Usando Contatos

Este guia cobre tudo o que você faz no dia a dia com a agenda compartilhada do seu workspace: adicionar e editar contatos, encontrá-los rapidamente, organizá-los em listas e reconhecer pessoas salvas enquanto trabalha em outras partes do Copera.

Para uma introdução de alto nível, comece pela Visão Geral de Contatos. Para trazer uma agenda existente em massa, veja Importando Contatos.

Criando um Contato

1. Abra Configurações → Contatos e permaneça na aba Contatos.
2. Clique em Novo contato no canto superior direito.
3. Preencha os dados do contato. O formulário é dividido em seções pelas quais você pode rolar:
   • Identidade --- nome completo (obrigatório), um apelido opcional e um aniversário.
   • Organização --- empresa, departamento e cargo.
   • E-mails --- pelo menos um e-mail é obrigatório.
   • Telefones, Endereços, Sites --- adicione quantos precisar.
   • Categorias --- suas próprias tags para agrupar.
   • Notas --- qualquer outra coisa que valha a pena lembrar.
4. Clique em Criar para salvar.

dica

Um nome e um e-mail são os únicos campos obrigatórios. Você pode salvar um contato básico agora e completá-lo depois --- não há penalidade por um registro incompleto.

Adicionando vários e-mails, telefones, endereços e sites

As pessoas costumam ter mais de uma forma de serem contatadas. Nas seções E-mails, Telefones, Endereços e Sites, use o controle de adicionar no cabeçalho da seção para adicionar outra entrada. Cada entrada tem um rótulo de tipo para que você consiga distingui-las:

Seção	Tipos disponíveis
E-mails	Trabalho, Pessoal, Outro
Telefones	Celular, Trabalho, Pessoal, Fax, Outro
Endereços	Pessoal, Trabalho, Outro
Sites	Trabalho, Pessoal, Outro

Remova qualquer entrada com o ícone de lixeira ao lado dela. (Um contato precisa sempre manter pelo menos um e-mail.)

Escolhendo um e-mail ou telefone principal

Quando um contato tem mais de um e-mail ou telefone, um deles é o principal --- o endereço ou número que o Copera trata como a forma central de contatar a pessoa. Clique no ícone de estrela ao lado de uma entrada para torná-la a principal; a entrada anteriormente marcada com estrela é desmarcada automaticamente. Se você remover o e-mail principal, o próximo é promovido automaticamente, de modo que um contato nunca fica sem um.

Adicionando categorias (tags)

Na seção Categorias, digite uma tag e pressione Enter para adicioná-la. As categorias são totalmente livres --- invente os rótulos que fizerem sentido para o seu workspace, como "Cliente", "Fornecedor", "Imprensa" ou "VIP". Adicione quantas quiser; elas se tornam poderosas mais tarde, quando você monta listas baseadas em regras ou analisa um contato num relance.

Editando e Excluindo um Contato

Na aba Contatos, cada linha tem ações à direita:

• Editar (ícone de lápis) --- abre o mesmo formulário que você usou para criar o contato, pré-preenchido com os dados atuais. Faça suas alterações e clique em Salvar alterações.
• Excluir (ícone de lixeira) --- remove o contato do workspace após uma confirmação.

cuidado

Excluir um contato o remove da agenda do seu workspace para todos. Isso não pode ser desfeito, então confira duas vezes antes de confirmar.

Encontrando um Contato

A aba Contatos mostra seu diretório como uma tabela com colunas para a pessoa, seus dados de contato, sua empresa e seu endereço. Duas ferramentas ajudam você a encontrar qualquer pessoa rapidamente:

• Busca --- Use a caixa de busca no topo da aba para filtrar por nome, e-mail ou outros dados. Os resultados se atualizam conforme você digita.
• Páginas --- Diretórios grandes são divididos em páginas; use os controles de paginação na parte de baixo da tabela para navegar entre elas.

Reconhecendo Contatos por Todo o Copera

O verdadeiro retorno de manter um diretório é que o Copera o usa por você sempre que um endereço de e-mail aparece.

