una lista dinámica elige sus miembros automáticamente a partir de reglas que defines y se mantiene al día a medida que cambian tus contactos.

¿Puedo cambiar una lista de estática a dinámica más tarde?​

No --- el tipo de una lista queda fijo una vez creada. Crea en su lugar una nueva lista del tipo que quieras.

Si elimino una lista, ¿pierdo los contactos que contiene?​

No. Eliminar una lista solo quita la agrupación. Los contactos en sí permanecen en el directorio de tu espacio de trabajo.

¿Por qué algunas personas aparecen como sugerencias aunque nunca las guardé?​

Copera también sugiere personas con las que ha notado que te comunicas, así que las direcciones habituales aparecen antes de que las guardes formalmente. Usa Agregar a contactos para convertir cualquiera de ellas en un contacto guardado permanente.

Funciones relacionadas​