Cartões ao passar o mouse sobre endereços de e-mail

Passe o mouse sobre um endereço de e-mail --- um remetente ou destinatário no seu Inbox, ou um chip de destinatário enquanto escreve --- e um pequeno cartão aparece mostrando a quem aquele endereço pertence. Para um contato salvo, o cartão mostra o nome, a foto, o cargo e a empresa, e um resumo rápido dos links, endereços, categorias e notas. A partir do cartão você pode:

• Editar --- ir direto para o registro daquele contato.
• Adicionar aos contatos --- se o endereço ainda não estiver salvo, adicione-o ao seu diretório com um clique (o cartão pré-preenche o nome e o e-mail para você).
• Copiar e-mail --- copiar o endereço para a área de transferência.

dica

O atalho Adicionar aos contatos é a forma mais fácil de fazer seu diretório crescer. Conforme você trabalha no seu Inbox, adicione as pessoas que vale a pena lembrar com um único clique --- sem precisar redigitar nada.

Sugestões ao digitar um e-mail

Quando você adiciona destinatários a um e-mail ou convidados a um evento do calendário, o Copera sugere pessoas correspondentes conforme você digita. As sugestões incluem seus contatos salvos, bem como pessoas com quem o Copera notou que você se corresponde, então o endereço certo geralmente está a um toque de distância mesmo antes de você ter salvo alguém formalmente.

Organizando Contatos em Listas

As listas permitem agrupar contatos para que você possa encontrar e trabalhar com um conjunto de pessoas em conjunto --- por exemplo, "Assinantes da newsletter", "Prospects do Q3" ou "Membros do conselho". Abra a aba Listas na página de Contatos para gerenciá-las.

O Copera oferece dois tipos de lista:

Tipo de lista	Como os membros são escolhidos	Melhor para
Estática	Você adiciona e remove contatos à mão.	Um conjunto fixo e curado de pessoas que não muda por conta própria.
Dinâmica	Os membros são escolhidos automaticamente por regras que você define, e a lista se atualiza sozinha conforme seus contatos mudam.	Um segmento vivo, como "todos de uma determinada empresa" ou "todos os contatos marcados como VIP".

observação

O tipo de uma lista é escolhido quando você a cria e fica travado depois. Para mudar uma lista de um tipo para o outro, crie uma nova lista do tipo que você quer.

Criando uma lista estática

1. Na aba Listas, clique em Nova lista.
2. Dê à lista um nome e uma descrição opcional.
3. Deixe o tipo definido como Estática.
4. No painel da direita, busque contatos e clique para adicionar cada um. Os membros adicionados aparecem na lista abaixo, onde você pode remover qualquer um com o ícone de fechar.
5. Clique em Criar.

Criando uma lista dinâmica (inteligente)

Uma lista dinâmica é definida por regras em vez de um conjunto fixo. O Copera compara cada contato com suas regras e mantém os membros atualizados automaticamente --- adicione um novo contato que corresponda e ele entra na lista por conta própria.

1. Na aba Listas, clique em Nova lista.
2. Dê à lista um nome e uma descrição opcional.
3. Defina o tipo como Dinâmica.
4. No painel da direita, monte suas regras (veja abaixo). Uma prévia ao vivo mostra exatamente quais contatos correspondem conforme você trabalha, junto com uma contagem de correspondências em tempo real.
5. Clique em Criar assim que suas regras forem válidas.

Montando regras

Cada regra (chamada de condição) compara os contatos com uma de três coisas:

• Propriedade --- um campo do contato. Escolha o campo (Email, Nome, Organização, Departamento ou Cargo), um operador (é, não é, contém, não contém, começa com, termina com, está vazio, não está vazio) e um valor para comparar.
• Criado por --- quem adicionou o contato. Escolha é um de ou não é um de e selecione um ou mais membros do workspace.
• Categoria --- as tags do contato. Escolha é uma de ou não é uma de e liste as categorias.

Você pode combinar condições e até agrupá-las:

• Dentro de um grupo, escolha se um contato precisa corresponder a todas as condições ou a qualquer uma delas.
• Adicione mais grupos para segmentos mais complexos. Quando você tem vários grupos, escolhe se um contato precisa corresponder a todos os grupos ou a qualquer um deles.

Isso permite expressar segmentos precisos, como "Cargo contém 'Diretor' e Categoria é uma de VIP" ou "Organização é 'Acme' ou Organização é 'Globex'".

dica

Acompanhe a prévia ao vivo e a contagem de correspondências enquanto edita. Se uma lista mostrar zero correspondências, afrouxe uma condição ou troque um grupo de todas para qualquer --- você verá a contagem se atualizar imediatamente.

Salvando uma lista dinâmica como um instantâneo estático

Às vezes você quer congelar uma lista inteligente em um momento no tempo --- por exemplo, para capturar exatamente quem se qualificou para uma campanha no dia do lançamento, de modo que mudanças posteriores nos contatos não alterem o registro.

Na aba Listas, uma lista dinâmica tem uma ação Salvar como lista estática. Ela cria uma lista estática totalmente nova contendo os contatos que correspondem agora. A lista dinâmica original permanece intocada e continua se atualizando; a nova cópia estática fica congelada e não muda conforme seus contatos evoluem.

Editando e excluindo listas

Cada linha de lista na aba Listas tem ações de editar e excluir:

• Editar --- renomeie uma lista, mude a descrição e (para listas estáticas) ajuste seus membros ou (para listas dinâmicas) refine suas regras.
• Excluir --- remove a lista após uma confirmação. Excluir uma lista não exclui os contatos nela --- apenas o agrupamento é removido.

Dicas e Boas Práticas

dica

Padronize suas categorias cedo. Combinar um conjunto pequeno e consistente de tags (por exemplo, Cliente / Prospect / Parceiro / Fornecedor) torna suas listas dinâmicas muito mais confiáveis, porque todo mundo marca os contatos da mesma forma.

dica

Use o atalho Adicionar aos contatos do Inbox como sua principal forma de capturar pessoas. Ele mantém seu diretório atualizado quase sem esforço, e quanto mais contatos você salva, mais inteligentes ficam o reconhecimento e as sugestões por todo o Copera.

dica

Recorra a uma lista dinâmica sempre que os membros devam seguir uma regra ("todos desta empresa", "tudo marcado como VIP"). Recorra a uma lista estática quando você selecionou à mão um conjunto específico de pessoas que não deve mudar por conta própria.

Perguntas Frequentes

Quais campos são obrigatórios para salvar um contato?

Apenas um nome completo e um endereço de e-mail. Todo o resto é opcional.

Um contato pode ter mais de um e-mail ou telefone?

Sim. Adicione quantos precisar nas seções de E-mails e Telefones, cada um com seu próprio rótulo de tipo, e marque um de cada como o principal.

Qual é a diferença entre uma lista estática e uma dinâmica?

Uma lista estática tem membros que você adiciona e remove à mão. Uma lista dinâmica escolhe seus membros automaticamente a partir de regras que você define e se mantém atualizada conforme seus contatos mudam.

Posso mudar uma lista de estática para dinâmica depois?

Não --- o tipo de uma lista é fixo assim que ela é criada. Em vez disso, crie uma nova lista do tipo que você quer.

Se eu excluir uma lista, perco os contatos dela?

Não. Excluir uma lista remove apenas o agrupamento. Os contatos em si permanecem no diretório do seu workspace.

Por que algumas pessoas aparecem como sugestões mesmo que eu nunca as tenha salvado?

O Copera também sugere pessoas com quem notou que você se corresponde, então endereços comuns aparecem antes de você os salvar formalmente. Use Adicionar aos contatos para transformar qualquer um deles em um contato salvo permanente.

Funcionalidades Relacionadas

• Visão Geral de Contatos --- O que é o Contacts e como ele se conecta ao resto do Copera.
• Importando Contatos --- Traga uma agenda existente de um arquivo CSV.
• Visão Geral do Inbox --- Onde os cartões de contato aparecem em remetentes e destinatários.
• Enviando e Recebendo E-mail --- Escreva e-mails com sugestões de contatos no campo de destinatário.
• Campos de Contato --- Colunas Email, Phone, Website e Location dos boards para armazenar dados dentro de uma tabela.